スマホで「在宅業務」を進めるのに役立つアプリ スキャナーがなくても書類をPDFにして送付

東洋経済オンライン / 2020年3月17日 19時15分

筆者が実施している、在宅で業務を進めるためのノウハウを紹介する(写真:USSIE/PIXTA)

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、政府からも2月25日にテレワークを推奨する方針が発表されたことから、在宅勤務の導入がさまざまな企業で進んでいる。

全社的な在宅勤務指示が出ている企業も一部あり、これまで在宅勤務が導入されていなかった職務の従業員が慣れないテレワークにとまどう様子もうかがえる。

■IT企業各社はさまざまなソリューションを提供

この機会にテレワーク環境を整えようという動きもあり、IT企業各社はさまざまなソリューションを提供している。

例えばマイクロソフトは「セキュア リモートワーク相談窓口」を無料で開設し、Office 365 E1(デスクトップ版アプリを含まないクラウドサービスで、オンラインでの共同作業を支援するストレージサービスや、オンライン会議や予定共有など共同作業用ツールをまとめたMicrosoft Teamsなどが含まれる)を半年間無料で提供するなどのサービスを始めている。

こうした動きには、クラウド系オフィスアプリケーションの各企業も反応しており、NEO JAPANは共同作業をサポートするアプリケーション群のdesknet's NEO、ビジネス専用チャットのChatLuckクラウドを、それぞれ6月末まで無償提供している。

またテレワーク研修を実施するEmpowered JAPANは「Empowered JAPAN 緊急ウェブセミナー特設サイト」を開設し、これまでテレワークを導入していなかった、あるいは環境を整えながらも実施できなかった企業に無料オンラインセミナーが提供されるなど、業界を挙げての支援体制が整いつつある。

急速にテレワーク支援の環境が広がる中、あまりに急な動きで通信環境や機材がそろっていないという方も多いだろう。

そこで、まずは手元にある機器を用いて、在宅で業務を進めるためのいくつかのノウハウを紹介することにしたい。いずれもふだんから自宅書斎での業務が多い筆者が使うiPhone、iPadなどのTipsだが、参考になれば幸いだ。多くのTipsはAndroidでも実装され、あるいはアプリなどで提供されている場合もある。

いまだに紙の資料は多く存在するものだが、テレワークでは文書交換はよほどのことがない限り“電子的に”行う。少なくとも筆者のような個人事業主は、出版社や各種企業とメールやメッセンジャー、LINEなどで送受信することが多いが、意外に困るのが紙ベースの文書を送ることだろう。

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