秘書は知っている!気持ちよく働くための「上司マネジメント」のコツ3つ

BizLady / 2014年11月14日 17時0分

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女性の管理職を増やしていこうという施策が話題を集めているが、実際の職場では“男性上司をもつ女性部下”、という図式が多く、上司としてのプライドの上に、“男性の自尊心”も立てなければならない人が多いのが現状だ。

大手外資系金融企業や広告代理店で秘書を務めた筆者も、ご多分に漏れずそのような上司と働いてきたが、今回はそんな筆者の経験もまじえて、“上司の信頼を得つつ、結果的に自分自身も気持ちよく働けるコツ”をご紹介したいと思う。

■1:上司のミスを直接指摘しない

「私の上司はいつも自分のミスを人のせいにする」という愚痴は意外と多く、自分の間違いを認めたくない上司は多いようだ。そういう人は特に、部下に間違いを指摘されることをとても嫌う。

そんな時、「お言葉ですが!」と訂正するのは、大人気ない対応。上司に敵対心を抱かせるだけだ。

「なるほど、私の勘違いかもしれませんが、先日~と仰っていたのでこのようにいたしました。しかし、そういう事であればすぐに修正いたします」と、上司からの指示に従った結果であると伝えることがポイントだ。

伝えた後は上司が望む通りの仕事を淡々と行えばよい。間違っても、「上司に間違いを認めさせる!」とは考えないことだ。

■2:感情的にならない

他の職種にくらべて、“秘書”は特に上司と過ごす時間が長い。上司が神さまのような人間なら良いが、機嫌を仕事に持ち込む上司も多いだろう。

「なぜ私が八つ当たりされないといけないの!」と思っても、そこは、罪を憎んで人を憎まず。「色々な重責があり、プレッシャーも多いのだろう」と、寛容な気持ちでいることもビジネススキルの一つ。

“鈍感力”とも通ずるところがあるが、時にはそういう八つ当たりも“気づいていないフリ”をするのがポイントだ。

八つ当たりした本人は、たいていはそれを自覚している。あなたが腹を立てず流してあげることができたら、上司もきっと、それに気付いて信頼してくれるようになるだろう。

■3:自分の考えを用意しておく

部下の役割として、上司の負担を減らすということが挙げられる。だからこそ、上司に質問をするときは、質問の要点を箇条書きに書き出し、自分なりの回答やソリューションを考えてから質問しよう。

通常、上司は部下より大きな課題に取り組んでいるため、時には「そんなことまで質問しないでくれよ」と思っていることも多い。あなたに良いアイディアがあるのであれば、それをアピールするチャンスでもある。

「~という問題がありますが、解決策AとB、どちらが適切でしょうか?」と聞けば、上司はAかBかを選択するか、余裕があればCという回答を提示してくるだろう。

また、「後でゆっくり考えたい」というときは、要点を箇条書きにしておいたメモをさっと渡したり、メールで共有しておこう。そうすれば、忙しい上司は後から確認し、思い出すことができる。

以上、上司の信頼を得つつ、結果的に自分自身も気持ちよく働けるコツをご紹介したが、いかがだろうか?

研修では“質問の仕方”“ホウレンソウについて”などと表面的な方法は教えてもらえるが、実際の仕事では、“上司の気持ちを読む事”が想像以上に重要なビジネススキルと言える。いつもはイラっとしがちなあなたも、聖母マリア様になったような寛容な気持ちで上司をよく観察し、どうすればうまくいくか試してみてほしい。

BizLady

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