行動につながらない「ダメToDoリスト」の改善法

ITmedia エンタープライズ / 2017年11月22日 7時0分

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●「ToDoリスト」にも“作法”がある

 「ToDoリスト」は、プロジェクトを円滑に進める上で欠かせないツールの1つだ。しかし、あまりにも当たり前に使われていて、その書き方を改めて教えてもらう機会もないまま、誰もが自己流でなんとなく、ToDoリストを使っている。そして「ToDoリストの管理なんて簡単な仕事。十分できている」「ToDoリストなんて雑用のやる仕事。もっと高度なことをやらせろ」などと思っているのではないだろうか。

 簡単そうなことを前にすると、できる気になってしまい、目的や本来あるべきスタイルや“べし、べからず”を考え抜かなくなってしまうのは、思考停止だ。簡単そうに見えることこそ、考え抜いて品質を上げたり、再現性を高める必要があるはずだ。

 ToDoリストも、簡単だからと油断せずに、見直してほしい。実は、ToDoリストの書き方を見れば、プロジェクト管理のレベルが分かるといっても過言ではない。一見簡単に見えるToDoリストにも、書き方の“お作法”が必要なのだ。

●プロジェクトにおけるToDoリストの役割とは?

 当たり前の問だが、これ自体じっくり考えたことがない人も多いだろう。「え? ToDoの管理でしょ?」「見える化じゃない?」なんて声が聞こえてきそうだが……。

 ToDoリストが果たすべき機能は何なのか? ToDoリストの役割とは、

・“抜け漏れ”の防止: やるべきことを記録し、やるべきタイミングで漏れなく実施できるように一覧化しておくこと

・備忘・記録: 何をやるべきなのか(何をやったのか)を後から思い出せるようにしておくこと

・優先順位付け: 直近でやるべきタスクを見える化し、優先的に実施できるようにすること

・責任の明確化: タスクの責任者を明らかにし、責任者が自らのタスクを意識できるようにすること

・進捗の管理: 進んでないタスクを拾い出し、必要に応じて第三者がテコ入れできように見える化すること

というところだろうか。これらが絶対的な正解というわけではないが、主たる目的はこの5つくらいと思われる。だとすると、この5つの役割を満たすために、何に気を付けるべきなのか?

●役割を満たすために、どんなことに気を付けないといけないか

1. ToDoは漏れなく全部一覧化する

 「“抜け漏れ”の防止」のためには、全てのToDoがToDoリストに載ってないと役割を果たせなくなる。

 しかし現実には、「このタスクは書いてあるけど、このタスクは書いてません」ということがよく起こる。「なんとなく重要だと思ったものだけ載せています」なんていう状態だ。

ITmedia エンタープライズ

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