経費精算のない世界へ――。あらゆる企業のビジネスパーソンにつきまとう経費精算。しかし、経費精算ほど最も付加価値のない作業はありません。この作業をなくすことが当社の社会的な使命です。
どんなビジネスパーソンにとっても、使った経費を手入力し、担当部署に申請する経費精算には手間暇がかかり、誰もが仕方なくやっているのが現状でしょう。また、それを承認する上長や経理にとっても、可能ならなくなって欲しい作業と言えます。
当社はこれまで約１４００に及ぶ企業に経費精算システムを導入してきました。ポイントは「キャッシュレス」「入力レス」「ペーパーレス」、そして「承認レス」という４つのレスです。
既に現金を使わず法人カードなどのキャッシュレスになれば、自動でその内容を取り込み、経費入力の手間がなくなります。これまで当たり前だった紙の領収書を添付して提出するという作業もなくなります。２０２２年１月に改正される電子帳簿保存法によって要件が大幅に緩和され、今後はスマートフォンで領収書を撮影すれば原本を捨てることも可能になります。
この中で唯一、経費承認についてはレスにすることが難しい状況でした。不正検知の仕組みがミッシングピースになっていたからです。そこで当社は日本ＩＢＭとデロイト トーマツのサービスと当社のシステムを連携させることで、従業員の不正な経費申請を自動的に炙り出せるようにしました。これによって、これまで人の手で行っていた承認作業がなくなります。
実際に当社でもこの経費精算の承認レス化を進めてきました。その結果、実に96％の項目で上長や経理のチェックを廃止することができたのです。
具体的に言えば、まずは社員と正確な経費精算を行うように誓約書を交わします。その上で、上長はシステムが検知した不正の疑いがあるものだけをチェックする形としたのです。経理の承認に関しても、一般的ではない特殊な経費に限定しました。これによって、経費承認に要していた時間は以前の３７０時間から23時間に減少し、大幅な生産性の向上につながりました。
今回発表した不正を検知する仕組みでは、ペーパーレス時代に起きやすい領収書の使い回しを検知することができます。例えば、同じ領収書の撮影画像を使って複数回申請していたり、同じ領収書を再撮影するケースもあります。異なる部署間で領収書を融通し合って再利用するという不正も防止可能です。
さらに、同じ画像が申請された場合には、過去の画像データと突き合わせて申請者に警告を出すことができます。また、再撮影の場合でも同じ内容がなかったか付き合わせて警告できます。１％未満の悪意あるケースとは別に、過失や出来心の不正を水際でせき止められるのです。
もともと当社のシステムにも基本的な不正検知の仕組みは盛り込まれていましたが、日本ＩＢＭとデロイト トーマツの仕組みを併せて導入することによって、より高度な不正検知が可能になります。まずは当社のシステムを導入している企業に承認レスを推奨していき、今後４年間で半数以上の企業への承認レス導入を目指していきます。
生産性向上はコロナ禍前から日本企業の大きな課題となっていました。デジタル化で技術が急速に進歩しています。これまでの習慣に縛られず、ＩＴに置き換えることができる部分はＩＴに置き換え、人は人だけしかできない創造的な業務に打ち込む――。４つのレスを実現することが最初の一歩となるのです。
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当社はこれまで約１４００に及ぶ企業に経費精算システムを導入してきました。ポイントは「キャッシュレス」「入力レス」「ペーパーレス」、そして「承認レス」という４つのレスです。
既に現金を使わず法人カードなどのキャッシュレスになれば、自動でその内容を取り込み、経費入力の手間がなくなります。これまで当たり前だった紙の領収書を添付して提出するという作業もなくなります。２０２２年１月に改正される電子帳簿保存法によって要件が大幅に緩和され、今後はスマートフォンで領収書を撮影すれば原本を捨てることも可能になります。
この中で唯一、経費承認についてはレスにすることが難しい状況でした。不正検知の仕組みがミッシングピースになっていたからです。そこで当社は日本ＩＢＭとデロイト トーマツのサービスと当社のシステムを連携させることで、従業員の不正な経費申請を自動的に炙り出せるようにしました。これによって、これまで人の手で行っていた承認作業がなくなります。
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今回発表した不正を検知する仕組みでは、ペーパーレス時代に起きやすい領収書の使い回しを検知することができます。例えば、同じ領収書の撮影画像を使って複数回申請していたり、同じ領収書を再撮影するケースもあります。異なる部署間で領収書を融通し合って再利用するという不正も防止可能です。
さらに、同じ画像が申請された場合には、過去の画像データと突き合わせて申請者に警告を出すことができます。また、再撮影の場合でも同じ内容がなかったか付き合わせて警告できます。１％未満の悪意あるケースとは別に、過失や出来心の不正を水際でせき止められるのです。
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