デキる人はやってる!仕事の効率をグンと上げる「仕事終わりの習慣」3つ

BizLady / 2014年11月17日 21時0分

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あなたの周りにも、仕事をテキパキこなす同僚や上司がきっといるだろう。でも、どうすればそんなに効率よく仕事ができるのか、何が自分と違うのか、考えた事はあるだろうか?

あなたの周りの“できる人”が実践している習慣、それは例えば、極めてシンプルなことかもしれない。

そこで今回は、英語圏の起業家向け情報サイト『Entrepreneur』の記事を参考に、働く女性が気持ちよく一日を終えるために、やっておくべき3つの習慣についてお伝えしよう。

■1:メールの受信トレイを整理する

忙しく過ぎて行った一日の終わり、受信トレイにたまった未読メールをほったらかしにしてはいないだろうか?

効率よく仕事をするために大事なのは、帰宅前に必ず受信トレイの整理をする事だ。帰宅前の10分程の時間を、メールの整理にあててみよう。それだけで仕事の全体像がクリアになり、スケジュール管理もグンと楽になるはずだ。

■2:受信メールはその日のうちに返信

その日に受信したメールに対しては、その日の内に返信しておくのが、ビジネス相手に好印象を与えるポイントだ。

一日の終わりに受信トレイを整理する事で、見落としているメール、返信していないメールがないかの確認にもなり、仕事の全体像を把握するのにも役立つ。

クライアントからの問い合わせ等で、すぐに返信できない内容の場合は、メール受信のお知らせだけでもしておくと、「○○さんが担当なら大丈夫」とクライアントの信頼にも繋がるだろう。

その他、迷惑メールや仕事に関係のないメールはゴミ箱へ、対応済みのメールに関してはそれぞれ適切なフォルダへ移動し、スケジュール等はカレンダーへ記入・登録しておくこともオススメだ。

また、受信トレイには作業中のメールのみを残すようにしておき、最後に受信トレイを自分の目で確認する事は、今の自分のポジションを確認する最速の方法だと言える。

■3:翌日のプランを考える

受信トレイの整理ができたら、簡単でいいので、次の日からの仕事のプランを立ててみよう。

作業中の仕事については、完了までの手順と所要時間を見積もり、時間に余裕をもって期日を迎えられるように計画を立てる事が大切だ。

自分の仕事量とスケジュールを把握していれば、新しい仕事の依頼が舞い込んできた時に、その仕事をこなす時間と余裕があるかどうかを的確に伝える事ができる。

終わらせられない仕事を引き受けてしまうより、今ある仕事をきちんとこなし、無理な事にはハッキリとNOと言える方がスマートだ。もちろんその際は、ただ無理だと伝えるのではなく、いつなら引き受けられるか等の代案を具体的に伝えよう。そうすることで、次の仕事に繋がる。

以上、働く女性にとって必須のマネージメントスキルとも言える“仕事終わりの3つの習慣”についてお伝えしたが、いかがだろうか?

一日の仕事の締め括りにはメールの整理を。ぜひ今日から試してみてほしい。

BizLady

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