おかしな「ZOOMマナー」より、本当に必要な「Web会議マナー」5選

コロナ禍に端を発するリモートワークで、ZOOM（https://zoom.us/jp-jp/meetings.html）会議が増えたようです。筆者も取引先とは、ZOOMで会議をする機会が増えました。

今回のコロナ禍を機に「ZOOMを初めて使う」という人も多いのではないでしょうか。慣れない人も多くいる中で、話題を呼ぶのは「ZOOM会議のおかしなマナー」です。「相手が退室するまで待機」とか「上座・下座にあたる画面表示を気にする」など、日本のガラパゴス文化が現れるようになったのです。

しかし、そんな表面上のマナーなどより大事なことはたくさんあります。へんてこなマナーで相互監視に囚われる人が見落としがちな、本当に必要な「ZOOM会議のマナー」を考えます。

話す人以外はミュート

筆者は外部の企業や公益法人からの依頼で、ビジネス講演に登壇したり、自主開催のセミナーを開いています。最近はコロナ禍で会場を借りたリアルセミナーはできず、やむなくオンラインセミナーになることもあるのです。

初めてオンラインセミナーに登壇した時は、勝手がわからず参加者に不便をかけてしまったこともありました。その1つが「話す人以外の音が入ってしまう」という問題です。参加者の一人がマイクをONにしたままだったため、宅配便がやってくるチャイムの音や、電話の音が入っていました。その参加者に「すいません。ミュートにしてもらえますか？」とお願いをしましたが、その人は開始からしばらく離席をしてしまっており、その間ずっと生活音を聞かされることになってしまったのです。

ZOOMには強制的にミュートにする機能がありますが、すべてのオンラインセミナーでZOOMを使えるわけではありません。そのため、ZOOM以外のアプリを利用する場合は、セミナー前に何度も「必ずミュートに！」とお願いするようにしています。これはマナー以前の話で、「ルール」と言っても過言ではないかもしれません。

聞こえやすいマイクを使用する

PCの内蔵マイクの性能によっては、集音機能が優れていない場合もあります。

筆者は複数台PCを持っていますが、モバイル性に優れた超薄型PCを使った場合に「音声が聞き取りにくい」と相手から指摘されてしまったことがあるのです。マイクの性能の善し悪しは自分ではなかなか気づくことはできませんから、大事なビデオ通話をするなら事前にリハーサルをしたほうが良いかもしれません。

現在は数万円するプロ仕様の高性能外部マイクを購入したことで、音質の問題は改善できました。ここまでする必要はないかもしれませんが、音が聞こえづらいと参加者には非常に強いストレスになるので、マイクの性能は要チェックです。

安定したネット回線

マイクの集音機能と同様に、ネット回線も性能が十分でないとストレスがたまります。

特に会議で話をする比率の高い中心人物のネット回線が安定していなければ、その影響範囲は参加者全員に及びます。筆者の事例で言えば、自宅でWi-Fi接続して出版社と打ち合わせをしていた時に、キッチンで家族が電子レンジを使用した際に回線が不安定になり、音声や映像が飛んでしまいました。それ以降は、有線LANに接続したPCで会議に参加するようにしています。

安定したネット回線は、マイクの集音機能と同じく会議の品質を安定化させるためにチェックが必要です。

背後に気を配る

会社の会議室なら問題がなかったことも、ビデオ会議だと問題になることがあります。それは背景です。

特に自宅でビデオ通話をする場合は、背景に生活感のあるものが映り込むと話に集中できなくなります。特にペットや子供など動くものが映ると、会議の内容に集中できなくなるので、背景には気を配りたいものです。

背景にまで資金的な投資は難しい人が多いでしょうから、その時は「バーチャル背景」機能を使うと良いでしょう。バーチャル背景とは、現実の背景の代わりに画像を差し込む機能のことです。ただし、これも準備段階で誤りがあると、背景に顔が合成されてしまうなどのトラブルもありますから、注意が必要です。

話の「間」を取る

ビデオ通話は実際のFace-to-Faceの会議とは異なり、どうしてもわずかなタイムラグが存在します。そのため、リアルの会議と同じつもりで話をすると相手と話がバッティングする瞬間が出てしまいます。

ビデオ通話の場合は、話し終えた後は気持ち間を取ると良いでしょう。そうすれば、相手と話はじめのバッティングが少なくなりますから、会話がスムーズになります。

必要、不要のマナーの見極め法

意識することで「快適になるマナー」と「そうでないマナー」を見極める基準は「労働生産性の向上に寄与するかどうか」にあると考えます。

今回紹介したものは、いずれも快適で安定的なビデオ通話を実現させるためのものばかりです。ビデオ通話は物理的な距離をなくすものですから、移動時間を節約し労働生産性を高めることに繋がります。そんなビデオ通話を安定化させるためのワザなら、積極的に取り入れるべきと考えます。

一方で、どちらが上座・下座か？とか、相手が退室するまで待機するといったものは、労働生産性を高めることはありません。むしろ意識しすぎることで労働生産性を高めるためのビデオ通話が、逆に足を引っ張ることになりかねません。

テレワーク時代のビデオ通話における必要、不要なマナーの見極めは「労働生産性に寄与するか、否か」なのかもしれません。

参考

「Zoomの画面表示に上座下座があった!?　新時代の足をひっぱる日本人のおかしなマナー意識」（https://maidonanews.jp/article/13515902）まいどなニュース