トヨタでは"書類は10秒以内"に取り出す

プレジデントオンライン / 2019年5月11日 11時15分

PIXTA=写真

トヨタでは「書類は10秒以内に取り出す」がルール。働き方改革の名の下、生産性向上が求められる今、事務処理のスピードを上げる秘策を、専門家に聞いた。

■生産性を引き下げる、ネック工程を探せ!

「事務職の人は、ありったけの時間をフルに使って仕事をしがち」と語るのは、OJTソリューションズの柴田毅氏だ。同社は、トヨタ自動車とリクルートグループによって2002年に設立。無駄を徹底的に排除した仕事の進め方を行うトヨタに在籍したベテラン技能者がトレーナーとなり、様々な企業に派遣されて人材育成や環境整備に取り組んでいる。トヨタの技術部門で40年勤務した柴田氏も、製造業の購買部門や自治体を顧客として活躍するトレーナーの1人だ。

近年、政府が働き方改革を訴えていることもあり、勤務時間の短縮がさかんだ。そのなかで、事務処理を改善したい、という問い合わせが増えているという。

「事務系の職場において、業務効率化の具体的な方法や問題点の発見が難しいのは、言葉や情報を主として業務を行っているから。自動車などの製造現場であれば、生産数や不良品数など、物や数字として把握できるため、改善すべき内容や基準も明確になりますし、ボトルネックも発見しやすいのです」(柴田氏)

そのトヨタが実践しているのが、仕事の「視える化」だ。

「トヨタにおける『視える化』とは、情報を組織内で共有することにより、現場の問題の早期発見・効率化・改善に役立てること。そのために図やグラフにして可視化するなどの方法があります」(柴田氏)

たとえば、速やかに稟議書を作成したにもかかわらず、承認に時間がかかってしまうというようなことはないだろうか。個人で仕事を効率化しても、組織内での進め方に問題があると生産性が上がらないということが、職場では頻発する。

「このようなケースで有効なのは、作業のフロー図をつくることです。作業や仕事の流れを見えるようにして、問題が発生する『ネック工程』を発見し、解決方法を考えるのです。特定の工程や職場が突出して生産性が高くても意味がありません。大事なのは『ネック工程』の引き上げです。たとえば人が足りないのか、機器やシステムの能力が低いのか、何か無駄なことをやっているのかなど、その原因を見極めて改善することが、全体の生産性の向上につながります」(柴田氏)

全体の生産性は、問題が頻発するネック工程の生産性に引き下げられてしまう。ネック工程の改善は、全体の生産性の改善に直結するのだ。また、ネック工程を改善すれば、新たなネック工程が見つかるもの。改善には終わりがないと考え、取り組みたい。

同時に、「仕事の標準化」も大切だと、柴田氏は語る。

「作業ごとに、必要な時間や進め方のフローを明確にし、実際にかかった時間をきちんとプロットし、そこでムリなく品質を保てる最小時間の基準をつくる。トヨタではこれを『標準化』と呼び、現状の正常・異常の判断基準の材料として活用するのです」

「標準化」して設定した時間内に仕事を進められなかったのであれば、なぜ遅れたのかをきちんと分析する。そして、改善方法を考えていく。

さらに「標準化」は、残業を減らすことにも有効だ。

「トヨタでは、ある人が過剰に残業していた場合、標準よりも長く時間がかかっているのか、標準どおりの時間でやっているが、どうしても終えられないのかを分析します。仕事を抱え込み、人より多く働いているならば、その仕事をほかの人に移さなくてはいけません」(柴田氏)

組織として業務フローをつくって、全体の仕事の流れを明確にし、さらに標準化して作業にかかる目標時間を設定する。それが時間内に終えられないと判明したならばその要因を分析し、必要に応じてムダの削減や仕事の再配分をしていくことが簡単にできるのである。

■「立てる」と「定位置」で、スピードアップ

では、事務処理のスピードを上げるために、各人ができる工夫にはどんなものがあるだろうか。

「まず実践していただきたいのが、『整理』と『整頓』です。この2つをしっかりやるだけでも、作業の無駄がなくなり、効率がアップします」(柴田氏)

整理とはいらない物を捨てること、整頓とは整理後に残っている物をすぐに取り出せるように保管することを指す。着手すべきは、デスク周りのチェックだ。不要な物は処分し、必要な物をすぐに取り出せるように整頓していく。

書類の整頓の仕方にもポイントがある。柴田氏は、書類の平積みは絶対にダメ、と指摘する。書類を積み上げれば、埋もれた物は見返されることはなく、重要な案件が見逃される可能性もある。

「トヨタの生産管理部では、書類は10秒以内に取り出すことが暗黙のルール。上司から『あの書類を見せてほしい』と言われて探し出すのでは時間の無駄です」

これは、書類のみでなく、オフィスで使用するあらゆる物に当てはまること。

たとえば、ちょっとメモをとるだけでも、机の上が雑然としていれば、えんぴつを探すのに時間をくってしまう。このように、探し物をするために1日に30分使った場合、1カ月に20日働くとすれば、1年で600分×12カ月=7200分も、物を探すことに時間を費やすことになる。1日に8時間働くとすれば、年間15日も無駄にしていることになるのだ。

トヨタには「先入れ先出し」という言葉がある。先に仕入れたほうを先に使うという意味だが、書類を古い物から新しい物の順に並べてボックスに立てて保管し、古い物から処理することを基本ルールとすれば、「先入れ先出し」の仕組みをつくることができる。物を積むというのは、基本的にまずい行動。整頓をする際は「立てる」ことを心がけよう。

また、整頓をする際に役立つのが、物を置く定位置を決めることだ。

「定位置を決めるためにおすすめしているのが、『姿置き』です。姿置きとは、置き場所に戻されるべき物の形を表示する方法。大型の定規など、使用頻度の低い物は個人で所有せず、オフィスの一カ所に集めて共同で使うようにする。使った共有物はかならず姿置きの枠の中に戻すように徹底するのです」(柴田氏)

■最高の机環境を、文具でカスタマイズ

個人のデスク周りでも、定位置を決めることは重要だ。姿置きのかわりに、文房具を上手に活用して収納してみてはどうだろうか。そこで、ウェブマガジン「毎日、文房具。」編集長の高橋拓也氏に、整理、整頓に役立つ文房具を教えてもらった。

「文房具の中には、置き場所を固定させるための工夫が凝らされた商品があります。その代表例が『デスクポケット』。引きだしの前板に磁石で取り付けられる収納ポケットですが、印鑑サイズの小ポケット、電卓やメモ帳が入る中ポケット、ノートが入るA4ポケットなど8つのスペースに分かれていて、定位置管理が進みます。このように壁面など側面は、工夫次第でスペースとして有効活用できますよ」(高橋氏)

ビジネスには必須で、定位置も決まっているが、どうしても邪魔になるアイテムもある。デスクトップパソコンのキーボードだ。キーボードがスペースをとって、書類やノートが書きにくくなることも少なくない。

「『机上台』を使えば、台の上にはパソコンのモニターや電話を置き、下段にはキーボードをすっと収納できる。作業スペースを確保でき、効率もアップします」(高橋氏)

またよく使う物は、常にすぐに使える場所に置いておくのもスピードアップには有効だ。

「『磁器歯ブラシスタンド』は、実はペンを立てるのにもちょうどいい。デスクの上に置いて、自分のお気に入りの一本を立てておけば、さっと文字を書くことができます」(高橋氏)

このように、本来の使用目的とは違う物を、事務作業を効率化させるアイテムとして取り入れることもできる。そのもう1つの例として高橋氏がすすめるのが、「アクリルレタースタンド」だ。

「使用頻度が高い物を横にして置くと、どんどん上に物が積まれてしまい、埋もれてしまうことも。たとえば電卓は引きだしに寝かせて収納しがちなアイテムですが、私はアクリルレタースタンドに立てて収納しています。場所を決めて立てておくと、すぐそこに手が伸びるようになるので電卓を探す時間が省略できます。『立てる』ことは、スピードアップに大事なポイントです」(高橋氏)

「手間がかからない」ことも、作業を効率化するための重要なポイントの1つだ。書類のファイリングを面倒に感じる人は多いと思うが、薄い箱形の保管ケースである「ワーカーズボックス」や、31日分の仕切りがある「スケジュールファイル」は、放り込むだけで収納完了。立てて保管できるところも魅力だ。

■仕事は速さも質も、文具の力で差をつける

優秀な文具は、様々な側面から仕事のスピードアップを応援してくれる。職場で、人と連携しながらスムーズに作業をすすめるために欠かせないのが「ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)」。その手助けをするのが「コピペメモ!!」だ。

「感圧紙を使った複写型のメモです。メモを簡単に複数枚、複製できるため、相手に渡す分と自分の控えを同時につくることができます。情報のシェアという面からも、非常に便利です」(高橋氏)

デジタルメモの共有には「ポメラDM200」がおすすめだ。

「テキスト入力に集中できるツールですが、一番の特徴は、テキストファイルをQRコード化できる点。スマホで読み込めば自分のパソコンにもすぐに送れますし、人とも共有できます」(高橋氏)

企画を考える際にぜひ使ってみたいのが「バタフライボード2」だ。シート上のホワイトボードに、専用の極細マーカーを使って書き消しすることで、自由に発想を広げられる。

「シートの端に小さく強力な磁石が付いているため、シート同士をつなげたり、スチール製の壁に貼ったりして使うこともできます。付属の透明シートは記入できるだけでなく、片面が反射しない加工になっているので、ホワイトボードに重ねるときれいに写真撮影ができます。画像として保存したり、人とシェアしたりするところまで考えてつくり込まれた逸品です」(高橋氏)

企画が決まれば、次はプレゼン準備だ。

「『短冊型メモ 4コマ』は、パワーポイントなど、スライド資料の構成案を描くときに大変便利です。1コマをスライドの1ページと見立てて、あらかじめレイアウトを考えておくと、パソコンで資料を作成するスピードが上がります。また、1コマずつ切り離して、順番を並べ替えれば、構成もすぐに練られます」(高橋氏)

企画立案にはいくらでも時間をかけられるものだが、効率を上げるために、思い切ってタイマーを使う手もある。

「自分に時間制限を設けてしまう。そんなときに役立つのが、『バイブレーションタイマー クイック』です。特徴は、ブルブル震えて時間を教えてくれる点。静かな場所やオフィスだと、音を鳴らしたくないこともありますよね」(高橋氏)

前出の柴田氏は、「事務職の仕事は、本来の付加価値や、ゴールにつながらないところに時間とパワーを割いている場合が多いです。無駄を省いて、『本当に考えるための時間』に使いましょう」とアドバイスする。

紹介した文具を取り入れ、事務処理のスピードアップに挑戦してみてはどうだろうか。

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柴田 毅
OJTソリューションズ エグゼクティブ・トレーナー
トヨタ自動車の技術部門で40年にわたり、エンジンや車両の開発に携わる。現職では、トヨタの改善ノウハウを広く伝授するトレーナーとして活躍。
 

髙橋拓也
ウェブマガジン「毎日、文房具。」編集長
ウェブマガジンを通じて文房具の素晴らしさを世界中に発信する。文房具売り場のプロデュースやメーカーとのコラボ企画の運営など、幅広く活動。
 

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(ライター 吉田 彩乃 撮影=向井 渉 写真=PIXTA)

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