秘書100人が証言！「ダメなビジネスメール」やってはいけない書き方とNGマナー

ビジネスマナーを秘書100人に調査！　ぐるなびが運営する日本最大の秘書コミュニティ「こちら秘書室」の秘書さんたちにアンケートを実施しました！メールのお作法や飲み会の断り方など、現役秘書直伝の“めっちゃ使える”マナーをご紹介！初回はビジネスメール。これだけはやってはいけないNG失敗メールをお伝えします！
■ NGなメール作法をチェック！

例えば取引先にメールを書くとき、「こんな表現していいのかな？」と不安になっても、メールぐらいで上司に相談しづらいもの。そんなビジネスメールで「絶対にやってはいけないこと」「意外と間違えやすいこと」について、現役秘書さん100人に聞いてみました！

あなたがふだん送っているメール、もしかしたらマナー違反かも……。秘書さんのリアルな意見、さっそく見てみましょう！

■ 絶対に「やってはいけない」のは…

■ 名前の間違い

「相手の企業名・肩書、氏名の間違いは絶対にNG」（47歳・サービス業）
「ご芳名の誤変換　例）伊東　伊藤　など」（56歳・公益財団法人）
「社名、役職名、名前は名刺どおりの正式名称でお送りする」（42歳・不動産）

アンケートで一番多かった回答が、「名前の間違い」。社名や役職名も含めて宛先の誤記は「絶対にダメ」と書いている人も多く、やはり一番気をつけなければならない点のようです。

■ 敬語の間違い

「『お』と『ご』の使いわけ」（31歳・IT）
「『させていただく』症候群　（拝見させていただきます、など）」（45歳・企業向け情報サービス）
「『御社』と『貴社』を間違えている秘書さんが意外と多い」（30歳・IT系）

メールに限らず、敬語の使い方はなかなか難しいですよね。失礼にならないようにと気をつかいすぎて、二重敬語なっている人も多いのでは。「謙譲語と尊敬語を混同する」（47歳・総合電機）という回答もありましたので、この機会に敬語の基本をおさらいしておきましょう！

■ 宛先の間違い

「宛先間違いはインシデントになるので、送信ボタンを押してから30秒は相手に送られない設定にしている（37歳・製造）
「宛先が同姓の場合など特に注意」（42歳・医療）
「アドレス入力欄が自動で予測変換して入力されるメーラーの場合、要注意」（48歳・その他通信）

これも、やりがちなミスですよね。でも、もし大切な機密情報を間違った宛先に送ってしまったら、大問題になりかねません。最近はパソコンでなくスマホで仕事メールを送る機会も増えているので、特に注意する必要がありそうです。

ほかに回答が多かったNG行為は、
「資料の添付忘れ」
。添付漏れがないかチェックするのはもちろん、「正しいファイルを添付したかも確認する」（46歳・人材）、「容量の大きい資料は添付しない」（44歳・製造）という点も見習いたいですね。

■ メールの書き方でNGなのは…？

次にご紹介するのは、メールの書き方や内容について「やってはいけないこと」。

■ 絵文字・スタンプ

「絵文字などは使わない」（43歳・製造業）
「相手が絵文字などを使ってきても、相手との関係を考えて安易に同じようにはしない」（50歳・情報系）
「LINE等のSNSを使用する際はスタンプを使わない」（42歳・教育）

やはり、絵文字はNGのようです。とはいえ相手が使っていると、合わせたほうがいいのかなぁと迷いますよね。そんなときは「親しき中にも礼儀あり」（25歳・IT）という意見を参考にするとよさそうです。

■ 口語表現

「口語で文章を書かないこと」（38歳・卸売業）
「何度かやりとりしていても、『！』や『笑』、また口語で使用される言い回しを使わない」（26歳・通信建設業）
「親しくとも『い』抜き言葉・『ら』抜き言葉を避けるなど、正しい日本語を使う」（36歳・保険）

文体も、どう書けばよいのか気になる部分です。「あまりビジネスライクにならないようにしたい。女性なので」（53歳・IT系）という回答もありましたが、その“さじ加減”が難しいところ。相手との関係性を見極めるのも大事なのかもしれません。

■ 長いメール

「社内外問わず、ダラダラ書かない。簡潔に」（46歳・広告関係）
「丁寧すぎて、かえってわかりにくい文章にならないように」（47歳・総合電機）
「推察で書かない。事実をわかりやすく簡潔に書く。相手の立場に立って常に配慮を忘れずに」（46歳・総合エネルギー企業）

さすがプロ秘書、常に相手の状況を考えてメールを送っているんですね。先方に気持ちよく読んでもらえるメールを書けるよう、秘書さんたちの意見を参考にしてみましょう。

■ 返信でのNG行為は…？

最後は、メールを返信する際のマナーについて、ご紹介します。

■ 返信が遅れる

「アポイントの返信は迅速に。返信が遅れるときは、先にその旨をお知らせする」（49歳・IT）
「調整中のやりとりについては基本的に1日以内には返信をする」（26歳・通信建設業）
「24時間以内に何らかのお返事をする。回答できない場合でも、状況を知らせることが大切」（46歳・総合エネルギー企業）

ビジネスの世界では24時間以内の返信が常識。遅れる場合でも放置せず、メール受信したことだけでも相手に伝えておくとよさそうです。でも、返信するのが夜になってしまったときは、どうすればいいのでしょう？

「営業時間外のメール送信はしない」（44歳・製造）
「メールだからといって、遅い時間（21時以降）や早朝（8時前）にはメールしない」（30歳・IT）

職種によっては、夜メールがOKな場合もありますが、一般的には時間外はさけたほうがいいのかもしれませんね。

■ スマートなメールを書こう！

ビジネスメールのマナー、いかがでしたか？　現役秘書さんたちの常識、とっても参考になりますよね。SNSでの気楽なやりとりに慣れていると、ビジネスメールは堅苦しく感じますが、基本的なマナーは知っておきたいところ。秘書さんたちの意見を参考に、スマートなメールを書いてみてくださいね！

■ Information

取材協力：ぐるなび「こちら秘書室」



©LittleBee80/Gettyimages
©nicomenijes/Gettyimages
©nensuria/Gettyimages