あなたの仕事の8割は、「やらなくてもいいこと」だった

ZUU online / 2019年6月12日 20時30分

まずは「自分の基準を決めて、できるだけ略す」をモットーにしましょう。

■上司をうまく使って仕事量をコントロール

仕事の中でも上司から指示されたことは、無条件になんでもやる人がほとんどです。

しかし、上司なんて自分が指示したことの半分は忘れてしまうもの。特に思いつきで指示するタイプの上司は、「あれもやれ」「これもやれ」と言うものの、実はそれほど重要ではないことも相当含まれています。

ですから私は会社員時代、上司が指示を5つ出したら、重要度が低い2つくらいはやらずに放っておきました。もちろん上司から催促されたらやりますが、こうした価値の低い仕事は上司も忘れてしまうので、ほとんどはやらずに済みます。

指示された仕事をやるにしても、「この資料はパワポではなく、ワードでまとめていいですか」などとあらかじめ確認をとってから取りかかります。

手の込んだ資料を作らなくても上司の要求に沿えるなら、わざわざ時間をかけなくても簡単なやり方で済ませればいいでしょう。

このように、上から降ってくる仕事を巧みに取捨選択しながら、上司をうまく使うのが仕事を効率化するコツです。

上司をうまく使うには、こまめなコミュニケーションが大切です。私は課長時代、上司である部長に定期的な報告・相談をしていました。

部長の手が空く日時を見計らってアポを取り、「私のチームはAの仕事をやり、Bの仕事はやりません。なぜなら、Aの方が重要だからです」と伝えて合意を図るのです。

上司が了承すればAで進められますし、「いや、会社としてはBの重要度が高いのでこちらをやってくれ」と言われたら、自分の基準を修正してBをやります。いずれにしても、定期的に上司の了解をとっておけば、余計なことや間違ったことをしなくて済むので、無駄な仕事を略してスムーズに進められます。

仕事を効率化するには、自分が上司をコントロールするくらいのつもりで臨みましょう。

■絶対に略せないのは「部下の育成」

管理職であれば、下から来る仕事もあるでしょう。部下の相談に乗ったり、指導したりするのは上司の仕事です。

とはいえ部下は何人もいるのですから、すべての部下に直接対応していたら、上司の仕事は増える一方です。

そこで重要なのが、組織の階層をうまく使うこと。例えばあなたが課長なら、自分がコントロールするのはすぐ下の課長代理や係長までとし、その人たちがさらに下の部下に対応する仕組みにします。

管理職の中には新入社員の仕事にまで、こと細かに口出しする人がいますが、それは入社3年目くらいの若い社員に任せればいいこと。1人の上司が組織の末端まで直に対応するのは、あまりに効率が悪すぎます。

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