ビジネスは「しないこと」を決めることで効率化されるって本当?「TODon’tリスト」が効率化を生む?

ZUU online / 2019年5月16日 10時0分

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(写真=J.Score Style編集部)

組織レベルでも個人レベルでもビジネスを行ううえで、物事を「効率化」するのは非常に重要です。しかし、「今の業務をどうやって効率化するのか」を足し算の発想で考えている人もいるはずです。真の意味で効率的に仕事をするためには、「しないこと」を決め、自分の時間に余裕を持たせることも大切です。

日本ではバブル経済期に多角的経営が流行していました。しかし、バブルが崩壊した1990年代後半以降、「選択と集中」が注目されるようになり、経営改革の一環として周辺事業を整理し、主力事業に注力することで業績を上げる企業も出てきたのです。

■日本人は「捨てる」ことが苦手?

一般的に、日本人や日本の会社は「選択と集中」が苦手だといわれています。なぜなら、日本の会社では主に「努力」や「善意」を前提とした業務が成り立っているからです。

一方、たとえばアマゾンの例をとってみましょう。アマゾンは、「善意」の前にまず、「仕組み」の整備を重視します。なぜなら、業務の拡大や縮小を行っていくためには、どれだけ「仕組み化」し「自動化」していくかがカギだと考えているからです。そのため、「この業務はどうすれば改善できるか」ではなく、「この業務は本当に必要か」という視点で改善を行っていきます。

もちろん、どちらがいいかは一概に判断できませんが、チームワークを重んじる日本の企業と、契約型の欧米の企業とでは業務改善の方向性そのものが違うのです。

■なぜ「しないこと」を決めることが効率化になるのか

それでは、なぜ「しないこと」を決めるのが効率化に繋がるのでしょうか。選択と集中というのは、会社のみならず個人の業務でも有効に活用することができます。本当に必要な業務を選択し集中することで、仕事に追われて後回しになっていたやりたい仕事、創造的な仕事に時間を割くことができるようになります。

「やることを決める」という従来の発想で業務を組み立てると、多くのことを詰め込みすぎてしまい、計画倒れになりかねません。そのため、自分のやるべき仕事・時間をかけるべき業務に専念するためには、やらなくてもいい業務は何なのかを決めることが必要なのです。

ただし、やらないことを決めた場合、それを誰か他の人にお願いしなくてはならないケースもあります。その時にはきちんと理由を述べましょう。自分が効率的に仕事をしたいという理由だけで他の人に業務を引き継ぐのではなく、なぜ自分がこの業務に力を入れる必要があるのか、それが会社と周囲にどのような効果をもたらすのかをよく考えたうえで説明し、納得してもらうことが大切です。

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