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パソコン内のフォルダを効率的に整理する方法。リモートワークも快適に

bizSPA!フレッシュ / 2021年4月19日 15時46分

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パソコン内のフォルダを効率的に整理する方法。リモートワークも快適に

「会社でリモートワークが導入されることになったけど、何に気を付ければよいのだろう」
「今まさにリモートワークで働いているけど、うまくいかないことばかりだ」

 このような不安や悩みを抱えている人にお伝えしたいことがあります。会社でリモートワークを導入するというのは、それまで社外とリモートでやり取りしていたことが、部署内や社内に広がったというだけのことです。そう考えると、リモートワークに対して特別視する必要はないはずです。

リモートワーク

画像はイメージです(以下同じ)

 今回は業務生産性向上やデジタル化推進、リモートワーク化などの案件を手掛ける私が「リモートワークがはかどる環境作り」について紹介してもらいます。

※本記事は『リモートワーク段取り仕事術』(明日香出版社)から再編集し、抜粋しました。

◆デスクトップの意外な落とし穴

 部屋の掃除は行き届いていて余分なものが一切なく、机の上も必要最低限のものしか置いていない。にもかかわらず、パソコンのデスクトップはアプリケーションのアイコンやフォルダ、ファイルが画面いっぱいに散らばっている……ということはありませんか。

 さらに、デスクトップのスペースが余っていないので、新しく作ったファイルを「いろいろなもの」などと名付けたフォルダに片っ端から突っ込んでいませんか。これらはどちらも私の仕事仲間のパソコン上で実際に見かけた光景ですが、当てはまる人が結構います。

 パソコンでの作業は情報処理の迅速性と正確性の2つのレベルを上げることが基本です。正確性が求められる仕事を素早くこなし、空いた時間で創造的な仕事を行うのが理想的と言えます。

◆チリも積もれば山となり…

キーボード

 それなのに、デスクトップが散らかっているために、必要な資料を探すのに多くの時間がかかったり、時間をかけても見つからないので、イチから資料を作り直したり、同僚から送り直してもらったりする人がいます。このような余分な手間が週に4回、30分ずつ発生すると、月間では8時間、すなわち1日の勤務時間をムダにしてしまうのです

 さらに、フォルダやファイルが散在している状況を放置したままにすると、前のバージョンのファイルを最新のファイルと取り違える、似たような名前の異なるファイルを誤ってメールで送信してしまうといったミスを誘発します。

 つまり、自分や周囲の時間をムダにするだけではなく、顧客や取引先、同僚への資料提出が遅れたり、誤って本来送るべきものとは異なるものを送りつけて迷惑をかけてしまったりする恐れがあるのです。

◆デスクトップのアイコンを全て削除する

 ではどのように整理すればよいのでしょうか。まず最も簡単なのはアプリケーションのアイコンをデスクトップから全て削除することです。そんなことをしたらアプリケーションにアクセスできなくなるじゃないか、というお叱りを受けそうですが心配いりません。

 パソコンにインストール済みのアプリケーションであれば、Windowsなら左下の「ここに入力して検索」で、MacならSpotlightを使って使用したいアプリケーションの名前を入力すれば、そこからアクセスできます。

 散らかったデスクトップのアイコンをクリックするより格段に早く、お目当てのアプリケーションにアクセスすることが可能です。

◆フォルダ分けする際にはルールを作ろう

パソコン フォルダ

 続いてフォルダについてですが、何も考えずに作成しているとあっという間に迷宮のようになってしまいます。同じ階層に数十ものフォルダが乱立してしまったり、1つのフォルダの階層が10や20という深さに達してしまうと、最も深い階層のファイルにたどり着くのは至難の業でしょう

 そこまで酷くはなくとも、例えば「顧客フォルダ」と「案件フォルダ」が同一階層にあった場合、ある顧客の案件に関するファイルを保存するときにどちらのフォルダに置けばよいかわからなくなってしまいます。ファイルを保存するときに適当に振り分けてしまうと、アクセスするたびに両方のフォルダを探さなくてはならなくなってしまいます。

 このような厄介な状況を回避するには、フォルダの構造そのものを作り直す必要があります。その際、同一階層のフォルダを分ける「軸」と「粒度」を統一することが重要です

「軸」については、例えば「A社」というフォルダを置くのであれば、その同じ階層には「B社」「C社」のように顧客別のフォルダのみ置いて、案件別のフォルダは関連する顧客フォルダの下に配置する、というルールを適用するとよいでしょう。

 また、「粒度」については同じ顧客別のフォルダの中でも「A社」と「A社の東京支社」「A社の東京支社の営業部」のようなフォルダを混在させるとダブりが生じてしまうので、「A社」の中に「東京支社」、さらにその中に「営業部」というように階層を分けるとすっきりさせることができます。

◆通信環境は生命線と心得る

リモートワーク

 リモートワークにおいては通信環境ほど大事なものはありません。しかしリモートワークに不慣れな人の中には、その重要性を十分に認識できていないため、周囲に不要なストレスを与えてしまっている人がいます。

 特に最近ではオンラインWeb会議が爆発的に普及したことで、通信環境の良し悪しが如実に仕事への影響を及ぼすようになっています。では、通信環境の良し悪しはいったい何で評価できるのでしょうか。それは「回線の安定性」「通信速度」「通信容量」「通信の安全性」の4つです

◆通信速度の遅さは周囲にも迷惑が

 1つ目の「回線の安定性」とは、回線が接続した状態を継続的に維持できるかどうか、ということです。ここが不安定だといつの間にか接続が切れていて、急ぎのメールの受信が遅れたり、逆にメールを送ったつもりが送信トレイに残ったまま未送信の状態になっていたりということが発生します。また、Web会議中に通信が途切れることでフリーズしたりして、会議から離脱してしまうこともあります。

 2つ目の「通信速度」はデータをダウンロードまたはアップロードするスピードで、bps(ビーピーエス)という単位で表されます。通信速度が遅いとWebサイトの閲覧や音声、動画コンテンツのダウンロードに時間がかかるので、オンラインで重いデータを頻繁にやり取りするうえでボトルネックになります。また、Web会議では通信速度が遅いと音が飛んでしまうこともあり、コミュニケーションロスの発生要因になりかねません。

 3つ目の「通信容量」は特定の期間内に使用できるデータ量の上限で、スマートフォンによるデザリングやモバイルルーターなどを使用したネットワークで設定されていることが多いです。

 この通信容量を超えてデータの通信を行うと通信制限がかかって極端に通信速度を下げられたり、契約によっては通信できなくなる場合もあります。通信できなくなるのは言うまでもありませんが、速度制限をかけられた場合もWebサイトの閲覧すらままならなくなるほど低速になる場合があるので要注意です。

 4つ目の「通信の安全性」は安全性が低いネットワークを使用すると、データの漏洩に繋がる恐れがあるということを忘れてはいけません。

◆在宅なら「光回線+有線LAN」一択

リモートワーク段取り仕事術

『リモートワーク段取り仕事術』(明日香出版社)

 ここまでで通信環境の重要性と押さえるべき要素について話してきました。これらを踏まえて、シーン別にリモートワークでの最適な通信環境について提案します。

 まずはオフィスに出社せず、仕事は全て自宅で行う完全在宅勤務の場合です。この条件にお勧めなのは光回線と有線LANおよび無線LANの組み合わせです。一般的には光回線を契約したうえで有線LANで接続すれば、先ほど挙げた4つの項目の全てにおいて全く問題なく使えるでしょう。

 また、ノートパソコンに接続するLANケーブルが煩わしかったり、そもそもLANケーブルが差さらないタブレット端末やスマートフォンをメインで使用する場合には、光回線に無線LANを組み合わせるのが最適でしょう

◆外仕事が“たまに”くらいならデザリングでも十分

 自宅で仕事をする時間が長く、たまに外で仕事をするのであれば、自宅では前述したように光回線に無線LANを組み合わせて使用し、カフェやコワーキングスペースではスマートフォンのデザリングやモバイルルーターを使用するのがよいでしょう。

 一方、自宅よりも外での仕事のほうが多い場合には通信容量の多いモバイルルーターだけ持っておけば十分でしょう。ただし、これらはあくまでも一般論なので仕事の特性やライフスタイルに応じて適宜、使うネットワークをカスタマイズする必要があります

 特に、自身がノマド的なワークスタイルであったとしても、自宅に家族がいればモバイルルーターだけでは通信量を賄いきれないので、光回線と無線LANを使い、複数端末が同時接続できるようにする必要があります。

<TEXT/(株)ビジネスウォリアーズ 代表取締役 相原秀哉>

【相原秀哉】

㈱ビジネスウォリアーズ 代表取締役。企業の生産性を上げる業務改革/働き方改革コンサルティングと課題解決スキルを教える研修、教育サービスを手掛ける。仕事と育児の両方にフルコミットしている https://bw-s.co.jp/

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