TimeCrowdはタスクの時間を記録して可視化することに特化したタイムトラッキングツール。チーム内でメンバーのリアルタイムの活動状況を把握することができます。
カレンダーや勤務表では実際の仕事の中身はブラックボックスとなってしまうことが多いもの。資料作成を依頼して1週間後に出来上がった成果物を見て初めて、指示が正確に伝わっていなかったことに気付く……。そんな経験は誰しも身に覚えがあるのではないでしょうか。
TimeCrowdの主な機能と特徴TimeCrowdでは、登録したチームメンバーがそれぞれ何のタスクにどのくらいの時間取り組んでいるか、リアルタイムで一覧表示することができます。
例えばあるメンバーが「A社営業資料作成」のタスクに取り組んでいて、その先輩社員にあたるメンバーの会議が延期になりタスクに余裕ができたとします。上司は、先輩社員に資料の中間レビューを頼むという追加指示を行ったり、予定の時間を超過してタスクを継続しているようであれば進捗を聞いてフォローアップしたりすることが可能となるのです。
誰が何にどのくらいの時間取り組んでいるかを可視化することは、チーム連携の効率を抜群に向上させるでしょう。
また、TimeCrowdではこういったタスク管理の記録を自動化することが可能です。
無料でインストールできるGoogle Chromeの拡張機能やビジネスチャットツールのChatworkと連携させることで作業内容の入力が不要に。ワンクリックでTimeCrowdに連携、プロジェクト名や作業中のドキュメントの名称が作業内容に自動的に入力される仕組みを実現しています。
TimeCrowdにはレポートの自動作成機能まで備えられています。エクセルなどを用いた図表作成を必要とせず、ダッシュボードは各メンバーやチームの時間の使い方を可視化します。
特別な設定は不要で、定期的にレポートが自動出力。業務改善や効率化のため、メンバーの得意・不得意を把握することやマネージャーへの報告にそのまま活用できます。
TimeCrowdの具体的な使用方法TimeCrowdの使い方は至ってシンプル。
チームのオーナーはまずサービスにログイン後、「チーム」を作成し、招待URLを発行して各メンバーを招待します。メンバーはブラウザやスマホアプリからTimeCrowdにログイン。あとはタスク名を入力、もしくはGoogle Chormeの拡張機能やChatworkとの連携機能からタスク名をワンクリックで引っ張って記録を開始するだけです。
もちろん未来のタスクをストックしておくことも可能。タスクはカテゴリーごとに分けられるので、プロジェクト単位で時間を管理できます。
メンバータブをクリックすると、誰が何のタスクに取り組んでいるかが一覧表示されます。各タスクには必要に応じて作業履歴やコメントを追加し、細かい記録と適宜の連携が可能。
記録されたデータはメンバー・チーム、期間を選択してグラフで表示できるので、わざわざ報告・分析用にグラフを作成する必要もありません。
使い勝手を向上させる様々な機能と契約プランTimeCrowdは単に時間を計測するツールではありません。利用を習慣付けるため、利便性や相乗効果の観点から様々な機能が用意されています。
チームで利用する場合、Googleのアカウントを持っていればそのままアカウント作成の手間を省いてログインすることが可能です（法人としてGoogle Workspaceを利用している場合も対応）。
Webhook（イベントトリガー）を用いてSlackに作業の開始・停止・履歴を通知させたり、Google Calendarに記録したタスクを表示させることで既存のツールとの相乗効果も見込めます。APIドキュメントが公開されているため、TimeCrowd上のデータを他のサービスに連携して活用することが可能です。
カスタマイズ例として、日次レポートをChatwork上で指定時刻に通知させることや、請求の業務アプリを構築したkintoneに活動データを送り請求管理を行うこと、Google Spread Sheetに任意のデータを送りTimeCrowdのシンプル・イズ・ベストなレポートとは別に詳細なデータ分析を行うことなどが挙げられます。
また、TimeCrowdではチーム・メンバーごとに単価を設定でき、コストの管理、意識の醸成に役立ちます。時間制報酬方式を採用する企業、委託先の請求管理に有用な機能です。
個人利用のパーソナルプランは無料にも関わらず、個人の時間計測、レポートの出力が利用可能。まずは個人で試して、その後にチーム利用のためのスタンダードプランの導入を提案するという流れも良いでしょう。スタンダートプランと上位プランであるエンタープライズプランでは2週間の無料試用期間が設けられ、チームでのトライアルも行いやすい考慮がなされています。
上位プランであるエンタープライズプランでは、打刻開始・停止忘れのメールによる通知機能やメンバーごとに一部の機能を制限すること、さらには導入支援としてこれまでに説明してきた機能についての初期設定の代行と支援が頼める充実ぶりです。
TimeCrowdが解決する課題タイムトラッキングツールであるTimeCrowdの目的はチーム全体の生産性を高めること。管理側も作業者側にとっても生産性の向上は永遠のテーマです。
管理側の問題、一例として冒頭にも述べた、伝えた指示が正確に伝わるかという問題はリアルタイムの活動内容の可視化により適宜の軌道修正やフォローアップが可能。また、中長期的に見ればメンバーそれぞれの得手不得手が浮かび上がってくるのでチーム内で効率の良い仕事の配分が行えます。外注費用を工数単位で計算する場合、該当のメンバーに単価を指定することで、計上方法を資産にするか経費にするかの判断材料となるでしょう。
作業者側は作業終了後に曖昧に覚えている稼働時間から日報や作業報告書を作成することは非常に面倒ですが、TimeCrowd上の稼動内容と時間のレポートがそのまま置き換わります。メンバー・チーム単位で日次・週次・月次で自動的にレポートが出力され、メールで自動的に連携されるのも有り難い機能。活動状況の可視化により、稼働に余裕があるメンバーが、作業が逼迫しているメンバーをフォローできることとなり、コロナ禍でリモートワークの機会も増えている昨今、あらゆる場所で求められる機能といえるでしょう。
活用事例には派遣社員や契約社員の指揮命令及び勤怠管理ツールとして、タスクごとの打刻が魅力であるという声や、時間制報酬方式を採用するプロフェッショナル職の正確な時間計測に役立ったという声が挙げられています。また具体的なシーンとしては、経営会議で生産性についての議題のインプットとしてレポートを用いたり、定量的な時間の費用対効果をもとにメンバーに対するフィードバックの質を向上させたりと、今まで漠然としていた所に数字が加わることで議論が加速したといわれています。
TimeCrowd誕生の経緯と今後代表取締役の西小倉宏信氏は2007年の起業以降、システムの受託開発を行う中で見積もりと実際の工数の乖離、それを見込んでバッファを積むというやり方に疑問を抱き、時間制報酬方式に切り替えたといいます。これを可能とすべく開発されたのがTimeCrowd。実際に自らが役に立つと思うサービスを追求してきたことにより、シンプルかつ作り込まれた利便性を実現しているのでしょう。
そしてリモートワークのニーズ増大により大企業などにおける運用実績を上げ、この2021年の春、はじめての資金調達を実施しました。調達資金は開発費や採用費に充当し、今後も慢心せずに設計思想を見直し、時間共有の価値を見出だせるように様々な追加機能をする予定といいます。
現在、2021年になり、東京都のリモートワーク実施率は50％以上を記録しています。オフィスを引き払う企業も増えている中、この先もリモートワークは我々にとって当たり前のものとなっていきます。チームの時間を見える化することで、チーム全体の時間をより充実したものにする。TimeCrowdの理念はこれからの時代、あらゆる企業で求められるものであり、もしかすると数年後にはどの企業においても常識のツール、インフラとなっているかもしれません。
「TimeCrowd」資料ダウンロードはこちら