片づけの美学173 家の書類の仕分け｜デジタルと紙、どっちもあるので混乱中！

家の書類が必要な時に見つけられなくて、困った経験はありませんか？ 支払い関係や参加申込、子ども関連のお知らせなど、多岐にわたる書類が日常生活であふれています。近ごろはデジタル化で紙ベースの書類は減って「管理が楽になった」というご家庭も増えています。   一方、紙の書類が減り、新たな難題にお困りな場合も。例えば、「お知らせがメール・アプリと、発信元からどのツールで連絡が来たのか忘れた」「紙で連絡きたのか、デジタルできたのか忘れた」などの事例があります。紙とデジタルの両方の管理が必要になり、家の書類管理が複雑になったと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。   現代ならではの家庭での書類の管理方法をご紹介します。

届くツールを把握することが、はじめのステップ

あなたの手元に届く書類はどんな形が多いでしょう。これはライフスタイルや家族構成でずいぶん変わってきます。
 
引き続き紙がほとんど、という方もいるでしょうし、メール・アプリばかり届くという方も多いと思います。子育て中の方なら、子どもの所属先ごとにアプリやツールが違うこともあります。
 
いったん情報を整理すると、「スマホの管理だけで家の書類管理は済みそう」など、傾向がつかめると思います。まだまだ「紙が中心」という方はモノとしての書類管理をがんばりましょう。
 

紙で届いた書類の場合【届いた時】

紙の書類の仕分けは、「手元に来た時にすぐ対応」これに勝るものはありません。振込用紙ならすぐに振り込み、子どもの持ち物のお知らせならすぐにバッグへ、などです。
 
しかし、忙しい時もあるし、そんな気分ではない時もありますよね。そんな時のために、届いた書類やお知らせを「無意識レベルで入れておく場所」が必要になります。
 
「必要そうな書類を入れるホーム」を用意しましょう。その時、明らかに必要のないゴミの書類は抜き取ることをお忘れなく。少しでも必要そうなら書類ホームに入れておきましょう。書類ホームは、ファイルボックスやクリアファイルなど、ご自宅に置きやすいサイズのモノでOKです。
 

紙で届いた書類の場合【ホームでの管理】

書類ホームに入れる紙には、「未来のモノだけを入れる」ことにしましょう。
 
入れる書類は、

・今後必ず使う書類
・もしかしたら使う書類やクーポン、チラシ

など、後日使うことになるモノならなんでもOKです。
 
必ず使う書類と、もしかしたら使う書類を分けて保管すると、「もしかしたら使う書類」はずっと使われずにどんどん量が増えるだけになってしまいます。そのため、両方を1ヶ所で管理します。必ず使う書類を取り出す時に、全体をチェックすることで、不要になった書類を定期的に取り除くことができます。
 
その分、過去の書類や保管すべき書類はこのホームに入れてはいけません。過去のモノは別の場所に移して保管します。過去の書類で保管が必要なモノは、細かく分けて保管しましょう。そのほうが目当ての書類をすぐに見つけることができます。
 

アプリで管理する

お知らせがアプリで届くことが多い場合、通知が届く設定は必須です。可能な場合は、すぐに通知がくる「即時通知」が安心ですね。必ず気づきたいアプリの場合は、ロック画面などの通知表示や着信音が鳴る設定も便利です。
 
アプリで日程や持ち物の連絡が届く場合は、そのままカレンダーアプリに予定を作りましょう。持ち物がある場合、メモ欄に記入しておくと安心です。
 
「アプリへの通知→カレンダー登録」で、お知らせ内容が抜けないような工夫をしましょう。
 
配信元から、お知らせが紙とアプリの両方でくることもありますね。どちらか分からなくなる場合は、カレンダーのメモ欄に「詳細はアプリ」などのメモを残すのも、おすすめです。
 

メールで届いた通知の場合

メールで連絡がくる場合は、アプリと同様にカレンダーで予定を作ります。さらにメールボックス内でフォルダ分けしておくと、連絡の詳細確認が必要になった時に楽に探すことができます。フォルダ分けは、配信元ごとにしておくと確認しやすいですね。
 

書類は処理することが最優先

家の書類は毎日のように増えていきます。ため込むと後から処理するのは、手間と時間がかかります。ルールを作り、「ワンパターンの行動」を続けることが家の書類をさばいていくコツです。
 
手間と時間をかけずに家の書類を処理していきましょう。
 
執筆者：奥野愉加子
美学のある暮らし 代表