Power Automate for desktop（RPA）でExcelファイルを自動処理してみよう

ASCII.jp / 2022年8月23日 8時0分

　こんにちは、Microsoft MVP（Azure / Business Applications）の松本典子です。

　本連載の前々回（第15回）と前回（第16回）では、Power Automateのデスクトップフローとクラウドフローを連携させるための基礎知識をご紹介しました。

　今回からは、デスクトップフローとクラウドフローを連携させて、より実践的なアプリケーションをノーコードで作成する方法をご紹介します。

0. 今回作成するワークフロー

　OneDrive内の指定フォルダーに名刺の画像を置くと、自動的に「AI Builder」のOCRサービスで文字解析を実行し、抽出した文字情報をローカルPC上のExcelファイルに書き込むワークフロー（アプリケーション）を作成します。クラウドフローとデスクトップフローの役割分担は、上図のようになっています。

　まず今回の記事では、ローカルのExcelファイルに対する文字情報の書き込みを行うデスクトップフロー（Power Automate for desktop）を作成していきます。

1. 事前準備

　ローカルPC上で、あらかじめ上の画面のようなExcelファイルを作成しておきます。今回は名刺画像から読み取った情報を書き込むので、以下のように名刺に含まれる項目を用意しました。全部で8項目あります。

　・登録日　・会社名　・部署　・役職　・名前　・住所　・電話番号　・Email

　なお、Excelファイルのファイル名は「名刺一覧.xlsx」としました。

2. 作成するデスクトップフローの全体像

デスクトップフロー（Power Automate for desktop）の全体像

　今回、Power Automate for desktopで作成するフローはこのような形になります。

　Power Automateポータル画面の「＋作成」から「デスクトップフローを作成する」を選択するか、デスクトップ版のPower Automate for desktopアプリを起動して「＋新しいフロー」を選択します。

　フロー名にわかりやすい名前を入力し（今回は「名刺一覧リスト」としました）、「作成」ボタンをクリックします。

3. 入力変数の準備

　まずは、クラウドフローから渡されるデータ（AI Builderが名刺から読み取ったテキスト情報）を受け取るために、入力変数の準備をします。画面右メニューの「入出力変数」に表示されている＋をクリックすると、「入力」か「出力」かの選択肢が表示されるので「入力」を選択します。

　入力変数は、前述した名刺情報の各項目に合わせて作成します。8項目ありますが、上の図は「会社名」用の入力変数の設定例です。入力変数の設定項目はそれぞれ次のとおりです。

　・変数名：Power Automate for desktopで利用する変数（半角英数）　・データの種類：「テキスト」を選択。　・外部名と説明：クラウドフロー側のコネクタで表示される名前と説明文。わかりやすい名前、説明文を入力（日本語も可）。

　このようにして、8項目ぶんの入力変数8個を作成します。なお今回は、それぞれ次のような変数名にしました。

　・会社名：CompanyName 　・部署：Department 　・役職：Position 　・名前：Name 　・住所：Address 　・電話番号：Tel 　・Email：Email 　・日付：date

4. フローの作成

　入力変数が用意できたら、左メニューにある「アクション」から利用したいアクションを選び、フローを作成していきます。

4-1. Excelの起動

　今回はあらかじめ用意したExcelファイルにデータを書き込む（追記する）フローですので、最初は「Excelの起動」アクションを実行します。左メニューの「Excel」カテゴリにある「Excelの起動」アクションを選択し、フローデザイナーにドラッグアンドドロップします。

　すると、アクションの設定画面が開きます。設定項目はそれぞれ次のようにします。

　1. Excelの起動：「次のドキュメントを開く」を選択　2. ドキュメントパス：「1. 事前準備」で作成したExcelファイルのパスを指定

　なお、下にある「読み取り専用として開く」スイッチをONにすると上書きができなくなるので、OFFのままにしておきます。上記の1と2を設定したら「保存」をクリックします。

　フローデザイナーに「Excelの起動」アクションが追加され、上図のような表示になります。

4-2. 「Excelワークシートから最初の空の列や行を取得」アクションの追加

　続いて、左メニューの「Excel」カテゴリから「Excelワークシートから最初の空の列や行を取得」アクションを選択し、フローデザイナーにドラッグ＆ドロップしてワークフローに追加します。

　先ほどと同じようにアクションの設定画面が表示されるので、次のように設定します。

　1. Excelインスタンス：「Excelの起動」アクションの実行時に自動生成される変数「%ExcelInstance%」を選択　2. 生成された変数：「FirstFreeRow」だけをONに変更

　上記の内容に変更したら「保存」をクリックします。

4-3. 「Excelワークシートから読み取る」アクションの追加

　左メニューの「Excel」カテゴリから「Excelワークシートから読み取る」アクションを選択し、ワークフローに追加します。Excelの1行目には項目名が入っているため、2行目移行に順次書き込むように設定します。

　1. Excelインスタンス：「%ExcelInstance%」を選択　2. 取得：「セル範囲の値」を選択　3. 先頭列：「1」と入力　4. 先頭行：「1」と入力　5. 最終列：項目が8つあるので「8」と入力　6. 最終行：空白行の1つ前の行を指定したいので「%FirstFreeRow-1%」と入力

　なお「詳細」と「生成された変数」はデフォルト設定のままで大丈夫です。「生成された変数」の「%ExcelData%」には、セル範囲の値が入ります（今回だと項目数の「8」）。

　上記の内容に変更できたら「保存」をクリックします。

4-4. 「For each」アクションの追加

　左メニューの「ループ」カテゴリから「For each」アクションを選択し、ワークフローに追加します。これにより、項目数の数（今回は8つ）だけ、繰り返しExcelファイルへの書き込み処理を行います。

　「反復処理を行う値」欄の右にある「｛X｝」をクリックすると「変数の選択」ができます。一覧から「フロー変数」をクリックし、「Excelワークシートから読み取る」アクションで生成された変数「%ExcelData%」を選択します。

　指定した変数「%ExcelData%」には、項目数の「8」が入っています。したがって、このFor eachブロックは8回処理を繰り返す（ループする）ことになります。

4-5. 「Excelワークシートに書き込む」アクションの追加

　左メニューの「Excel」Excelから「Excelワークシートに書き込む」アクションを選択し、ワークフローの「For each」と「End」の間にアクションを追加します。これにより、For eachブロックで処理が繰り返されることになります。

　このアクションでは、「1. 事前準備」で作成したExcelファイルの項目を、左から順に入力するよう設定します。

　まず最初に、1列目の「登録日」を入力するアクションを作成します。

　1. Excelインスタンス：「%ExcelInstance%」を選択　2. 書き込む値：「3. 入力変数の準備」で準備した変数から「%date%」を選択　3. 書き込みモード：「指定したセル上」を選択　4. 列：1列目の「登録日」なので「1」を入力　5. 行：最初の空白行に書き込むため、フロー変数の「%FirstFreeRow%」を入力

　フローデザイナーの表示は上図のようになります。

　続いて、2列目の「会社名」を入力するアクションを作成します。先ほどと同じように「Excelワークシートに書き込む」アクションを追加し、以下のように設定します。

　先ほどの「登録日」を書き込むアクションと比較すると、「2. 書き込む値」の変数名と、書き込み先の「4. 列」の数字が違っていますね。

　これを参考にして、For eachブロック内に、Excelシートに書き込むアクションを8項目ぶんすべて作成してください。

4-6. 「Excelを閉じる」アクションの追加

　最後に「Excelを閉じる」アクションを追加します。左メニューの「Excel」カテゴリから「Excelを閉じる」アクションを選択し、ワークフローのFor eachブロックの下（「End」の下）にドラッグ＆ドロップします。

　1. Excelインスタンス：「%ExcelInstance%」を選択　2. Excelを閉じる前：同一ファイルに順次書き込みを行っていきたいので「名前を付けてドキュメントを保存」を選択　3. ドキュメント形式：「既定（拡張機能から）」を選択3. 　4. ドキュメントパス：今回は「0. 事前準備」で作成したExcelファイルを指定