タスク管理が楽に! Google カレンダーとToDoリストを同期させる方法5つ

lifehacker / 2020年6月22日 10時0分

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生活をきちんと管理するためになくてはならないツールが2つあります。

それは、カレンダーとToDoリストです。特にリモートワークや在宅勤務をしていると、うっかり何かを忘れてしまうことがないように、「いつ何をすべきか」把握しておく必要があります。

しかし、ほとんどのタスク管理ツールは、「いつ」と「何を」の2つを別々に管理します。

もちろん、ToDoリストのアプリでもタスクの期限を確認できますが、すべてのイベントが表示されるカレンダーで確認できると、もっと便利ではないでしょうか。

そこで、Google カレンダーと同期させられるToDoアプリとを同期する方法をご紹介したいと思います。

目次

Google カレンダーを使う利点 Google ToDo リストを同期する方法 サードパーティのToDoリストアプリと同期する方法 Microsoft To Doと同期する方法 タスク自動化アプリを使用して同期する方法 まったく異なるToDoリストアプリを同期させてみる Google カレンダーといろいろなアプリを同期してみよう

Google カレンダーを使う利点

calendar1 Image: MakeUseOf

一番の利点は、広く普及している点です。

市場には数多くの競合アプリが存在しますが、ほとんどすべての人がGmailアカウントを使用した経験があります。

つまり、ほとんどの人が少なくとも一度はGoogle カレンダーを見たことがあるということになります。

2つ目の利点は、Google カレンダーと同期するタスク管理アプリが簡単に見つかるところです。

iCalもFantasticalもWindows CalendarもGoogle カレンダーと簡単に同期させられます。

こうしたアプリは、いくつかの簡単なステップを踏むだけでGoogle カレンダーと同期させられるので、Google カレンダーを軸にしてタスクリストを管理すると便利です。

また、Google カレンダーはIFTTT(複数のWebサービスを自動的に連携させる機能を持つ)とZapier(複数のアプリを組み合わせるタスク自動化ツール)とも一緒に使えるので、結果的にほぼすべてのアプリと連動させられる点も魅力です。

Google ToDo リストを同期する方法

calendar2 Image: MakeUseOf

Google ToDo リストはGoogle カレンダーと密にリンクしています。

さらに詳しく知りたい場合は、Google ToDo リストを使うとToDoリストの管理がどのように楽になるかもチェックしてみましょう。

Google ToDo リストは、ここでご紹介する他のタスク管理システムほど高度ではありませんが、思いついたことを書き留めたいときや、カレンダーで期限を確認したいとき便利です。

Google ToDo リストにアクセスするには:

calendar.google.comにアクセスします。 左のサイドバーのマイカレンダーからToDo リストをクリックすると、リマインダーに独立したカテゴリーとして自動的に配置されます。

また、カレンダーの右上にあるToDo リストのアイコンをクリックすると(下図の赤の部分)、タスクリストが開き、タスクの期限にリマインダーがセットされます。

calendar3 Image: MakeUseOf

GmailでGoogle ToDo リストを開くこともできます。

ToDoリストのアイコンをクリックすると受信トレイでメニューが開き、その中でGoogle ToDo リストが見つかります。これも、画面の右上にあります。

calendar4 Image: MakeUseOf

また、ToDoリストをフルサイズで表示したい場合はmail.google.com/tasks/canvasにアクセスすると、Google ToDo リストのアプリが開いたままカレンダーにリダイレクトされ、タブがそのまま表示されます。

次のような機能もあります。

タスクの横にある編集アイコンをクリックすると期日を追加できます。 期限を割り当てたタスクはGoogle カレンダーに表示されます。 タスクにメモや「詳細」を追加することもできます。

実に簡単でしょう。

サードパーティのToDoリストアプリと同期する方法

calendar5 Image: MakeUseOf

では、Google以外のサードパーティのタスクマネージャーを使っている場合はどうでしょう。

たとえば、Macのリマインダーアプリを使っている場合です。サードパーティのアプリを使用していても、Google カレンダーと同期できる可能性が高いです。

「Remember the Milk」というタスク管理アプリを使用しているなら、Google Calendar gadgetを追加すると簡単に同期できます。

それ以外のアプリの場合は、以下を確認してみてください。

知名度の高いタスク管理アプリには、カレンダーとリンクさせる何らかの機能があります。 Evernoteは、カレンダーやタスクリストアプリと同期できます。 Trelloも同期できます。

基本的に、どのタスク管理システムもGoogle カレンダーと同期する方法があるはずです。

アプリのドキュメンテーション・プロセスを調べて同期させる方法を確認しましょう。

Microsoft To Doと同期する方法

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Google カレンダーと同期させるサードパーティのアプリの中で、Microsoftは特筆に値します。

理由は、オンラインのタスク管理ツールの世界では、MicrosoftとGoogleの2つが重要な位置を占めているからです。

ご存知ない方のために説明すると、Microsoft To DoはWindows、Mac、Androidで利用できるタスク管理アプリで、複数のデバイスで日々のタスクリストを簡単に作成して共有し、Outlook Tasksとリンクする機能があります。

さらに、Zapierなどの自動化サービスを使って、Microsoft To DoをGoogle カレンダーと同期させることもできます。

これについては、以下でさらに詳しくご説明します。

タスク自動化アプリを使用して同期する方法

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サードパーティのアプリでGoogle カレンダーと同期できないものでも、方法はあります。

膨大な数のアプリをリンクさせられるZapierとIFTTTなら、多くのアプリをGoogle カレンダーと同期させられます。

たとえば、タスクやプロジェクトを管理するアプリでZapierがサポートしている代表的なものは次の通りです。

Asana Todoist Google Tasks Omnifocus Toodledo Week Plan Nozbe Remember the Milk Checkvist Focuster Zenkit

ZapierかIFTTTを使用すると、簡単にアプリが自動的にリンクするように設定できます。Evernote remindersもGoogle カレンダーにリンクできます。

IFTTTを使用すると、followup.ccからGoogle カレンダーにフォローアップのリマインダーを追加できるので、いつ誰にメールを送信する必要があるかをいつでも確認できます。

ZapierのマルチステップZAPを使用すると、自分で勝手に「できない」と思い込まない限り何でもリンクできます。

まったく異なるToDoリストアプリを同期させてみる

時間をブロックしたり高度なスケジューリングをしたいため、Google カレンダーと同期するToDoリストと接続するアプリでは満足できないなら、いっそ思い切った選択をしてみましょう。

Sortedは、1日で片付けるべきタスクを全部スケジュールできるアプリです。タスクをリストに入れて、並べ替えさせると、片付けるべきタスクが表示されます。

Google カレンダーといろいろなアプリを同期してみよう

Google カレンダーと同期するToDoアプリを見つける方法はたくさんあります。

Google カレンダーと同期させたい度合いと、共有させたい詳細の数は、各人の時間管理システムに多分に左右されます。

ToDoリスト以外にもGoogle Calendarと同期させられるサービスがあります。サードパーティのアプリを使用してMicrosoft Outlook とGoogle カレンダーを同期させる方法はこちらをご覧ください。

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Image: Jarretera/Shutterstock.com

Source: Google(1, 2), Remember the Milk, Microsoft, Zapier(1, 2), IFTTT(1, 2), Sorted, YouTube

Original Article: How to Sync Your Google Calendar With Your To-Do List by MakeUseOf

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