時間管理としての行動計画を考える。目標を達成する行動計画とは？／フランクリン・ プランナー

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年末年始の時期というのは、立てた目標に対して、「うまく達成できた」「まったくできなかった」など、いろいろな思いが錯綜する時期でしょう。

設定した目標を実現したいと考えたとき、通常はその目標の実現に向けて、「行動計画を立てる」ことになります。

これまでと同じ行動をしていては、新たな目標など達成できませんから、これまでの行動とは異なる行動をするために計画を立てるわけです。

そして実際にその計画を実行しようとするならば、その行動計画を、日々のスケジュールに落とし込む必要があるわけです。

これが目標達成のための時間管理の基本的な考え方となります。

「同じことを繰り返しながら、違う結果を望むことを狂気という」とアインシュタインが語る（と言われるが諸説あり）ように、当然のことですが、目標をいくら設定しても、その目標を達成するための行動を計画し、これまでとは異なる行動をしないと、現状から脱却した新たな目標の実現には近づきません。

行動計画のレベルとタスクリスト

行動を計画するということは、最終的には、手帳などのスケジューラーに「タスク」として記入することになりますが、あなたの手帳やモバイルのToDoリストには、何が書いてあるでしょうか。はたして目標実現のためのタスクは記入してあるでしょうか？

時間管理における「行動計画」を考えたとき、いくつかの段階に分けることができます。

まず、備忘録。

業務を遂行していくにあたり、ルーティンワークとして覚えていることは別として、それ以外のイレギュラーなこと（突然上司から指示されたこと、トラブルへの対応など）に関しては、行動を忘れないように「タスク」として記入しておきます。多くの人の手帳やToDoリストには、そのような指示されたことやイレギュラーなことへの対応策・やるべきことが記入されているでしょう。その日の朝などに再度確認し、「やるべきこと」を忘れないようにする、まさに備忘録としての使い方です。

次に、段取りや調整。

ルーティンワークと異なるプロジェクトや仕事を組み立てるときや、クレームやトラブルに対処するとき、あるいは上司から結果だけを示され、その対策を考えなければならないときなど、その結果に至るまでの行動やアイデアなどを組み立て、構造化する必要があります。

また、自分ひとりでは解決できないときは、他の人の予定や能力を考え、調整することが必要になります。

そうしたときは、「いつ、誰に、何を、どのように、どれだけの時間をかけて行わなければならないか」を計画しなければなりません。つまり、自分の他の都合や相手の都合、結果を出すまでの猶予期間など、構造的に組み立て、タスク化していく必要があります。

こうなると、いよいよ時間管理の領域に入ったと言えるでしょう。調整力や段取り力など、ビジネススキルと言われる能力が必要となってきます。いわゆる、「仕事ができる人」と言われる大半のケースはこの仕事が上手な人のことです。

しかし、残念ながら、ここで出す結果というのは、あくまで他者から指示を受けた事柄です。自分が出すべきだと考えた結果ではないので、かなりストレスを抱えたまま仕事を進めることになってしまいます。

そして最後は、目標から落とし込まれた行動計画。

この目標から落とし込まれた行動計画は、人から与えられた目標と自ら考えた目標とでは、気持ちも、計画もかなり変わるでしょう。

目標自体が与えられたものの場合。「今月見込み客を10社にする」「イベントに100社集める」など、上司などから目標が与えられ、この結果をどのように出すかを考えていきます。ですから、まず、考えたアイデアやタスクが問題ないかどうかを、目標を指示した人に確認するという作業があります。そのうえで、人への依頼事項と自分のタスクを連動させ、目標達成までの計画をつくっていくことになります。

指示された目標ではなく、自ら立てた目標の場合は、原則的に自分で達成のためのアイデアを練り、行動を計画する必要があります。

自己の成長と組織の成長、双方を実現するには、この２つの目標がすり合っていることが何よりも大切です。「自分としてはこの目標を達成したいと考えています」と上司や同僚と共有することができれば、実現へのコミットも強くなるでしょう。

ここで避けなければならないのは、手帳やToDoリストに、「目標」だけが漫然と記入してあることです。

先の例でいえば、「今月見込み客を10社開拓」と結果目標だけあっても、行動計画ではないため、実際の行動に結びつくことはまずないでしょう。

行動と結果は異なるものです。私たちに結果をコントロールすることはできません。唯一できるのは自分の行動のみです。

目標→行動計画へのブレークダウンがない限り、目標が達成されることはないことを肝に銘じて、時間管理（スケジューリング）を行うことが大切です。