文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus Ver.4.6」の販売を開始

News2u.net / 2018年6月21日 13時30分

~ 表紙付きPDFダウンロード機能を追加。任意のページを結合したPDFファイルを作成~

住友電工情報システム株式会社は、文書の属性情報や承認履歴から表紙を自動作成し、添付ファイルと連結してPDFファイルをダウンロードできる機能と、登録された文書を任意の項目でグルーピングしてグルーピング単位で件数や集計を一覧表示できる機能を追加した、文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus (らくらくドキュメント プラス) Ver.4.6」を6月21日より販売開始しました。

楽々Document Plusは、オフィスファイルはもちろん、契約書やISO文書、複合機から取り込んだ紙文書の管理など、幅広い用途で利用できる文書管理・情報共有システムです。1つの「文書(ドキュメント)」に複数のファイルを添付し、日付や作成者などの必要な属性情報を付与し、文書を「フォルダ」に保存して管理できます。登録した文書は、必要な時に必要な情報を属性検索やあいまい検索といった高精度な検索ですばやく取り出すことができます。

新たに利用できる機能は下記の通りです。

(1)表紙付きPDFダウンロード機能
楽々Document Plusに登録された文書の属性情報、承認履歴から表紙を生成し、添付ファイルと連結してPDFファイルをダウンロードできる機能を新たに追加しました。PDFファイルをダウンロードする際には、複数の添付ファイルに開始、終了ページを指定してPDFファイルを作成することも可能です。
これにより、文書の属性情報・承認履歴・添付ファイルの必要な情報を1つのファイルにまとめることができます。
従来、紙で配付する場合、表紙を作成し、添付ファイルをそれぞれ別に印刷しセットにして回覧する必要がありましたが、今回のバージョンアップにより、文書詳細画面の「PDFダウンロード」ボタンからワンアクションで必要な文書情報を表紙として生成し、添付ファイルの内容もまとめたPDF出力ができるようになりました。

(2)カテゴリビュー機能
楽々Document Plus内の文書を任意の項目でグルーピング(カテゴリ分け)し、グルーピング単位での件数や合計値の表示ができるようになりました。組織/個人ごとに任意の項目でソートまたは分類、集計された文書一覧を表示でき、文書一覧の利便性を向上できます。
例えば、過去数年にわたり大量に登録された営業日報フォルダにおいて、「訪問先 → 担当者 → 訪問日」のようにグルーピングしておけば、訪問先単位で「何回訪問したのか? → 誰が主な担当か? → 直近の訪問は?」といった流れで興味のあるデータを詳しく見ていくことが可能です。

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