ハイパーギアとアピックス、BCP対策になる重要文書の出張電子化サービスを開始

@Press / 2013年2月28日 10時30分

電子文書システム開発を行なう株式会社ハイパーギア(本社:埼玉県さいたま市、代表取締役:本田 克己)と、文書電子化、オンデマンド印刷などBPOサービスを行なう株式会社アピックス(本社:大阪府大阪市、代表取締役:河村 武敏)は、業務提携し、契約書などの企業の重要文書資産を電子化して分散保管を可能にし、BCP対策、リスクマネジメントを行う「重要文書出張電子化サービス VitalDSS」を開始します。持出しのできない重要文書を対象とし、企業にスキャナなどの機器を持ち込み、作業者が出張してフルサービスで電子化をおこないます。電子化のサービスレベルは、カラースキャン、文書情報管理士による電子化監督、目視確認後の電子署名、PAdESによるタイムスタンプ付与など最高レベルの真正性を保つ電子化となっています。価格も1ページ50円と、カラープリントチャージと同程度です。真正性のある電子化をすることによって複製を容易にし、複数拠点でのバックアップを可能にします。


<背景>
■情報資産のBCP対策、リスクマネジメントが行われていない
東日本大震災の例でわかるように、日本で事業を行う場合、地震、津波、原発などによるリスクを充分考慮しなければ、企業の事業継続が保証できなくなっています。
震災以来、建物の耐震補強、非常用電源の確保、従業員の安全対策、サーバーのバックアップなども考慮され始めましたが、紙でしか存在しない、契約書などの文書による情報資産に対しては対策がなされていません。また大規模災害以外にも火災時などもリスクがあります。契約書が入った書庫や金庫などが水没したり、流されたりした場合、企業間の重要な権利義務関係を確認できず、事業再開が難しくなります。

■重要文書は社外に持ち出せない
電子化し、ファイルとして各地に分散管理することが良いとわかっていても、契約書などは非常に重要なため、社外に持ち出せません。しかし社内では人員や機材、ノウハウもないため、電子化できないことがほとんどでした。

■電子化しても実際に災害時にどのくらい有効性があるかわからない
e-文書法などでは、契約書を電子化して原本の代わりとすることはできません。ただ電子化のサービスレベルとして現在考えうる最高のe-文書法要件の電子化を採用することにより、万一の場合でも、裁判などで有利に証拠性を主張できます。アルバイトによる単純なモノクロ電子化などでは、真正性を主張するには十分とは言えません。

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