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人気急上昇の情報管理アプリ「Notion」が便利。仕事とプライベートのタスク管理にも

bizSPA!フレッシュ / 2021年6月19日 15時45分

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Chromeで拡張機能を追加し、アイコンを表示させておく

 米国ベンチャー発の情報管理ツール「Notion(ノーション)」の人気が日本でも高まっている。ノートやタスク管理、カレンダーをはじめとした多彩な機能を備えている点が特徴だ。

 ノートアプリが好きでさまざまなツールに手を出してきた筆者がNotionを実際に使い、利便性やメリット・デメリットをチェックした。

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画像はイメージです

◆個人なら無料で利用可能

 Notionは、クラウド型の情報管理ツール。アカウントを作成することで、Webサイトやモバイルアプリ、デスクトップアプリから利用できる

 プランには個人向けとチーム・企業向けがあり、個人の基本プランは無料で利用できる。無料プランの場合、ファイルのアップロードが5MBまで、自分のノートに招待できるゲストの人数が5人までという制約があるものの、それ以外の機能は月額4ドルの有料プランと同様だ。

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メニューなどを日本語にしたい場合はGoogle翻訳などを使おう

 アカウント登録をすると、サンプルページが表示される。メニューは英語だが、シンプルな用語や説明が中心なので、ブラウザーの翻訳機能で十分対応できる。

 まずはシンプルなノートを作成してみた。画面左下の「+New page」から新しいページを作成。ユニークなのが、ページにカバー画像やアイコン設定できる点だ。

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ページ上部にカバー画像とアイコンが入るだけで、ぐっと見栄えがよくなる

 カバー画像、アイコンともに、あらかじめ用意されたものから選ぶことも、自分で画像をアップロードすることも可能。アイコンはサイドバーのページ一覧にも表示され、ページを直感的に見分けやすくなる

◆ブログ編集画面の使用感に近い

 Notionでは、ページに追加する情報は「ブロック」とよばれるコンテンツのまとまりで扱われる仕組みになっている。白紙の部分にマウスを置くと表示される「+」ボタンからブロックの種類を選択しよう。

 ブロックには、テキストや見出し、チェックボックス付きのリストをはじめ、さまざまなタイプが用意されている。ここでは文字を入力するための「Text」を選んだ。

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ノートの内容に合わせてブロックを選択。1ページに複数のブロックを追加できる

 あとは普通に文字を入力していけばよい。テキストの任意の箇所を選択して、ポップアップされるメニューから項目を選べば、太字にしたり文字色を変えたり、リンクを入れたりできる。

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このメニューから「B」を選べば選択箇所が太字になり、「Link」を選んでURLを入力すればハイパーリンクが追加される

 画像やファイルも、それぞれのブロックを選ぶことで追加できる。感覚的には、WordPressなどのブログ編集画面の使用感に近い

 ページ内に「サブページ」を作って、階層構造で情報を整理することも可能だ。元のページにサブページのタイトルとリンクが表示され、目次のような役割を果たしてくれる。

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サブページのリンクをクリックすると、そのページが開く。大量の情報を分類・整理したいときに便利だ

◆形式を変えられるタスクリストが便利

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テンプレートの選択画面。右側の一覧からテンプレート名を選ぶとプレビューが表示される

 Notionには、目的別のテンプレートが豊富に用意されている。サイドメニューの「Templates」から選ぶことができ、個人向けテンプレートには、タスクリストや日記、読書記録、旅行の計画表などが並ぶ

「Task List」のテンプレートを使ってリストを作成してみた。初期設定の表示では、タスクが「To Do」、「Doing」(進行中)、「Done」(完了)に分けて表示される。

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それぞれの項目をクリックするとタスクの詳細画面が開き、メモなどを追加できる

 タスクに取りかかる時に「To Do」から「Doing」に項目を移動させ、完了したら「Done」に移していくことで、各タスクの状況を視覚的に把握できる。

 このリストで特に便利なのが、表示形式を切り替えられる点だ。上述のステータス別表示は「Board View」と呼ばれる形式だが、カレンダー上にタスクが表示される「Calendar view」や、タスクを時系列で見ることができる「Timeline view」に切り替えることができる。

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左がカレンダービュー、右がタイムラインビュー。必要に応じてすばやく切り替えられる

 また、自分で新たにタグを作成してタスクに追加したり、フィルター機能を使って特定のタグを付けたタスクだけを絞り込んだりも可能。仕事関係のタスクとプライベートのタスクを分けたい場合などに役立つ。

◆Webクリップの拡張機能も

 もうひとつ重宝しそうなのが、Chromeの拡張機能として提供されている「Notion Web Clipper」だ。あとで読みたいページや、保存しておきたいページで拡張機能のアイコンをクリックし、保存先のページを選択することで、そのページをNotionに取り込むことができる。

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Chromeで拡張機能を追加し、アイコンを表示させておく

 保存されたページは、元のサイトに移動することなく全文を読むことでき、気になる箇所にマーカーを引いたり、コメントを入れたりといったことも可能だ

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クリップしたページにコメントでメモや覚え書きを追加できる

 このほかに、YouTube動画やポッドキャスト、ツイートなどの埋め込みにも対応。ネットで見つけて気になったものをまとめてストックできるので、情報の収集や管理を効率化できる。

◆多機能すぎて持てあます可能性も?

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 ここまでに紹介してきたもの以外にも、Notionにはさまざまな機能が用意されている。しかし、この多機能さが人によっては逆にストレスになってしまう可能性もありそうだ

 アプリなどの細かい設定をいじって使い勝手を向上させていくのが好きなマメなタイプにとっては魅力的なツールだが、「情報は大ざっぱに管理できればいい」という人には、かえって面倒に感じるかもしれない。

 他のノートアプリからNotionへ移行するための環境もまだ十分とはいえない。Evernoteについてはインポートツールが用意されているものの、OneNoteは直接移行することができず、一旦Word形式で書き出したものを取り込まなくてはならないため手間がかかる。

 また、Apple純正の「メモ」アプリからの移行もツールは用意されていないので、地道にコピペする等の方法をとるしかなさそうだ。このあたりも、使い始めるにあたってのハードルになりそうだ。

 とはいえ、できることの多さ、自由度の高さはとても面白いと感じた。いきなりすべての情報を移行するのが不安なら、まずはWebクリップだけ、日記だけなど、今使っているツールで管理している情報の一部をNotionに移してみるのもよいのではないだろうか。

<TEXT/酒井麻里子>

【酒井麻里子】

スマホやPC、ガジェットといったデジタルアイテムや、ビジネスに役立つアプリ、日用品などに関する記事を執筆。Twitterは@sakaicat

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