忙しいビジネスパーソンにとって、スケジュール管理は日々の業務の要といえるだろう。世の中にはさまざまな管理ツールが存在しているが、Googleカレンダーを使用している人は特に多いように感じている。ではGoogleカレンダーを使っている人は、その機能を十分に活用できているだろうか。そこで、より効率的な時間管理が可能となるGoogleカレンダーの裏技を見ていこう。
Googleカレンダーのメリットのひとつが、スマホとパソコンとで同じカレンダーを共有できる点にある。外出先や移動中にスマホで入力する場合もあれば、パソコンを使って管理している人もいるだろう。パソコンでGoogleカレンダーを操作する際に便利なのが、キーボードだけで素早く操作できるショートカットだ。
ショートカットの代表例としては下記のとおりである。
「c」キー：新しいイベントを作成
「d」キー：日表示に切り替え
「w」キー：週表示に切り替え
「m」キー：月表示に切り替え
「/」キー：検索バーにフォーカス
これらのショートカットを覚えることで、カレンダーの操作時間を大幅に短縮できるのだ。なかでも「c」キーでのイベント作成は頻繁に使用する機能のため、覚えておいて損はないだろう。
また予定管理をする際に、つい忘れがちなのが移動時間の考慮だ。特に外回りの多いビジネスパーソンにとって、移動時間の管理は重要である。Googleカレンダーには、イベントの場所を入力すると移動時間を計算し、予定に追加する機能が存在する。
具体的には下記の手順で設定する。
1.イベント作成時に「場所を追加」欄に場所の情報を記入する
2.「マップでプレビュー」を押し、Googleマップを呼び出す
3.「ルート」を押し、出発地を選択すれば候補のルートが表示される
4.「カレンダーに追加」を押せばイベントが追加される
この機能を活用することで、移動時間を考慮したスケジュール管理ができる。特に電車移動の多い都市部のビジネスパーソンにとっては、とても有用な機能といえる。
さらに、同じような予定が定期的に発生するのであれば、 既存のイベントをテンプレートとして活用し、複製して使用することがおすすめだ。
既存のイベントを開き、オプションをクリックする。そこから「複製」を選び別の日を指定するとイベントがコピーできる。また、保存する際に繰り返し設定を行えば「週に一度」や「月に一度」などの定期的なイベントも、一度の操作で保存可能だ。今までイベントを毎回新規作成していた人は、この機能によりかなりの効率化が図れるだろう。
上記のGoogleカレンダーの裏技は、日々のスケジュール管理を大幅に効率化する可能性を秘めている。これらの機能を使いこなすことで、より洗練されたスケジュール管理が可能となるはずだ。
忙しいビジネスパーソンにとって、時間は貴重な資源の1つである。Googleカレンダーのこれらの機能を活用し、より効率的な時間管理を実現できることは間違いない。これらの裏技は、きっとあなたのスケジュール管理に新たな可能性をもたらすだろう。
（よろず〜ニュース特約ライター・夢書房）