支払処理が5営業日から2営業日に、月次決算締めも12営業日から8営業日へと短縮。キングソフト株式会社がジョブカンのワークフロー・経費精算を導入。

株式会社Donuts（東京都渋谷区、代表取締役：西村啓成）は、当社が提供するあらゆる企業の働き方改革を推進するクラウド型バックオフィス支援システム『ジョブカン』シリーズのワークフロー・経費精算をキングソフト株式会社（東京都港区、代表取締役社長：馮達）が導入したことをお知らせします。



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キングソフト株式会社は、『すべてのユーザーにキングソフトを！』という旗印のもと、2005年に中国大手IT企業”KINGSOFT Corporation”（現：KINGSOFT Corporation Limited）のジョイントベンチャーとして設立されました。全世界で1億ダウンロードを誇るライブ配信アプリ「LiveMe（ライブミー）」をはじめとするスマホアプリサービス事業、総合オフィスソフト「WPS Office」、無料セキュリティソフト「KINGSOFT Internet Security 」といったソフトウェア事業、広告代理事業、自社タレントのPR・マネジメント等をおこなうプロダクション事業と、事業領域は多岐にわたります。
導入の発表にあたって、経理法務Div. ディレクター 山岡玲様、人事総務Div.社内ITチーム ディレクター 海野成子様、人事総務Div.社内ITチーム 桝田雄介様に抱えていた問題点・改善された点を伺いました。




＜導入前の課題＞


以前は別のワークフローシステムを導入していたが、一部の申請は紙運用のままだった。
ワークフローのデータを会計システムへ手入力しており、入力やチェックなど、経理の工数が非常に多く、また月次決算の締めも遅かった。


＜導入後の効果＞


全てジョブカンワークフローを通して申請・承認するようになった。
支払処理が5営業日から2営業日に短縮。月次決算締めも12営業日から8営業日へと短縮することができた。


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■別ワークフローシステムを使用していたが一部の申請は紙運用。経理工数が多く、月次決算締めも遅かった。
山岡さん：約1年前までは別のワークフローシステムを導入していたのですが、一部の申請は紙で運用していました。また、当時はワークフローのデータを会計システムへ手入力しており、入力やチェックなど、経理の工数が非常に多くなっていました。その影響で月次決算の締めも遅かったですね。工数削減と監査対応、データ検索の利便性が目的でシステムの導入を検討開始しました。

■会計ソフトとの連携、コスト、同じ画面でタブを切り替えて作業できる機能性からジョブカンを導入。
山岡さん：前職で使っていたものも含め3～4つを比較検討しました。重視していたのは会計ソフトへの連携でした。ジョブカンにした一番の決め手はやはりコストでしたね。また、同じ画面でタブを切り替えて作業できる操作性がいいかなと思いました。

■設定自体は一週間程度で完了。ITの知識がなくても簡単に操作できる。
海野さん：初期設定の際もつまずくことはあまりなく、設定自体は一週間程度と予定よりも前倒しで導入できました。プログラムを組まなくていいですし、ボタンを押していくだけで承認経路を設定できるので、ITの知識がない方でも簡単に操作できると思います。

山岡さん：従業員はこれまで紙で申請をしていたので慣れていないこともあり、はじめは問合せが多かったです。社内に浸透させるために説明会を開き、マニュアルも作りました。また、「何かあったらお気軽に相談してください」と伝えていました。

■全てジョブカンを通して申請・承認するように。支払処理が5営業日から2営業日に短縮。月次決算締めも12営業日から8営業日へと短縮することができた。
山岡さん：全てジョブカンワークフローを通して申請・承認をしています。会計データとFBデータはジョブカンのデータを活用し、支払処理が5営業日から2営業日に短縮されました。導入に伴ってその他のオペレーションも改善できましたので、月次決算締めも12営業日から8営業日へと短縮しました。希望していた運用が可能になり、課題がばっちり解決されました。

桝田さん：以前使っていたシステムは背景が暗く、文字が白で見づらかったんです。ジョブカンは直感的に使いやすいですね。

岡さん：稟議や申請書も一元管理できていなかったので、それらも全て整備してジョブカンワークフローに集約しました。「なんでもジョブカンから申請してね」と社内にアナウンスできますし、一つのシステムに情報が集約されているのはすごくいいことだと思います。


■出力データ項目の自由組み合わせ、申請後の内容編集、コメント機能が便利。
山岡さん：出力データの項目を自由に組み合わせられるところは、会計システムにつなぐ際に便利ですね。また、フォームも簡単に改修できるので助かります。

海野さん：申請後でも内容を編集できるのがすごく便利です。間違った内容で申請してしまっても、取り消しをせずに修正できる点がいいですね。

桝田さん：コメント機能がありがたいです。“よくわからないからとりあえず差し戻す”という承認者が出ないように、コメント欄でチャットのように会話しています。コメントの履歴を残せるのもいいですね。

ジョブカンは、これからも毎日・毎月の手間のかかる作業を削減するサービスを提供し、業務効率化と生産性の向上を支援すべく邁進します。


■キングソフト株式会社 概要
・所在地　　：東京都港区赤坂四丁目15番1号　赤坂ガーデンシティ4階
・代表者　　：代表取締役社長 馮達
・設立　　　：2005年3月9日
・事業内容　：スマホアプリサービス事業、ソフトウェア事業、広告代理事業、プロダクション事業
・企業サイト：https://www.kingsoft.jp/

■『ジョブカンワークフロー』概要
社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローシステムです。社内の稟議申請書や捺印申請書など、PC・スマホからいつでもどこでも簡単に申請・承認ができ、紙のやりとりは発生しません。業務負担を軽減するほか、組織の意思決定の高速化に貢献します。
・公式サイト：https://wf.jobcan.ne.jp/

■『ジョブカン経費精算』概要
経費精算の申請・承認・経理業務をクラウド管理できる経費精算システムです。経費精算に特化した申請機能（例：交通費精算における乗換案内連携、ICカード読み取り機能など）を持ち、さらに申請情報から自動的に仕訳・振込データを作成するなど、申請～承認～経理業務を大幅に効率化します。
・公式サイト：https://ex.jobcan.ne.jp/

■『ジョブカン』について
『ジョブカン』シリーズは、『ジョブカン勤怠管理』を始めとし、『ジョブカン経費精算』『ジョブカンワークフロー』『ジョブカン採用管理』『ジョブカン労務管理』『ジョブカン給与計算』の計6サービスからなる、バックオフィス業務を効率化するクラウドサービス群です。企業の創業期から成熟期まであらゆるステージ・規模に対応しており、現在40,000社以上が利用しています。IT製品比較サイト『ITトレンド』の2018年お問い合わせランキングでは、『ジョブカン勤怠管理』『ジョブカン経費精算』『ジョブカンワークフロー』『ジョブカン採用管理』の4サービスが第1位を獲得しました。高機能ながら簡単に使えるため、ITリテラシーが高くない場合でも安心して導入可能。また低価格で利用できるため中小規模の企業にもフィットします。点在する各領域を効率化しながら、システム・データの一元化を進めることで大きな効果を生むことができるサービスです。
・公式サイト：https://all.jobcan.ne.jp/

■株式会社Donuts 概要
・所在地　　：東京都渋谷区代々木2-2-1 小田急サザンタワー8階
・代表者　　：代表取締役 西村啓成
・設立　　　：2007年2月5日
・事業内容　：クラウドサービス事業、モバイルゲーム事業、WEBサービス事業
・企業サイト：https://www.donuts.ne.jp/

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