ゴールデンウィーク前の挨拶メールの書き方【ビジネスNGマナー】メール例文付き

もうすぐゴールデンウィーク！　連休になるかたも多いのではないでしょうか。長期休暇の前に大切なビジネスマナーが、休暇前のお知らせ連絡です。しかし、いつ、どのようなタイミングでどんな文面で連絡をすればいいのでしょうか。今さら聞けないビジネスメールのマナーを、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。

ゴールデンウィーク前の休暇メールについて

【元社長秘書のマナー講座】vol. 33

夏季休暇や年末年始など、1年のうちに長期休暇を取る機会は何度かありますが、4月5月にある長期休暇は「ゴールデンウィーク」。ゴールデンウィークと言えば、企業ごとに休暇日程が違うことがよくあります。特に今年は、暦通りに飛び石連休になるかたと、最大10連休と大型連休になるかたもいるのではないでしょうか。長期の休業期間がある場合は、必ず取引先に事前にお知らせするのがビジネスマナーです。

今回は、ゴールデンウィーク期間中の休暇メールを送る際の具体的な書き方や注意点、対応方法についてご紹介します。まだ、お知らせメールの対応をしていないかたもすでに対応済のかたも、これからの休暇の際にも、ぜひ参考にしてみてくださいね。

ゴールデンウィーク休暇のお知らせメールを送るときのポイント3つ

ゴールデンウィークの休暇日程は、暦通りの場合や1週間以上の長期連続休業にするところがあるなど、企業によって違うため注意が必要です。休業案内メールの文面を作成する場合、基本事項として下記の３つのポイントは必ず記載しましょう。

1.　休みの期間
「ゴールデンウィーク休暇期間　4月〇日（〇）～5月〇日（〇）」などと明記しましょう。

2.　ゴールデンウィーク明けの営業開始日
通常、休暇の翌営業日からが業務開始日となりますが、定休日や休日などが会社によって違うため「5月〇日（〇）より業務開始となります」などとわかりやすく記載をしましょう。

3.　休暇中の代理対応者と緊急連絡先
休暇中に代理で他の社員が対応する場合には、部署名・担当者名・連絡先を伝える必要があります。「休暇中の連絡は〇〇部署の〇〇までお願いします」などと記載します。

送るタイミングについて

できるだけ早めに連絡するのがベスト
ゴールデンウィーク休暇の日程が決まったら、できるだけ早い段階で関係者に連絡しましょう。自分の休暇によって関係者が業務連絡を受けたり、一部の仕事を代理対応してもらう可能性があるためです。少しでも早く連絡することによって相手のスケジュール調整等の負担を軽減できます。ただし、早すぎでも相手は忘れる可能性があり、遅すぎても迷惑をかけてしまいますので、休暇が判明するタイミングにもよりますが、1週間から2週間前、遅くとも数日前までには伝えましょう。

便利な“自動返信機能”ツールの活用がおすすめ

長期休暇の場合には特に、事前に設定した文面を送信相手に自動で返信をしてくれるとても便利な機能である自動返信メールの活用がおすすめです。メール内に「休暇のため不在となる旨」「不在期間」「緊急時の連絡先」を入れておくことで、取引先の担当者や社内の関係者が不在に気づくことができます。また、連絡の行き違いを防ぐと同時に必要な対応を相手に知らせることができます。

【社外宛】お知らせメールの例文 休暇中対応ありの場合

【件名】
ゴールデンウィーク休業のお知らせ

【本文】
株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

誠に勝手ではございますが、下記の期間、
弊社ではゴールデンウィーク休暇とさせていただきます。

・ゴールデンウィーク休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
・不在中の担当者：営業部　〇〇
・緊急時のご連絡先：xxx-xxxx-xxxx

なお、〇月〇日（〇）より営業開始となります。

不在時に緊急の御用件などございましたら、
上記の営業部までお伝えいただけますと幸いです。

不在中はご不便をおかけいたしますが、
ご理解ご協力の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

【社外宛】お知らせメールの例文 休暇中対応なしの場合

【件名】
ゴールデンウィーク休業のお知らせ

【本文】
株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

誠に勝手ではございますが、下記の期間、
弊社ではゴールデンウィーク休暇とさせていただきます。

・ゴールデンウィーク休暇期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）

休暇期間中にいただきましたお問い合わせ等に関しましては、
〇月〇日（〇）より順次対応させていただきます。

期間中は、ご不便をおかけいたしますが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

おわりに

お互いに気持ちのいい休暇になるよう、また信用を損なわないためにも、ゴールデンウィークなどの大型連休の際はそれらをお知らせする挨拶メールを送ることが大切です。ゴールデンウイーク休暇のお知らせ案内はぬかりなく連絡をして、安心して休暇を取れるようにしたいですね。企業によって休日や祝日の考え方は異なりますので「言わなくてもわかる」という考えは避けましょう。何事にも相手の立場に立った思いやりをもった行動を心がけることが社会人としての品格のある行動です。みなさまにとって彩り豊かな連休となりますように。

＜筆者情報＞
ライター：能美黎子
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。

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文・能美黎子