契約書管理業務のコスト削減・災害や事故の際のバックアップに活躍!『オフィスプラスワン契約書管理サービス』のご案内

@Press / 2012年12月26日 9時30分

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株式会社リオ(本社:東京都千代田区、代表取締役:山下 隆浩)は、契約書管理に特化したクラウド型サービス『オフィスプラスワン契約書管理サービス』を、2012年12月28日(金)に全国の代理店を通してサービス開始いたします。


~契約書の管理業務が抱える様々な問題点~

【契約書を確認したいが、すぐに場所が分からない】
「契約書をすぐに確認したいが大量のファイルの中から探すのが大変」「そもそもどこに保管しているか覚えていない」など、契約書の管理には様々な問題が発生しがちです。
また、自分が担当した案件であれば比較的過去の契約書の検索や閲覧も容易ですが、当時自分が関わっていない案件などについては、当時の契約日付や正確な取引先名などがわからず、閲覧する為だけに大変な労力を費やすこともあり、管理コストの点からもこれらの問題を何とかしたいという声が多数あります。

【契約更新日がわからない、いつの間にか過ぎてしまっていた】
契約書には必ずと言っていいほど、契約の有効期限や更新日、その他納品日や支払日などの多くの有効期限が設定されていますが、日々の業務に忙殺されて気が付いたら期限ぎりぎり。最悪の場合、いつの間にか期限を過ぎてしまった等ということもあり、それが原因で取引先との関係が悪化してしまうケースも考えられます。

【紙の管理では災害発生時に多くの問題が発生】
「契約書はキャビネットで全て保管しているが、東日本大震災の際にキャビネットが倒れて契約書がバラバラになり、通常の状態に復旧するのに大変だった。」
今回の大震災の際に、このような経験も多く耳にいたしました。最悪のケースでは、契約書自体が紛失・消失してしまう場合なども想定する必要があります。近年、このような業務資料のバックアップやリスク管理が重視されています。


~『オフィスプラスワン契約書管理サービス』がこれら問題を解決!~

当社はこれらの問題に対処するため、『オフィスプラスワン契約書管理サービス』を開発し、サービスインいたします。
本サービスは、契約書管理に付帯する様々な作業や問題を瞬時に解決する画期的なシステムです。契約書の管理をシステム化し余計な作業をカットすることで、本サービスは本来注力すべき作業に集中できるような大きなメリットをお客様にご提供いたします。


【本サービス導入のメリット】
(1) 契約書検索・閲覧時の時間短縮:
あらかじめ契約書データにあらゆる情報(契約日、契約更新日、担当者、契約書名など)を付加することが出来るので、契約書に付帯する情報をキーワードで検索をかけ、容易に目的の契約書データを検索・閲覧することが出来ます。

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