仕事に役立つOfficeの使い方 第80回 [Excel] PDFファイルに変換、保存する

マイナビニュース / 2018年5月17日 9時0分

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本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していきます。今回はExcelで作成した表を、「PDF」形式のファイルに変換して保存する方法を確認していきます。勝手に編集されては困る資料には、「xlsx」ファイルよりも「PDF」ファイルのほうが向いています。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

○エクスポート機能でPDFに変換出力

Excelの「ファイル」メニューには「エクスポート」という項目が用意されており、ここからシートやブック単位でPDFファイルに変換して保存できます。PDFファイルならば、AdobeのAcrobatなど専用の編集アプリを使わなければ、数値の書き換えなどが行えません。また、Acrobat Readerなどの無料アプリを使って、PCでもスマートフォンでも閲覧できるのが便利。配付資料などはPDF形式で出力することをオススメします。「xlsx」形式の元ファイルを保持しておけば、あとから編集することも可能です(その際は編集後にもう一度PDFファイルを作成します)。

○仮想プリンターでPDF化する

エクスポート機能でPDFファイルを出力するやり方のほかにも、ExcelのシートをPDFファイルに変換できる方法があります。Windowsに搭載されている「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンターを利用する方法です。紙へのプリントアウトと同じような手順で変換、出力できます。
(朝岳健二)

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