見落としがちだけど使いこなせると便利なGmail機能6選

lifehacker / 2020年6月1日 10時0分

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みなさまも、ほぼ毎日ブラウザでGmailを開いていることと思います。

しかし、Gmailで何ができるのかじっくりと調べてみたことがあるでしょうか?

Gmailには膨大な設定項目があり、全く必要なさそうなものもあれば、使ってみると本当に便利というものもあります。

今回は、見落としがちだけど便利なGmail機能を6つ紹介します。

これから紹介する機能を有効にするには、Gmailの設定メニューを編集する必要があります。

設定メニューを開くには、Gmailの画面右上にある歯車アイコンをクリックして、メニューから[設定]を選択してください。

1. 送信取り消しまでの時間を延長する

誰でも一度は、怒りにまかせて友人や家族、あるいは同僚を激しく非難するメールを送信したことがあるはずです。

そしてその直後、メールを送ったことを後悔したのではないでしょうか。

ありがたいことに、Gmailには送ったばかりのメールの送信を取り消す機能があります。

デフォルトでは、送信ボタンを押してから取り消せるまでの猶予は5秒ですが、最大30秒まで延長できます。

設定項目は、[全般]タブの上から4番目にあります。

2. 「全員に返信」をデフォルトにする

上記の[送信取り消し]設定のすぐ下に、[返信時のデフォルトの動作]を設定する場所があります。

グループメールを返信するときに、[全員に返信]を選ぶのを忘れがちという人は、このオプションが便利です。

ただし、1人だけに返信したいのにうっかり全員に返信してしまうこともあるので注意が必要。

もっとも、そんなときに備えて送信取り消し機能があるわけですが。

3. スターを使いこなす

Gmailでは、重要なメッセージに「スター」を付けられます。ただし、デフォルトではイエローのスターしか使えません。

[全般]タブの中ほどにある[スター]で、使えるスターの種類を増やすことができます。

スターの設定画面 Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

オプションは、スター1個、スター4個、すべてのスター、から選べます。

メッセージにスターを付けるときにスターマークを繰り返しクリックすることで、スターマークを切り替えることができます。

感嘆符(!)やチェックマーク、疑問符(?)など、使いこなせれば便利なマークもあります。

4. 別のユーザーにメッセージを自動転送する

特定のタイプのメッセージを、特定の相手に毎回手動で転送しているなら、フィルターと自動転送機能を組み合わせて、作業を自動化すると便利です。

[メール転送とPOP/IMAP]タブの最初のセクションで、[転送先アドレスを追加]をクリックしてください。

ポップアップ画面が開いたら、転送先のメールアドレスを入力します。

相手からも転送の許可をもらう必要がありますますが、許可がもらえると、設定画面にどんなメールを転送するかを選べるオプションが表示されます。

特定のタイプのメールだけを転送したい場合は、[転送先アドレスを追加]の下にある[フィルタを作成する]リンクをクリックしてください。

フィルタ作成の画面 Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

フィルタ画面が表示されたら、たとえば、Bob@Example.comから送信されたメッセージはすべて自動転送する、などの設定を行うことができます。

[From]欄にBob@Example.comと入力し、画面下部にある[フィルタを作成]をクリックします。

次の画面で[次のアドレスに転送する]をクリックし、先ほど設定した転送先を選択してください。

最後に[フィルタを作成]という青いボタンを押せば完了です。

これで、Bobからのメッセージはすべて設定した転送先に自動で転送されるようになります。

5. 独自のキーボードショートカットを作成する

Gmailのパワーユーザーであれば、便利なキーボードショートカットがたくさんあることはご存知のはず。

では、キーストロークをカスタマイズできることは?

[詳細]タブで、[カスタムキーボードショートカット]を有効にし、[変更を保存]ボタンをクリックしてください。

Gmail画面が再読み込みされたら、再び[設定]メニューを開きます。

すると、一番右側に[キーボード ショートカット]というタブが見えるはずです。

このタブをクリックすると、デフォルトショートカットの膨大なリストが表示されます。

各ショートカットの「または」のところで、代替のキーストロークを設定できます。

6. アシスタントにメールの処理を委任する

Gmailのアカウント設定画面 Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

幸運にもアシスタントを雇える余裕がある人は、自分のログイン情報を渡さずに、アシスタントにGmailアカウントへのアクセスを許可することができます。

[アカウントとインポート]タブを開き、下から2番めの項目[アカウントへのアクセスを許可]で、[別のアカウントを追加]をクリックしてください。

アシスタントのメールアドレスを入力したら、既読や送信者情報に関するオプションを設定しましょう。

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Image: PhotographerIncognito/Shutterstock.com

Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部

Source: Google

Originally published by Fast Company [原文]

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