「株主名簿」とは？初めての会社設立でもわかる「作り方」と「管理方法」【司法書士が解説】

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会社の設立直後、さまざまな手続きが求められるなかで、見落とされがちなものの一つが「株主名簿の作成」です。株主名簿の意義から具体的な作成方法、注意点までを深く掘り下げ、作成・管理のポイントを見ていきましょう。設立支援実績1,000社以上の加陽麻里布氏（司法書士法人永田町事務所 代表）が解説します。初めて会社を設立する方でも迷わず準備を進められる内容となっています。

株式会社に欠かせない「株主名簿」

株主名簿は、会社の株主に関する情報を記録する法定帳簿で、主に次のような情報が記載されます。

〈株主名簿の主な記載事項〉

・株主の氏名と住所：株主を特定し、連絡を取るための基本情報

・保有株式数：株主がどれだけの株式を保有しているかを明示

・株式の取得日：株主がその株式を取得した日付を記録

この名簿は、株主の権利行使や会社運営に関する意思決定を支える基盤として機能します。株主名簿が整備されていないと、株主総会や配当手続きなどに支障をきたし、法的なトラブルに発展するリスクもあります。

株主名簿が必要とされる理由

●法律で作成が義務づけられているため

日本の会社法（第121条）では、すべての株式会社が株主名簿を作成し、本店に備え置くことが義務づけられています。違反すると、会社運営の法的正当性が損なわれるだけでなく、株主や利害関係人との紛争に発展する可能性があります。

●株主の権利行使をサポートするため

株主総会の招集通知、議決権の行使、配当金の分配など、株主の権利を適切に管理するためには、正確な株主名簿が不可欠です。

●トラブル防止と会社の透明性向上のため

株式譲渡や増資が行われた際、株主名簿が正確でないと、株主間での所有権トラブルや会社との紛争が発生するリスクがあります。正確な記録が会社の透明性を高め、信頼性のある運営を実現します。

〈株主名簿が必要な場面〉

・株主総会の開催：株主の議決権を把握し、適切な株主に招集通知を送付するために必要です。

・配当金の支払い：配当金を支払う際、株主名簿に基づき正確に分配します。

・株式譲渡や売却：株式の所有者が変更された場合、株主名簿を更新することでトラブルを防ぎます。

・株主権利の行使：株主からの権利行使請求に対応するための根拠資料として活用されます。

株主名簿の作成方法

（1）設立時の情報を整理

会社設立時に出資を行った株主（発起人）の情報を収集します。これは、設立登記申請時に提出する「発起人の情報」から確認可能です。

（2）必要事項を記載

次の法定事項等を正確に記載します。

・株主の氏名と住所

・保有株式数

・株式の取得日

（3）名簿の形式を選択

株主名簿は紙媒体または電子媒体で管理できます。電子化することで、情報の検索や更新が容易になり、効率的な運用が可能です。

（4）保管と備え置き

作成した株主名簿は、会社の本店に備え置き、株主や利害関係人が閲覧を請求できるようにしておきます。

株主名簿を管理するときのポイント

●定期的な更新

株主情報が変更された場合、速やかに名簿を更新します。特に次のような場合には、即座に対応することが重要です。

・株式譲渡が行われたとき

・株主の住所変更があったとき

・増資や株式分割による株式数の変動があったとき

●電子化による効率化

専用の株主名簿管理ソフトを導入することで、手作業の負担を軽減し、情報の検索や更新をスムーズに行うことができます。

●個人情報の保護

株主名簿には個人情報が含まれるため、不正利用や漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が必要です。

●閲覧請求への対応

会社法第125条に基づき、株主や利害関係人が名簿の閲覧を請求することができます。この対応が滞ると、信頼を損ねる可能性があるため、準備を整えておきましょう。

株主名簿の作成失敗を防ぐための注意点

●記載ミスや漏れに注意

情報の不備やミスは、株主総会の無効化や法的トラブルの原因となります。記載内容を慎重に確認しましょう。

●株主変更時の即時対応

株式譲渡や株主の住所変更が発生した場合は、速やかに名簿を更新することで記録の正確性を維持します。

●法的トラブルへの備え

株主名簿は、株主間の紛争や株主総会の正当性を証明する重要な証拠となります。不備のないよう厳密に管理してください。

株主名簿の整備で信頼と成長を支える

株主名簿は、会社運営の透明性を高め、株主との関係を円滑にするための基盤となる書類です。適切に作成・管理することで、会社の信頼性を向上させ、長期的な成長を支えることができます。

会社設立直後は、やるべきことが多いなかでも、株主名簿の整備は忘れずに行いましょう。正確な情報の記録と定期的な更新を徹底し、持続可能で健全な会社運営を実現しましょう。

加陽 麻里布

司法書士法人永田町事務所　代表司法書士