営業事務で内定を取りたい就活生必見!適性や資格は?仕事内容も紹介

キャリマガ / 2019年4月8日 11時25分

写真

一般事務や貿易事務など、企業によってさまざまな仕事がある事務系職種。その中でも、営業事務とはどんな職種なのでしょうか。具体的なお仕事シーンや求められる適性、有利な資格、内定獲得のコツなどを紹介します。

就活生の疑問を解決!営業事務ってどんな仕事?

営業事務とは、営業部門の専任となり事務作業を担う職種です。営業担当者が法人・個人などの顧客に対し提案活動やサービス提供を行う際に、事務作業や調整業務でサポートすることで、より円滑で効率的な営業部門運営を行うことが求められます。

営業事務の仕事例

・見積書や納品書、請求書の発行
・受発注データなどの入力・管理
・売掛金などの管理
・顧客とのコミュニケーション(メール・電話・来客対応など)
・提案資料などの作成

ただし、同じ営業事務と言っても、企業によって扱う製品やサービスが異なるため、仕事内容は大きく変わる場合があります。例えば、法人を中心に商品を提供している企業であれば、顧客と密な関係性を築き、顧客ごとの独自契約や対応が行っているという場合もあります。営業事務であっても顧客の業界の動向をチェックしたり、相手のニーズに合わせた臨機応変な電話対応が求められるかもしれません。

もしくは、海外の個人顧客向けのサービスを提供している会社の場合、英語でのメール対応などが求められるケースもあります。また、営業事務と言ってもサポートだけではなく分かりやすい提案資料作りや企画性を期待する企業も存在します。企業によって業務が変わることもあるため、選考時には仕事内容をよく確認しましょう。

このように一口で語れないのが「営業事務」です。一般事務や営業アシスタントとの違いを気にする就活生も多いですが、どれも企業が自社内の呼び名としてつけた職種のため、実際は「営業サポートを中心に行う一般事務」「提案資料などの企画業務中心の営業アシスタント」など、営業事務とほぼ同等の仕事を行う場合も。職種名称にとらわれず、きちんと企業の説明を聞くことが重要です。

▽営業事務で内定を取りたいと考えている人必読!クチコミをチェック!
営業事務の仕事のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

営業事務で求められる適性や必要スキルは?

では、営業事務の仕事には、どのような人が向いているのでしょうか。求められる能力や適性について解説します。

求められる能力例

・PCの基本スキル(タイピングなど)
・PCソフトのスキル(ワード・エクセル・パワーポイントなど)
・ビジネスコミュニケーション(電話・メール・来客対応など)
・語学力

求められる適性例

・コミュニケーションスキル・調整力
・ミスなく遂行する力
・全体を見渡し、臨機応変に対応する力
・自分の頭で考える力
・行動力・改善力
・ストレス耐性

先述の「営業事務の仕事」でもお伝えしましたが、同じ営業事務でも企業によって業務内容は異なります。そのため、必要とされる能力や適性も企業によってさまざま。データ入力中心の企業であれば、PCのタイピングスピードや、ミスなく業務を遂行する力が求められるでしょう。逆に、顧客との電話対応がメインの作業であれば、コミュニケーション力が重要視されます。

ただし、新卒採用時に比較的多くの企業で見られるのは「能力」よりは「適性」です。PCソフトのスキルやビジネスコミュニケーションは研修などで教えられますが、人間性や価値観・考え方は一朝一夕に身につきません。そのため「社員とうまくやっていけそうな人か」「多様な作業を任せられる柔軟性があるか」といった適性を面接で確認されることが多いです。企業ごとにどんな人物像が求められるのか確認しましょう。

就活中に実践したい!営業事務で内定を獲得するコツ

前の章で「新卒選考時には『能力』より『適性』が見られることが多い」とお話しましたが、能力があるに越したことはありません。事務職は希望者に対して門戸が狭いことが多いため、即戦力としてアピールできる能力があれば他の応募者と差をつけることができます。以下の能力がある方は、エントリーシートや面接で積極的にアピールしましょう。

アピールできる項目

1.ビジネスマナーが習得できている

「清潔な身だしなみ」「社屋に入る際にはコートを脱ぐ」「受付ではきはきと話す」「面接会場に入る際はノックをし、勧められてから着席する」といった基本的なビジネスマナーは押さえておきましょう。本やネットで簡単に調べられます。

2.敬語が正しく使える

知ってはいても、面接時にスムーズに尊敬語・謙譲語・丁寧語が出てこないことは多いです。何度も面接の練習をし、すらすらと敬語が出てくるように慣れることが大事です。

3.PCの基本操作をマスターしている

使用できるソフト(ワード・エクセルなど)は履歴書に書いておきましょう。また、入力のみならずエクセルのマクロが使える、パワーポイントに長けているなどがあればアピールポイントとなります。また業界によってはCADなども加点となるでしょう。

4.周囲の人への気遣いができる

集団面接時やグループワークで他の学生の回答を聞いているか、面接時に面接官の質問に自分ばかり長く話していないかなどをチェックされています。周囲を広く見ることを心掛けましょう。

営業事務での内定獲得に有利な資格とは

事務職は倍率が高い人気職種です。そのため、特にエントリーシートでの「足切り」が行われてしまうことも多く、まず書類選考を通過することが第一の関門となります。ここでは、持っておくと有利な資格をご紹介します。

日商PC検定

https://www.kentei.ne.jp/pc
ワード、エクセル、パワーポイントの技能やビジネス文書の作成能力に関する資格です。各ソフトの操作スピードや、用途に応じた表やグラフがエクセルで作成できるか、見やすく適切なプレゼン資料をパワーポイントで作成できるかといったことが問われます。資格にはベーシック・3級・2級・1級が存在しますが、学生であればベーシックか3級レベルの取得が一般的です。

秘書技能検定

https://jitsumu-kentei.jp/HS/index
ビジネスマナーやビジネスコミュニケーション力、臨機応変な判断力に関する試験です。多様な人間関係を築く上での振る舞いを審査されます。3級から1級まで存在し、学生であれば2級を取得するケースが多いでしょう。

日商簿記検定

https://www.kentei.ne.jp/bookkeeping
企業のお金の流れや帳簿に関する検定です。財務諸表の構成や取引、勘定、決算などについて学ぶ必要があり、やや難易度が高い検定です。経理や会計職志望でなければ、3級を取る学生が多いでしょう。

資料作成メインの職場であれば日商PC検定、顧客コミュニケーションが多い場合は秘書検定が特に加点となる可能性が高いでしょう。

営業事務を目指す就活生必見!志望動機の書き方【例文あり】

営業事務職の志望動機として差をつけられる書き方のポイントを解説します。

盛り込みたい内容

・営業事務職を希望する明確な理由

なぜこの仕事がしたいのか、自分のこれまでの人生でそう考えるようになった出来事を具体的に説明することで説得力が生まれます。

・営業事務職として考えるキャリアプラン

ただ言われた仕事をこなすだけではなく、どのようにスキルアップし企業の役に立ちたいのか、キャリアプランを明確にしましょう。将来設計が明確であるほど、営業事務職への思いが伝わります。

・営業事務で生かせる自分の長所

なぜ自分が向いているのか、これまでのサークル活動やアルバイトなどを例に出してアピールしましょう。取得している資格などがあればそれも加点となります。

・志望時点では不足しているスキルや能力を補う姿勢・考え方

学生なので、欠けているスキルがあるのは当然です。むしろ自分に足りないものを把握できている客観性は評価対象となりますので、入社前後でどのようにスキルを身につけていくかプランを伝えましょう。

志望動機の例文

「裏方」としてチームで成果を出すことが私の強みであり、またやりがいを感じる瞬間です。大学のゼミでは地域活性をテーマに研究してきたのですが、リーダータイプやアイデアマンであるゼミ仲間を支えながら私は「足りない資料を準備する」「スケジュールを調整して皆が動きやすいようにする」といったポジションで皆の役に立つことを心掛けてきました。

企業においても、営業という花形がいいゴールを決めるには、優れた裏方が必要だと思います。御社の○○製品の知識や、PC能力やビジネスコミュニケーション力などまだ足りないものは多いですが、チームの一員として成果を出せる良い裏方になり、いつかは「あなたが居ないと回らない」と言われるような存在になりたいと思っています。

営業事務を目指して就活するなら早めに準備を始めよう!

営業事務のアピールポイントとなる「能力」「適性」はすぐに身につくものではありません。例えば検定試験を受けるのであれば、実施している時期をチェックしその前に勉強するなどスケジュール管理が必要となります。また、サポート役としてサークルやアルバイトで実績を積む時間も必要でしょう。早めの準備が大事です。

関連リンク

営業事務の仕事のクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

著者:おくいはつね

2006年より人材系企業にて、中途採用営業、営業支援、新規事業を経験。その後、東証一部上場企業などの採用コンサルティングや組織開発、研修プログラム開発、新卒採用ツール企画制作などに携わる。慶應大学などの教育機関でキャリア開発ワークショップを実施。また人材育成領域の事業立ち上げやマーケティングも行っている。

この記事に関連するニュース

トピックスRSS

ランキング