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資料作りがヘタな人、3つの典型例。いきなり「パワポを開く」はNG

bizSPA!フレッシュ / 2021年7月26日 8時46分

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資料作りがヘタな人、3つの典型例。いきなり「パワポを開く」はNG

 こんにちは、Shinです。元戦略コンサルタントで、現在は某外資系企業で業務改善や戦略策定などに取り組んでいます。今日のテーマは「資料作成スピードが遅い人がやっている3つのこと」です。

資料作成

※イメージです(以下、同じ)

 みなさんは資料を作る機会は多いでしょうか? デスクワークをしている人は、多かれ少なかれしていると思いますが、資料作成で特に重要視されるのが「パワーポイント」です。

 複数人で共同編集ができる「Google slides」も人気になってきていますが、デザイン性の高さからパワーポイントを好む人もまだまだ多いですね。

◆資料作成には“やってはいけないこと”がある

 このパワーポイント作成、「得意です!」と言い切れる人は多くない印象です。とはいえ、どうしても作らなければならない状況はあるので、「いやだなー」「苦手だなー」と思いながら取り組んでいるのでしょう。

 上司やお客様から「おお、いいね!」と思ってもらえるようなクオリティで早く作りたいと思いながらも、なかなかその理想には届かない。

 ぼくもコンサルティングファームに入った当初、資料作成がマジでできませんでした。いくら時間をかけてもいいものができあがらず、上司に怒られ、巻き取られてばかりでした。そのままでは仕事にならないので、見よう見まねで学びつつ、さまざまな本を見ながら実践を繰り返し、少しずつスピードとクオリティをあげていきました。今では自分の中で「型」がある程度固まり、ある程度のクオリティの資料が作れるようになりました。

 そうなってから改めて周りの人の資料作成の方法を見ていると「やってはいけないこと」をやってしまっているケースが多数あることに気づきました。今回はそのなかから3つを選んでお話します。

◆その1:いきなりパワーポイントを開く

落ち込む男性

 これ、実はNGです。「ワンスライドワンメッセージ」というパワポ作成の鉄則があるのですが、これは裏を返すと「パワーポイントは1枚のスライドにひとつのメッセージを書くことしかできず、一覧性が担保されない」ということになります。

 なので、いきなりパワーポイントを開いて内容を書き出すと、十中八九、流れがどこかにいってしまい、言いたいことを適当に並べただけの無価値なアウトプットになります。

 しかも、「仕事してる感」を出すために無駄にデザインにこだわったり内容を詰め込もうとするので、時間もかかってしまいます。いきなりパワーポイントを開かず、まずはワードに自分が思ったことを書き連ねること。

 そして、その内容を、

「スライドタイトル=そのスライドのトピック」
「キーメッセージ=そのスライドでもっとも伝えたいこと」
「コンテンツ=メインメッセージをサポートする絵や詳細情報」

 の各カテゴリに合わせて並べ替え、そこから初めて資料作成に入っていきましょう。

◆その2:時間を決めずにリサーチする

 これもよくありがちなNG行為です。特に自分の土地勘があまりない分野だと、「とにかくたくさん調べないと!」という気持ちになるのはよくわかります。

 しかし、「知る」という行為には終わりはありません。やろうと思えばどこまでも深く潜れてしまいます。そんなこんなで何時間も何日もリサーチに使ってしまい、結局締切に間に合わなかった……というケースがよくあるんですよね。

 こうならないために、ぼくは「リサーチ時間を事前に決めること」をおすすめしています。「とりあえずここから1時間だけネットや本にあたろう」と決め、その決められた時間の中で情報の奔流に身を任せるのです

 メモを取りながらでもいいですし、本に線を引きながらでもいいです。自分に合ったやり方でインプットを続け、1時間たったら、そこでスパッとリサーチを終了する。そして、その後に一気にワードにストーリーを書き下していくのです。

◆その3:自分1人でやろうとする

握手

 これもダメです。もちろん、自分が良く知っている分野であったり、大したことない分量や内容であれば、1人でパパパッとやってしまっても問題はないのですが、そうでない場合に1人で抱え込もうとすると確実にドツボにはまります。

 ある程度時間を決めてリサーチを実施したら、気軽に話せる同僚や後輩に声をかけて、「ちょっとストーリー作りに付き合ってくれない?」と誘うのです。30分でもこれをやることで、自分にはなかった視点が加わったり、深堀のスピードが速まったりなどなどの効果があります

 自分一人でやっていては確実に到達しなかったであろう場所に、30分でたどり着けるのです。1人で抱え込まず、周りの人の頭も一緒に使って資料作成を進めていきましょう。

 この記事を読んで「なるほど!」と思ったら、ぜひ実践してみてください。みなさんの資料作成のスピードとクオリティが上がり、仕事が楽しくなることを願っています。

<TEXT/戦略コンサルタント Shin>

【Shin】

某外資系コンサルティングファームで戦略コンサルタントとして勤務したのち、現在は某外資系企業で業務改善や戦略策定等の業務に従事。ビジネス書作家。ブログ「Outward Matrix」、オンラインコミュニティ「Players」を運営。無料メールマガジンも好評配信中。bizSPA!フレッシュでの連載は隔週月曜更新

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