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複雑な作業が10秒で完了。「Excel時短テク」たったひとつの機能でできる

bizSPA!フレッシュ / 2022年5月16日 15時46分

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 仕事でエクセルを使ったことがある人なら「ピボットテーブル」という機能があることはなんとなく知っているのではないでしょうか。実はこの機能を使いこなせば、面倒な集計や分析の作業でも、あっという間に片づけられるようになるのです。

エクセル

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 今回は、業務生産性向上やデジタル化推進、リモートワーク化などの案件を手掛ける私が、まだピボットテーブルを使ったことがないという人に向けて「今すぐ使い始めるべき理由」をお伝えします。

◆メリット1:ものによっては10秒で集計作業が完了

「このファイルの1年分の案件別売上データを顧客別で集計してくれるかな」。上司からこんな依頼を受けたら、どのように対処しますか。ピボットテーブルを使わない場合、以下のような方法を取るのではないでしょうか。

【SUM関数を使った集計手順】
1)対象テーブルを選択して「データ」→「並べ替え」で顧客名の列で昇順に並べ替える。
2)顧客名のデータをコピーして他のシートに貼り付ける。
3)貼り付けた顧客名のデータを選択してリボンの「データ」→「重複の削除」で重複データを削除する。
4)重複データを削除した顧客名のデータの横にSUM関数を入れて、対象テーブルの該当顧客名の行にある売上のセルを指定する。
5)この作業を全ての顧客名に対して繰り返し行う。

 データを並べ替え、コピペして、重複を削除して、関数を何度も入力するという大変面倒で時間のかかる作業になりますよね。仮に500件の顧客に対して作業を行うとすると、関数1件の入力につき10秒かかったとすると関数の入力だけで5000秒≒83分、つまり1時間半弱もかかってしまいます

 なお「SUMIF関数」を使えば並べ替えや関数入力の手間は減りますが、それでも重複の削除などの手間は残ります。

◆圧倒的な時短で上司も驚くはず

ピボットテーブル

1年分の案件別売上イメージを顧客別で集計

 では、ピボットテーブルを使った場合にはどのような手順になるのでしょうか。

【ピボットテーブルを使った集計手順】
1)対象テーブルを選択してリボンの「挿入」→「ピボットテーブル」→「テーブルまたは範囲から」→「OK」でピボットテーブルを作成する。
2)「ピボットテーブルのフィールド」で「顧客名」を「行」に、「売上」を「値」にドラッグアンドドロップする。

 たったこれだけで顧客別の売上データの集計は完了です(※もし「値」に「個数」と表示されていたら「値フィールドの設定」で「値フィールドの集計」を「合計」に変更する必要があります)

 実際にやってみるとわかりますが、ピボットテーブルでは操作に慣れれば10秒ほどで集計が完了します。上司からデータ集計の依頼を受けてから10秒後に「できました!」と報告することのインパクトは計り知れないのではないでしょうか。

◆メリット2:集計方法やレイアウトを柔軟に変更できる

「さっき出してもらった顧客別の売上高の集計結果なんだけど、今度は支社別&月別で集計し直してもらえるかな」

 先ほど集計結果を出したばかりなのに、今度はそれを「大幅に変えた集計結果を見せてほしい」と上司から言われたらどうでしょうか。しかも今度は支社別&月別で見せなくてはならず、より複雑……。この作業をピボットテーブルなしでやってみると次のようになるでしょう。

ピボットテーブル

1年分の案件別売上イメージを支社別&月別で集計

【SUM関数を使った再集計手順】
1)対象テーブルを選択して「データ」→「並べ替え」で支社名と日付の列で昇順に並べ替える。
2)支社名のデータをコピーして他のシートに貼り付ける。
3)貼り付けた支社名のデータを選択してリボンの「データ」→「重複の削除」で重複データを削除する。
4)重複データを削除した顧客名のデータの横に、例えば「2021/1」と入力して、そのセルの右下に表示される「+」を右方向にドラッグアンドドロップして対象月を入力する。
5)顧客名と月の交わるセルにSUM関数を入れて、対象テーブルの該当顧客名・該当月の行にある売上のセルを指定する。これをひたすら繰り返す。

◆莫大な手間がかかり、ミスする可能性大

 この作業は支社の数と集計対象の月数によっては莫大な手間がかかってしまう上に、SUM関数内の指定範囲に誤りがあっても発見するのは困難です

 仮に対象の支社が100件、対象月が12か月であれば関数1件の入力につき10秒かかったとすると関数の入力だけで12000秒=200分、つまり3時間半近くもかかってしまいます。しかも関数で指定する範囲を誤ると集計結果が誤ってしまいます。この例では1200回も関数を入力することになるので、どこかで入力をミスすることは十分に考えられます

◆まさにローリスクハイリターン

 翻ってピボットテーブルではどのような手順になるか見てみましょう。

【ピボットテーブルを使った再集計手順】
1)さきほど作ったピボットテーブルの「ピボットテーブルのフィールド」で「行」から「顧客名」を外し、替わりに「支社名」を入れ、「列」に「日付」を入れる。
2)出来上がったピボットテーブルの「日付」が入っているセルを選択して右クリックし、「グループ化」から「月」のみを選択してOKを押す。

 たったこれだけの作業です。しかもSUM関数を入れる場合と違って、「対象範囲を誤って集計結果が誤る」リスクは皆無です。操作に慣れていれば、30秒もあれば余裕で作業完了できます。

 SUM関数を駆使してやっとの思いで集計するのに3時間半近くもかかるのに対してピボットテーブルではたったの30秒。しかも関数では集計ミスのリスクが高いのに対してピボットテーブルではゼロ。どう考えてもピボットテーブルを使わない手はありませんね

◆メリット3:元データの変更を瞬時に反映できる

上司を嫌がるビジネスウーマン

「支社別&顧客別で集計してもらった売上データ、何か所か誤りがあったので修正したのだけど、こちらのデータに差し替えて再度集計し直してもらえないかな」

 さあ、今度は「データにミスがあったからこっちのデータに差し替えてください」という依頼です。ここまで一貫してSUM関数を駆使して集計してきた人なら「冗談はやめてくれ」と泣きたくなることでしょう。それでは、この作業をピボットテーブルなしでやってみるとどうなるでしょうか。

【SUM関数を使った修正手順】
1)集計元データを新しいものにコピー&ペーストで差し替える。
2)先ほどの【SUM関数を使った再集計手順】の1~5を再度行う。

 つまり、実質的に「最初からやり直す」ということになってしまいます。その理由は、元データの支社名や行数などの変更が含まれていた場合に、そもそも支社名のリストを作り直したり、関数に含める元データの取得範囲を全て見直したりする必要が発生するからです

 それを1つずつ検証して修正するよりは、まだ1から作り直した方が信頼性の高い集計結果を得られるはずです。もちろん、先ほどの例と同様に3時間半ほど追加でかかることになります

◆たったの10秒で完了。しかも正確

パソコン

【ピボットテーブルを使った修正手順】
1)集計元データを新しいものにコピー&ペーストで差し替える。
2)ピボットテーブルの中にカーソルを合わせた状態で右クリックして、「更新」を押す。

 たったこれだけです。コピー&ペーストと併せて、誰でも10秒もあれば完了できるでしょう。3時間半かかる作業がたったの10秒で完了し、しかも正確。これなら上司から再び元データの修正依頼が来たとしてもイライラすることなく余裕で対応することができますね

=====

 データの集計作業を行うのであればスピード、労力、正確性、それに柔軟性のいずれの観点から見てもピボットテーブルを使用しない手はないと言えるでしょう。仕組みに慣れるまでは操作方法が難しいと感じるかもしれませんが、いったん慣れてしまえばこんなに便利なツールはありません。ぜひ辛抱強く使ってみてください。

<TEXT/株式会社ビジネスウォリアーズ代表取締役 相原秀哉>

【相原秀哉】

㈱ビジネスウォリアーズ 代表取締役。企業の生産性を上げる業務改革/働き方改革コンサルティングと課題解決スキルを教える研修、教育サービスを手掛ける。仕事と育児の両方にフルコミットしている https://bw-s.co.jp/

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