【例文あり】就活生なら知っておきたい電話マナーの基本とは

キャリマガ / 2019年4月2日 11時0分

写真

本格的に就活を始めると、企業の採用担当者やOB・OGなどと電話でのやり取りが急増しますが、どのように対応すればいいのでしょうか?今回は、就活生が知っておきたい基本的な電話マナーについて例文とともにご紹介します。

【就活での電話マナー】電話の前に準備すること

採用担当者にしてもOB・OGにしても、電話をかける前にいつくか準備しておく必要があります。

電話の前に準備すること

用件を整理しておく

簡潔に相手に用件を伝えられるように、あらかじめ内容を整理しておきましょう。メールのように時間をかけて文章を書き上げたり書き直したりできませんので、用件を箇条書きにするなどして伝達漏れを防ぐようにすることが重要です。また、メモをとれるように準備しておくことも忘れずに!

時間帯

事故や何らかのトラブルで面接に遅れるなど緊急の場合を除き、始業や終業の時間帯に電話かかけるのは避けるようにしましょう。始業や終業の時間帯は業務が忙しくて対応してもらえないことがあるうえ、業務を妨害することになるからです。始業後の1時間と就業前の1時間を避けた午前10時から午後4時の間がベスト。ただし、昼休みを挟んだ11時半から1時半の時間帯も避けた方がいいでしょう。また、週が始まったばかりの月曜日や、週の終わりの金曜日も急ぎでなければ控えた方が無難です。

場所

なるべく室内の静かな場所で、落ち着いて話せる環境が望ましいでしょう。また、電波の切れにくい場所を選ぶことも大切です。

▽電話は緊張しますよね
選考の電話待ちが耐えられないのクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

【就活での電話マナー】電話口で名乗り簡単な用件を伝える

電話をかけた場合

準備が整ったら電話をかけます。まず、電話口に出た人に名乗りましょう。

<例1>

「〇〇大学の〇〇と申します」

名乗る前に「お忙しいところ恐れ入ります」「お忙しいところ失礼いたします」などと付け加えるとより丁寧です。企業に電話をするのは就活生だけではありませんから、事前に電話をする相手がわかっていない場合は、名乗ったあとに簡単に用件を伝えるようにしましょう。相手の部署や名前がわかっている場合は例2のように確認します。簡単に用件を伝える場合は例3を参考にしてください。

<例2>

「○○部の○○様におつなぎいただけますでしょうか?」
「○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」
「面接の日程の件でご担当の〇〇様におつなぎいただきたいのですがお願いできますでしょうか?」
「面接の日程の件で連絡いたしました。ご担当の〇〇様はお手すきでしょうか?」

<例3>

「2次面接の日程の調整が可能かどうか確認したく連絡いたしました。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」
「説明会の予約をしたく連絡いたしました。人事部へおつなぎいただけますでしょうか?」

【就活での電話マナー】担当者に電話をつないでもらえた場合

次に、担当者に電話をつないでもらえた場合の対応について解説します。

電話をつないでもらえた場合の流れ

担当者に電話をつないでもらえたら、もう一度名乗り、簡単に用件を伝えましょう。そのあと、今電話で話す時間があるかどうかを確認します。話す時間があるようなら、用件を詳しく話し、最後に時間を割いてもらったことへのお礼を述べましょう。

挨拶と名乗り→今電話をする時間があるかどうかの確認→用件→時間を割いてもらったことへのお礼

また、相手が伝えてくれた内容は、復唱して再確認するようにしましょう。

電話をつないでもらえた場合の会話例

担当者:「お電話かわりました。担当の○○です」
就活生:「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。面接の日程の件で連絡いたしました。○○様、今、お時間よろしいでしょうか?」
担当者:「はい、大丈夫ですよ」
就活生:「実は、ご提示いただいた2次面接が大学の試験と重なってしまったため、日程の調整が可能かどうか確認したく連絡した次第です。卒業単位に直結する大切な試験で調整が不可能なため、大変申し訳ありませんが、面接日程を変更していただけませんでしょうか?」
担当者:「そうですか…。では、4月20日水曜日の16時はどうですか?」
就活生:「はい、4月20日水曜日の16時でお願いいたします。お忙しいところありがとうございました。では、4月20日水曜日16時に伺います。失礼いたします」

【就活での電話マナー】担当者不在の場合

担当者が常に在席しているとは限りませんので、不在の場合の対応についてもご紹介します。

担当者が不在の場合

担当者が不在のときには、戻り時間を確認して自分の方からかけ直すのがマナーです。「折り返し電話します」と言われた場合、電話番号を尋ねられたら素直に従って教えるようにしましょう。都合の悪い時間帯などがあれば、併せて伝えておく方がスムーズです。しかし、伝達がうまくいかなかったり、担当者が忙しくてなかなか折り返しの電話がもらえなかったりすることもあるため、「こちらからも再度連絡してみます」と伝えておくといいでしょう。

担当者が不在の場合の例文&会話例

<例1:戻り時間の確認>

「何時ごろお戻りになりますでしょうか?」
「何時ごろお戻りの予定か、おわかりでしょうか?」

<例2:電話番号を聞かれた場合>

「080-1111-11111です。18時からアルバイトが入っているため、それまでにお電話いただければ幸いです」
「080-1111-11111です。18時からアルバイトが入っているため、こちらからも再度連絡してみます」

<会話例>

企業:「○○は只今、外出しております。戻り次第折り返しましょうか?」
就活生:「いえ、こちらからかけ直します。何時ごろお戻りの予定か、おわかりになりますでしょうか?」
企業:「15時帰社の予定です」
就活生:「15時ですね、わかりました。そのころ改めてこちらからお電話いたします。お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします」

【就活での電話マナー】電話をする際の注意点

最後に、就活で企業に電話をする際の注意点をご紹介します。失礼のないよう、しっかり注意点を押さえておきましょう。

企業に電話をする際の注意点

相手に敬意を払う

電話で採用の合否が決まるわけではありませんが、仕事中に時間を割いてもらっているということを忘れず、相手に対して敬意を払うことが大切です。

電話をかける前に練習する

企業へ電話することに慣れていない場合は、事前に何度か練習したり、他者に聞いてもらったりして、変な癖や無駄がないかを確認しておくといいでしょう。

最後にお礼を伝える

電話を終える前に、必ず時間をとってもらったことに対するお礼の言葉を述べましょう。

電話は先に切らない

用件が済み、「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします」とお礼を伝えた後、相手より先に電話を切るのは失礼にあたります。必ず、相手が切るまで待ってから、自分も切るようにしましょう。

話し方や言葉遣いにも注意

ハキハキと簡潔に話す

電話での会話は顔が見えないこともあり誤解が生じやすいため、ハキハキと簡潔に話すことが大切です。何を言っているのかわからないような話し方では、マイナスイメージを与えかねません。

「え?」「何?」「はい?」はNG

相手の声が聞き取りにくいとき、「え?」「何?」「はい?」はNGです。「申し訳ありません。電波の状況が悪く途切れてしまったので、もう一度ご説明願えますでしょうか?」などと聞き返すようにしましょう。

就活での電話はマナーを押さえて簡潔に

電話マナーは社会人になっても必要なスキル。就活中から少しずつ身につけておくことが重要です。就活で企業に電話をする際には、仕事中に相手の時間を割いてもらっているという意識を持ち、マナーを押さえてしっかり準備をしたうえで簡潔に話すようにしましょう。

関連リンク

選考の電話待ちが耐えられないのクチコミ・掲示板 - みん就(みんなの就職活動日記)

著者:reisuke

人材派遣会社で数年間コーディネーターとして従事し、その後海外へ。現在は、ライター・翻訳者・日本語教師という3つの顔を持つ。政治・経済・教育を中心に幅広いジャンルで執筆中。

この記事に関連するニュース

トピックスRSS

ランキング