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契約書管理業務のコスト削減・災害や事故の際のバックアップに活躍!『オフィスプラスワン契約書管理サービス』のご案内

@Press / 2012年12月26日 9時30分

スクリーンショット
株式会社リオ(本社:東京都千代田区、代表取締役:山下 隆浩)は、契約書管理に特化したクラウド型サービス『オフィスプラスワン契約書管理サービス』を、2012年12月28日(金)に全国の代理店を通してサービス開始いたします。


~契約書の管理業務が抱える様々な問題点~

【契約書を確認したいが、すぐに場所が分からない】
「契約書をすぐに確認したいが大量のファイルの中から探すのが大変」「そもそもどこに保管しているか覚えていない」など、契約書の管理には様々な問題が発生しがちです。
また、自分が担当した案件であれば比較的過去の契約書の検索や閲覧も容易ですが、当時自分が関わっていない案件などについては、当時の契約日付や正確な取引先名などがわからず、閲覧する為だけに大変な労力を費やすこともあり、管理コストの点からもこれらの問題を何とかしたいという声が多数あります。

【契約更新日がわからない、いつの間にか過ぎてしまっていた】
契約書には必ずと言っていいほど、契約の有効期限や更新日、その他納品日や支払日などの多くの有効期限が設定されていますが、日々の業務に忙殺されて気が付いたら期限ぎりぎり。最悪の場合、いつの間にか期限を過ぎてしまった等ということもあり、それが原因で取引先との関係が悪化してしまうケースも考えられます。

【紙の管理では災害発生時に多くの問題が発生】
「契約書はキャビネットで全て保管しているが、東日本大震災の際にキャビネットが倒れて契約書がバラバラになり、通常の状態に復旧するのに大変だった。」
今回の大震災の際に、このような経験も多く耳にいたしました。最悪のケースでは、契約書自体が紛失・消失してしまう場合なども想定する必要があります。近年、このような業務資料のバックアップやリスク管理が重視されています。


~『オフィスプラスワン契約書管理サービス』がこれら問題を解決!~

当社はこれらの問題に対処するため、『オフィスプラスワン契約書管理サービス』を開発し、サービスインいたします。
本サービスは、契約書管理に付帯する様々な作業や問題を瞬時に解決する画期的なシステムです。契約書の管理をシステム化し余計な作業をカットすることで、本サービスは本来注力すべき作業に集中できるような大きなメリットをお客様にご提供いたします。


【本サービス導入のメリット】
(1) 契約書検索・閲覧時の時間短縮:
あらかじめ契約書データにあらゆる情報(契約日、契約更新日、担当者、契約書名など)を付加することが出来るので、契約書に付帯する情報をキーワードで検索をかけ、容易に目的の契約書データを検索・閲覧することが出来ます。

(2) 契約更新日、各種期限の通知による作業漏れの防止:
契約の更新日や契約書に記載の規定作業日を、任意の日付に事前メールにてアラートを送ることで、これらの作業の漏れを事前に防止することができます。

(3) 災害・事故発生時の契約文書バックアップ:
震災や水害、火災等の災害や事故発生時に、万が一、契約書の原本を失ったとしても、同じ内容のデータがサーバ内に保存されているので契約文書のバックアップとしてご活用いただけます。


【想定されるユーザー】
一般企業等の法務担当者


【営業目標】
初年度:売上1億円


≪本サービスの詳細≫
本サービスは、お客様のご利用のパソコンからインターネットを通じて、本サービスのサーバにブラウザでアクセスして、ご利用いただくサービスです。
お客様は、あらかじめご自身で用意していただいた契約書データ(PDF、JPEG、WORD等PCで扱えるデータであれば全て取扱可能)をサーバにアップ(※)していただき、本サービスをご利用いただく流れとなります。

(※) 1ファイルあたりのファイル容量の上限は16MBとなります。


≪主要機能≫
(1) 契約情報設定:
あらかじめ用意された以下の項目にデータを入力することで契約書データに対して、それら項目の情報を付加し、検索・閲覧を容易に行うことが可能。

登録データ項目
契約書番号:関連契約No.
取引先  :契約分類
部署名  :契約日
先方担当者:更新日
契約名  :事前予告日
当社部署 :任意項目1
当社担当者:任意項目2
メモ   :

(2) 検索・閲覧機能:
契約データに登録したデータ項目の内容にて検索。(契約分類・契約日/更新日・フリーワードにて)

(3) 契約更新(終了)日管理・期限通知機能:
契約の有効期限・更新事前告知日の前(任意設定可能)にメールにてアラートを送信。アラームを登録者にメールにて行い、更新処理漏れや通告漏れを防ぎます。
期限通知日以前に、既に処理を行い、アラートが不要となった場合も「アラート解除」をオンにすることで、メールが届かなくなります。

(4) 工程管理・期限通知機能:
例えば、入金・支払い・検収・納品・契約完了等の契約書に記載の規定作業項目に対する期限通知設定や、チェックボックスによる工程管理を行うことができます。
期限通知日以前に、既に処理を行い、アラートが不要となった場合も「アラート解除」をオンにすることで、メールが届かなくなります。

(5) 契約期限満了通知機能:
契約期限を過ぎて失効したものについて、登録者にメールにて通知。


【サービス概要】
サービス名 :オフィスプラスワン契約書管理サービス
発売日   :2012年12月28日(金)
価格    :月額3,000円(税抜)/年間契約:30,000円(税抜)
       1アカウント1GBのデータ容量が上限となります
       1GB以上のデータ容量を使用する場合は別途ご相談承ります。
推奨動作環境:本サービスはインターネットに接続しブラウザを用いて使用いたします。
       ブラウザ/Internet Explorer8.0以上、Safari5.0以上
       OS/上記ブラウザが正常に動作するOS
その他   :インターネット接続環境


【発売元】
社名  : 株式会社リオ
本社  : 東京都千代田区神田紺屋町34番地
      TEL.03-3526-5710(代表)/FAX.03-3526-5721
創立  : 2003年12月11日
資本金 : 2,500万円
代表者 : 代表取締役 山下 隆浩
事業概要: パソコン教室事業、ソフトウェア事業、コンテンツ事業、
      受託開発事業、デジタルノベルティ事業
URL   : http://www.riocompany.jp

@Pressリリース詳細ページ
提供元:@Press

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