残業だらけの時こそ注意!「仕事がデキない人」のメールの特徴2つ

BizLady / 2014年11月6日 11時45分

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働き女子のみなさんも、仕事で毎日のようにメールを利用している人が圧倒的に多数だろう。

しかしこのメール、送る内容やタイミングによっては、相手から“仕事デキない人”のレッテルを貼られてしまうきっかけのひとつにもなってしまう。

メールでの連絡は便利である反面、気遣いを怠ると途端に相手を不快にさせるツールにもなってしまうのだ。

そこで今回の記事では、ビジネスコンサルタントの山崎将志氏の『残念な人の仕事の習慣』をひもときつつ、メール送信の際に注意しておきたい点を2つご紹介しよう。

■1:深夜にメールを送る

メールはいつでも送信できるメリットがあるのだが、送信する場合には注意が必要だ。

同著では、深夜に送られてきたメールは、開封の際にドキッとするものが圧倒的に多いと述べられており、その理由としてコミュニケーションの目的が考えられていない、やたらと長く内容が重いものが送られる傾向がある点が指摘されている。

ちょっと思い返してみてほしい、みなさんは若いころ深夜に書いたラブレターを朝読み返してその内容に赤面したことはないだろうか?

そう、深夜に書いたメールは昼間に作成するそれと比較して、冷静ではない表現や大げさな言い回しになる危険が増しがちだ。

また、相手にとって、「こんな遅くまで仕事して大丈夫?」「この人仕事が遅いのかな?」などと気をつかわれてしまうことも。

夜遅くにメールを作成する際には、じゅうぶんに気をつけたい点のひとつだ。

■2:相手への一方的な要求を件名に入れている

“緊急、重要、要返信”のような文言をメールの件名に入れている方は、ちょっと待ってほしい。

同著ではこのようなラベルを使用するとき、往々にしてこれは送り手の都合である場合が多く、受け手にしてみればまったく急ぎでもなければ重要でもないケースが、多々見受けられるという。

また、一方的にこのように送りつけられると、人によっては“上から目線”に感じ、不愉快な思いをする人もいるだろう。

しかし上手に使えば、コミュニケーションの最適化に繋がることが期待できるので、前述のような相手のアクションを強制するようなラベルよりも“報告、相談、依頼”など、相手に“期待”するアクションを明示するものを使用するほうがスマートだと山崎氏は提案している。

以上、仕事でメールを使用する際に気をつけたいポイントを2点ご紹介したが、いかがだろうか。

メールは自分の都合で相手に送ることができるメリットがあるが、その分、受け取った側の立場を考えず送ってしまうことも起こりやすい。

相手を不快にさせないために、受け手の立場に立ったコミュニケーションを心がけることが大切だということだろう。

ご紹介したような点に思い当たることがあった方は、ぜひ今日から意識してみてほしい。

BizLady

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