働き方改革の推進に伴い、社内規程の正確な理解と適切な運用が企業に求められています。
そんななか、株式会社KiteRaは、社内規程管理クラウド「KiteRa」に登録されている従業員に対して、社内規程が改定された際に新旧規程の差分をメール通知する「社内周知機能」の提供を開始しました。
社内規程を常に把握できる環境が必要会社と従業員間のルールが記載されている重要な文書である社内規程を整備することは、社内のガバナンス強化や、従業員が安心して働ける職場環境作りにつながります。
しかし社内規程を定期的に確認し、最新の状態を常に把握している従業員は多くないといいます。
実際に20～50代の会社員105名向けに株式会社KiteRaが行ったアンケート調査によると「直近6か月で就業規則をはじめとする社内規程を確認する機会はどれくらいありましたか？」という質問に対し「全く確認する機会がない／ほとんど確認する機会がない」という回答は約6割でした。
このアンケート結果から、改定した規程について従業員の理解度や遵守度を向上するためには、従業員一人ひとりが最新の社内規程情報を手軽に入手できる環境が必要だと考えられます。
規程改定を差分周知機能でスピーディーに把握新たに提供された社内周知機能は、社内規程の改正や新版が確定した際にKiteRa上に登録されている全従業員に自動で新旧社内規程の差分をメール通知するというものです。
同機能により、最新の社内規程と旧版との差分がリアルタイムで共有され、従業員は改正された箇所のスピーディーな把握が可能になります。
また、社内周知の履歴及びお知らせの内容、従業員のアクセス状況がKiteRa内に保管されるため、就業規則及び36協定など、法律により周知の義務が定められている労使協定が周知されているかの確認にも役立ちます。
さらに社内規程は、育児・介護休業法や労働基準法といった働き方に関する法律の改正を受けて改定されることが多いため、社内周知機能により規程改定の周知を徹底することによって、働き方改革の推進を支援します。
管理者はダッシュボード上で閲覧状況を確認可能またKiteRaの「ダッシュボード機能」と組み合わせることで、管理者は従業員の規程閲覧状況を一覧で確認することができます。これにより規程運用状況の詳細を把握したり、周知義務の徹底を図ったりすることが可能です。
参考元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000034.000045846.html
公式サイト：https://kitera-cloud.jp/
（文・川口裕樹）