1. トップ
  2. 新着ニュース
  3. 社会
  4. 社会

「しまった、添付ファイルを忘れてた…」メールの誤送信を防ぐ、プロが教える3つの“ちょっとしたコツ”

文春オンライン / 2021年7月12日 11時0分

写真

©️iStock.com

 どうしてもメールの誤送信を繰り返してしまう……。発達障害を持つ人も持たない人も、経験したことがあるミスなのではないでしょうか。

『  ちょっとしたことでうまくいく 発達障害の人が上手に働くための本 』(翔泳社)より、発達障害支援のプロが教える、メールの誤送信を未然に防ぐ3つの「ちょっとしたコツ」を抜粋します。

◆ ◆ ◆

事例―「何度もメールを誤送信してしまう」

宛先間違いに、敬称・添付ファイルの付け忘れ。メールのミスを頻発してしまう

 お客様へのメールを打ち終わって、送信ボタンを押した瞬間に「様」の付け忘れに気づいた。慌ててももはや手遅れ。メールはすでに送信済み。仕方なく、すぐにお詫びのメールを書いて送信。

 しばらくすると、先方から返事のメールが。

「それはいいんですけど、添付ファイルがないようです」。

 またもやお詫びメールの作成開始……。

 この前は宛先を間違えて部長に同僚向けのタメ口のメールを送ってしまったし、自分はメールのミスが多過ぎる。

原因―なぜ何度もメールを誤送信してしまうのか?

ミスに気づかない不注意と、反射的に送信ボタンを押してしまう癖

 宛先間違い、添付ファイルの付け忘れ、文面のミス。「よくあるミス」 も、ADHDの不注意が関わるとその確率が跳ね上がってしまう。

 メールを書き終わったら反射的に送信ボタンを押してしまうところは、衝動性も関係してくるかもしれない。

 書き終わった文面を見直しながらもマウスカーソルが送信ボタンに向かってしまうため、事例のように送信ボタンを押した瞬間にミスに気づいて、「あっ!」となってしまうことも多い。

 これはADHDだけでなくASDを持つ人にも多いのだが、頭の中で「メールを書く→送信ボタンを押す」の手順ができ上がってしまっているため、半ば自動的に手が動いてしまう。見直し忘れや、添付ファイル忘れが出るのもこの点が大きい。

解決法1― メール作成の手順は、添付→件名→文面→宛先で

 添付忘れや見直し忘れの原因は、メール文面を書き終わったら反射的に送信ボタンを押してしまう癖がついてしまっていることにある。そこでメール作成の手順を変えることが、まず取り掛かるべき点となる。

 新しいメールを書くときには宛先・件名・本文などを入力し、必要なら添付ファイルをつけて送信を行う。それぞれの入力やファイルの添付を、自分はどういう順番で行っているかをまず確認してみよう

 もし宛先から入力しているのであれば、それは最もミスを引き起こしやすい順番だ。

 宛先を入れているということは、あとは他の項目がどうあれ送信できてしまう状態になる。メールソフトによっては件名や文面が空白なら注意が出ることもあるが、内容のチェックまではしてくれない。

 ミスを出しにくくするには、宛先を最後に入力するのがベストだ

 具体的には、下記の順番でメールを作成していく。

 宛先を入力するまではメールを送ることはできないので、本文を書いたあと誤って反射的に送信ボタンを押してしまっても送信されることはない。

 本文を書いたあと、件名・宛先と入れている間に冷静になることができ、文面などのミスに気づく機会も増やすことができる。

誤送信を防ぐためのメール作成の手順

1.(必要なら)ファイルを添付する
2.本文を入力する
3.件名を入力する ​
4.宛先・CC・BCCを入力する

解決法2―設定を変更して送信ボタンを押してからでも取消しができるようにする

 メールのミスは、送信後に気づくことが多い。せめて送信直後に気づいたものくらい取り消すことができたら……そう思ったことも、少なくはないのではないだろうか。

 設定によって、送信ボタンを押したあとに少しの猶予時間を作ることが可能だ。

 たとえばGメールでは、送信直後であれば取消しができる機能が実装されている。設定方法は、次ページの通りだ。

 この設定をすると、送ろうとしたメールは、「下書き」に入っている。内容を見直して、必要な部分を修正してから送り直せば良い。

Gmailで送信直後に送信を取り消す手順

1. Gmailのメニューから右上の歯車のマーク❶→設定❷をクリック

2.  設定メニューの「全般」からスクロールさせて「送信取り消し」を探し、「送信取り消し機能を有効にする」のチェックボックスにチェックを入れる

memo

「取り消せる時間」は最長30秒まで設定できる。これは30秒に設定しておくのが良いだろう。

3. 「全般」メニューを一番下までスクロールさせ、「変更を保存」をクリックして設定は終了。この設定をしておくと、メールの送信ボタンを押したあと画面上部に「メッセージを送信しました 取消」という情報が表示される。このとき、「取消」の部分をクリックするとメール送信が取り消される。

解決法3―「RightInboxforGmail」での予約送信を利用する

 Gメールで設定できる送信取消しの時間は、最長30秒。もう少し余裕が欲しい人もいるだろう。「RightInboxforGmail」 というChromeブラウザー専用のアドインを使えば、これが実現できる。使い方は以下の通り。

 「RightInboxforGmail」にはこのほか、送信予約時間が近づいたり送信相手からの返信がない際に通知をしてくれたりする「RemindMe」、決まった時間や曜日などに定期的に同じメールを送信してくれる「Recurring」など、発達障害の人にとって非常に便利な機能が装備されている。

 残念なのは、無料版だと月10通という制限があることだ。試してみて合うようなら、有料版にアップグレードするのが良いだろう。

「Right Inbox for Gmail」の使い方

1. Chromeで次のURLを入力、あるいは「Right Inbox」で検索する。
https://chrome.google.com/webstore/detail/right-inbox-for-gmail/mflnemhkomgploogccdmcloekbloobgb

2. Right Inbox for Gmailの配布ページが開いたら、「CHROMEに追加」をクリックしてインストールする。

3. Right Inbox for Gmailをインストールしてから同じChromeブラウザーでGmailを開くと、はじめに課金設定が表示される。とりあえずは、無料版を選択する(「Limited」の下の「Select」をクリック)

4. 送信メールの作成を行うと、作成画面に「Send Later」「RemindMe」などのメニューが追加されている。メールを作成したあと、「送信」ボタンをクリックする代わりに「Send Later」をクリックすることで、そのメールをいつ送るかの設定が可能になる。急ぎのメールでなければ、1 時間後(「in 1 hour」)に設定しておけば、十分にあとから見直しができる。

5. 予約したメールは「下書き」に入っている。確認したあと、1 時間後を待たずにすぐに送りたい場合は、メールを開いて「Send Now」をクリックすれば即送信される。逆に一旦予約を解除したいのであれば、もう一度「Send Later」をクリックして「Cancel Scheduled Email」をクリックする。

 対策

 ○ メール作成の手順は、宛先を最後にする

 ○ 送信設定の変更で、とっさの場合にやり直せる環境にする

※発達障害の人が上手に働くためのコツは、  ちょっとしたことでうまくいく 発達障害の人が上手に働くための本 で全文読むことができます。

「昨日の夜まで覚えてたのに…」うっかり忘れものを防ぐ、プロが教える3つの“ちょっとしたコツ” へ続く

(對馬 陽一郎)

この記事に関連するニュース

トピックスRSS

ランキング