これで企画が通りやすく!「説得力あるプレゼン資料」を作る5つの手順

BizLady / 2014年12月25日 11時45分

写真

入社して数年もたつと、プレゼン資料を作る機会もでてくるが、このご時世、一から作り方を指南してくれる職場は少ない。わからないなりに人の資料をまねしたり、インターネットで調べたりするが、うまくまとめられない人も多いだろう。

いきなりパワーポイントを立ち上げ、何もないところから作ろうとすると、なかなか進まないのも当然だ。手を動かす前に、まずは頭の中を整理することが、よいプレゼン資料を作るコツである。

今回は、筆者が企業内研修で新卒社員にも伝えてきた“プレゼン資料制作の手順”をご紹介したい。この5つを守るだけで、資料の説得力が見違えるようにアップするだろう。

■1:そのプレゼンで“伝えたい結論”を決める

「とりあえずパワーポイントを立ち上げる」のは間違い。まずはワードや紙に、このプレゼンで伝えたい“結論”を書き出してみよう。

最終的に何が言いたいのかを確認することは、マラソンに例えると「どこに向かって走るか、目的地を確認すること」と同じ。目的地もわからず走り出すのは無駄な体力を使うだけだ。

そして、これから作る資料のすべてのページが、この目的地に到達するための一歩でなければならない。

■2:相手のニーズをいくつか書き出す

自分が行きたい目的地を決めても、プレゼンする相手に賛成してもらう必要があるのだから、今度は相手のニーズを書き出してみよう。

相手が顧客の場合や、社内の役員向けの場合など、あなたがプレゼンする相手のニーズを深堀して、社会的な背景や、相手が無意識に求めていることをしっかり考えなければならない。できれば事前にヒアリングなどをして、相手の話を十分聞いておくとよい。

■3:各ニーズにどう答えられるかを書き出す

いくつかニーズが書き出せたら、それに対して何ができるか書き出してみよう。

説得力をつけるために、これまでの実績やデータなどを使うようにしよう。そして、なぜ今この“結論”を相手に提案するのか、なぜ自分たちを選ぶとよいのか、ストーリーを頭で組み立ててみよう。

■4:資料を作りはじめる

3まで終わったら、ここではじめてパワーポイントを立ち上げる。そして頭で組み立てたストーリーを“起承転結”に気を付けながら書き出してみよう。

“結論”を先に伝えてから詳細を説明すれば、聞いている人にも伝わりやすい。文章はなるべく短く、箇条書きにしておき、データはグラフなど視覚的に理解できるように工夫しよう。詳細は口頭で補足するぐらいがよい。

■5:表紙とページ数を付ける

最後の仕上げに表紙を付ける。タイトルを真ん中に、右下に日付と社名を入れておこう。

目次ページからは“ページ番号”を入れること。その際、単にページ番号を付けるのではなく、例えば10ページの資料の1ページなら、“1/10”と表記するのがコツだ。そうすれば聞き手は、話が中盤なのか終盤なのかがわかるので、安心して聞くことができる。

以上、説得力のあるプレゼン資料を作るための5つの手順をご紹介したが、いかがだろうか?

資料作成の上達のカギは、闇雲にではなく、きちんと考えながら作ることだ。最終的には何度も練習を重ね、相手の前で発表する場数を重ねることが、プレゼン上達への一番の近道。チャンスがあれば率先して、プレゼンの場を仕切ってみよう。

BizLady

トピックスRSS

ランキング