自分の人格をも創ってしまうコワ~い「メール」 正しい書き方って?

ダ・ヴィンチニュース / 2013年6月9日 7時20分

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『和田裕美の性格がよくなるメールの書き方―知らないうちに相手をカチンとさせていませんか?―』(和田裕美/光文社)

 仕事でメールを送るとき、よく添付ファイルを忘れてしまう。そんなとき、相手から

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「添付ファイルが付いていないのですが…」
「添付はどこにあるのでしょう?」

 などと返信が来ると、自分が悪いのにもかかわらず、ちょっとイラッとすることがある。「…」に入る言葉を、いろいろと想像してしまうし、こちらが忘れたとわかりきっているはずなのに「どこにあるのでしょう?」なんて、嫌味にしか聞こえない。

 相手に他意はないのはわかっていても、こんな風にネガティブに捉えてしまった経験はないだろうか? もちろん、自分だって相手に不快な思いをさせている可能性もあるのだ。だが、こうしたメールは、実際に受け取らないとなかなかそれに気づくことができない。

 そんなときに備えて、読んでおきたいのが『和田裕美の性格がよくなるメールの書き方―知らないうちに相手をカチンとさせていませんか?―』(和田裕美/光文社)。著者の和田裕美さん本人や知人が受け取った「なんだか残念…」なメールをもとに、「どうすれば良くなるか?」をわかりやすく紹介した1冊だ。

 書籍の中で、人から嫌われる文章の特徴として、「自分の都合ばかり」「捨てゼリフ系」「事務的すぎる」などを挙げている。最初に挙げたメール文例は、「ちょっとバカにしている」といったところだろうか。この程度のことで怒るようなことはないけれど、送ってきた相手に良い印象は持たないのは確かだ。選んだ言葉によって、相手に「この人は冷たい人だな」などという余計なイメージを植え付けてしまうのだから、怖いものである。

 同書では、自分と相手の「立ち位置」を意識しながら書く「ポジション・ライティング」や文章に“共感”を入れることで相手に距離の近さを感じさせる「シンパシー・ライティング」など、8つのメールの基本を解説している。例に挙げられているのはビジネスメールばかりではなく、“結婚相談所に登録した女性が受け取った男性からのメール”や、“ネットショップで洋服サイズの在庫を問い合わせたときに、お店から受け取ったメール”など、身近なものも。相手にどんな印象を与えているのかチェックしながら読めるので、すぐに取り入れられそうだ。

 それでも相手の反応をあれこれ考えすぎて、メールを書くのに時間がかかってしまう…という人もいるのでは? そんな人には、メールで仕事の効率化を図ることができる『ちょっとの工夫で仕事がぐんぐんはかどるビジネスメール術―仕事ができる人がやっている43のルール』(平野友朗/主婦の友社)がオススメ。

 こちらには、CCやBCCの意味、件名や署名の書き方、メールの構成の仕方など、仕事をするうえで今さら人には聞けないビジネスメールの基本的なルールが網羅されている。型に当てはめられるようになれば時間短縮につながり、さらに相手が自分の思う通りの返信をしてくれるようになる。つまり、仕事力が上がるというわけだ。他にも、まわりくどくなってしまう敬語の言い換え方や、冷たい印象を和らげるクッション言葉といったちょっとしたコツも記載されているので、会社のデスクに置いておけば、困ったときに役立つだろう。

 メールはもはや、なくてはならないコミュニケーションツール。より円満な関係を築くためにも、もう一度アナタの文章を見直してみては?

文=廣野順子(Office Ti+)
(ダ・ヴィンチ電子ナビより)

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