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Dropboxをもっと活用するための便利機能まとめ

GIZMODO / 2021年8月2日 8時0分

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増え続けるDropboxの機能群 Image: Dropbox

Dropboxは2008年にクラウドストレージとして登場してから、あらゆる機能を増やしてきました。しかし通常はバックグラウンドで動くアプリですから、気付かぬ間に新機能が増えていたなんてこともあるかもしれません。

利用プランによって異なる部分もありますが、Dropboxを使いこなすための12の便利機能をご紹介します。

1. 時間を巻き戻す

ファイルを復元できる機能はもともと備わっていますが、有料会員向けのDropbox の巻き戻し機能なら大量のファイルやフォルダ、あるいはDropbox アカウント全体を巻き戻せるので、例えばたくさんのファイルが破損していた場合なんかには重宝しそうです。

ウェブ版にログインして、(アカウント全体を巻き戻す場合は)すべてのファイルをクリックしたら上部にある[...]、あるいはフォルダ名の[...]をクリックすると、このフォルダを巻き戻すがオプションの1つとして表示されます。

2. ファイル形式を変換する

Dropboxは最近、ウェブ版でアクセスできるファイル変換ツールを追加しました。

任意のファイルの[...]をクリックして、名前を付けて保存を選び、新しいファイル形式を選びましょう。元のファイルの種類に応じて、一般的なファイル形式(Word文書、リッチテキストファイルやGIFなど)をPDF、JPEGやPNGに変換できます。なお、元のファイルはそのまま元の場所に残ります。

3. Officeの保存先としてDropboxを表示させる

WindowsでDropboxとMicrosoft Officeの使い勝手をよくする、ささやかだけど役に立つ設定です。

通知領域(システムトレイ)からDropboxデスクトップアプリを開いて、プロフィールのアイコンそして基本設定をクリックして、全般タブの下のMicrosoft Officeで保存先としてDropboxを表示するにチェックを入れます。

ほんの数クリックでWord、ExcelやPowerPointファイルをDropboxフォルダに保存できるようになります。

210729dropbox2 Screenshot: Dropbox

4. デスクトップアプリをインストールする

WindowsとmacOSからは、ウェブ版やエクスプローラー、Finderを介してファイルを管理できますが、Dropboxデスクトップアプリを使うという選択肢もあります。

アプリをインストールすれば、ファイルの共有からフォルダの検索まですべてが楽になりますよ。ファイルを操作したりアクセス権限を設定したりとDropbox内での作業に時間を費やしているなら、Dropboxデスクトップアプリの導入で生産性が向上するかもしれません。

5. 機密性の高いファイルをしまい込む

DropboxではPIN(数字のパスワード)で保護され、サードパーティプラグインからアクセスできない特別なVault(金庫)フォルダをアカウント内に作成できます。

Vaultを作成するにはウェブ版Dropboxにログイン後、右上のプロフィール写真から設定続けて全般タブをクリック。機能セクションのVaultの横にある設定ボタンをクリックして進みます。Vaultを利用できるプランや機能の詳細についてはサポートページをご確認ください。

6. Dropboxフォルダを移動させる

コンピューター内のDropboxフォルダは何もデフォルトの場所のままでなくても、ローカルのほとんどどこへでも動かせます。

Dropboxフォルダを新しい場所に移動するためのオプションは、Windowsの通知領域もしくはmacOSのメニューバーからデスクトップアプリを開き、プロフィール写真をクリックしてから基本設定、続いて同期タブを開けばありますよ(ファイルが多いと時間がかかるかもしれません)

210729dropbox3 Screenshot: Dropbox

7. Dropboxを家族と共有する

最近のデジタルサービスの大多数と同じく、Dropboxには家族との共有プランもあります。(訳者注:Familyプランなら)2 TBのストレージに最大6人のメンバーまで共有可能で、みんながアクセスできる「ファミリー ルーム」フォルダもついてきます。

Dropbox PasswordsやDropbox Paperといった機能もみんなが使えて月額2000円です。

8. ポートフォリオとして使う

Dropbox Professionalは月額2000円のプランで、標準的なDropboxの機能に加えていくつかのツール(と3TBのストレージ)がついてきます。

それらのツールはデジタル作品をブランデッド共有するオプションや、共有した全コンテンツについてのトラフィックとインサイト(ファイルに閲覧があったかなど)を得られるオプションが含まれるので、もし作品のポートフォリオを他人がアクセスできる形でまとめたいなら完璧です。

9. 特定の写真と動画をアップロード

こちらもDropboxが最近追加した新機能で、スマホから特定のアルバムをアップロードできるようになりました。

現時点ではDropboxのiOS版アプリのみの機能で、(自動生成されたスマートアルバム含め)どのアルバムをアップロードしたいか選べます。Android版アプリには執筆時点では登場していませんでしたが近いうちに登場するはず。

210729dropbox4 Screenshot: Dropbox

10. 誰にでもファイルを送れる

Dropbox自体にしっかりしたファイルとフォルダの共有システムがありますが、転送機能のDropbox Transferツールもあります。

いくつかの機能(例えばファイルの閲覧とダウンロード数の統計など)がついていて、受け取る側はDropboxアカウントを必要としません。Dropbox Transferを使うには、ウェブでDropboxにログインして左上のグリッド アイコンをクリックしてTransferを選んで設定していきます。

転送パッケージのサイズの上限は、利用しているプランによって異なるのでご注意を。

11. ウェブ版Dropboxを見やすくする

Dropboxのウェブ版のインターフェースは、WindowsのエクスプローラーやmacOSのFinderみたいに機能するよう刷新されたばかりです。左側にはユーザーの全フォルダとサブフォルダがきちんと並んだすべてのファイルリンクがあります。ファイルやフォルダを選択すると、右側に詳細パネルが表示されます(隠れているならボタンをクリック)。ファイル一覧の右上のアイコンをクリックすればグリッド表示、グリッド表示(大)、リスト表示、リスト表示(大)にビューを切り替えられます。

12. パスワードを管理する

これまでに説明した機能に加えて、今やDropboxでもパスワード管理するようになりました。

保存できるログイン情報などの数は利用プランによって異なり、無料版だと保存できるログイン情報は最大50個でDropbox Passwordsを利用できる端末は最大3台に限られます。Dropbox Passwordsは他のパスワードマネージャーと同様に支払い用カード情報やログイン情報を保存します。

ウェブで作業する際のブラウザ拡張機能や、スマホにデータを同期するAndroid用とiOS用のモバイルアプリもあります。

Source: Dropbox(1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9),

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