作業が格段に速くなる！仕事で使いたいExcelショートカット５選

マウスとキーボードを往復する時間を少しでも省きたい――そんなとき、ショートカットキーを知っているかどうかで仕事の効率に大きく差が出ます。知っていると、マウスでカチカチすることなくキーボードで文章を打つ流れでサクサク操作できるので、とても便利です。

そこで、覚えておくとExcelでの作業効率化に一役買うショートカットキーを5つご紹介しましょう。

①セルの書式設定を一瞬で開く +

Excelを使用して文章や表などを作成する際、セル上を右クリックして出たメニューから「セルの書式設定」を選択しているのではないでしょうか？　「そういえばあれも変更したかったんだ…」などと、書式設定を閉じては開きを繰り返してる人もよく目にします。

これからはそんな手間を省いて、+でセルの書式設定にジャンプしましょう。ただし、テンキーのでは動作しないので要注意です。

 

②素早く行の削除と挿入をする +／+

本来なら、削除／挿入したい行でマウスを右クリックし、挿入／削除をクリックします。それに代わるのが、+／+のショートカット。編集したい行で+／+を押すと、「右方向にシフト」「下方向にシフト」「行全体」「列全体」の小さな選択画面が出るので、いずれかをクリックします。

 

③こまめな保存で惨事をふせぐ+

「保存前にうっかりExcelを閉じてしまった」「パソコンが固まって、作ったデータがパーになった…」など、絶望的な経験をした人は少なくないでしょう。Excel作業時は、せっかく費やした時間を無駄にしないためにも、「自動保存設定」とこまめな+で何度も保存しましょう。

自動保存設定とは、自分で設定した保存間隔でファイルが定期的に保存される機能のことです。最初の設定では、10分間隔に設定されています。

自動保存の間隔を変更するときは、Excel2010ではメニューからをクリックしてを選びます。

Excel2007の場合は、Microsoft Officeボタンをクリックし、のあとをクリックしましょう。

 

④瞬時にオートSUMを実行 ++

会議の資料作りのために数字をまとめたり、表を使って計算をするときなどにSUM関数を使う場面は多々あります。

その際、ホームリボン内の「Σオートサム」を使用する人を多く見かけますが、それ以上に手早く計算を済ませる方法が++です。計算式を挿入したいセルを選択してショートカットを押すだけで、簡単に合算が表示されます。

⑤検索と置換を呼び出す +/

ブック全体から特定のキーワードを検索したい場合や、全角のハイフンをすべて半角に置き換えたい場合に重宝するのが、+/のショートカットです。

マウスでこの機能を使うときは、タブをクリックし、リボン右側にあるを選び、をクリックします。数多くある情報の中から探したいキーワードを瞬時に見つけたり、置き換えたいものをひとつひとつ変更する手間が省けるので、時短にとても役立ちますね。+で置換タブ、+で検索タブの状態で開きます。

 

■番外編　複数のExcelファイルを独立して表示させる方法

複数のExcelファイルを別々のウィンドウで並べて作業をしたいときがあります。しかしExcel2007/2010の場合は、次のExcelを開こうとすると、すでに開いているExcelウィンドウ内に表示され、別ウィンドウでの表示ができません。

このジレンマを解消するには、ひとつ目のExcelを起動後、タスクバーにあるExcelのアイコンを右クリックし、表示されたメニューの下から３番目にあるをクリックします。これでふたつ目のExcelが起動され、別々に作業ができます。

Excel以外にもWordやPowerPointなどOfficeソフトにはさまざまなショートカットキーがあります。今日からショートカットキーを駆使して、”デキるビジネスマン”になりきってみましょう！

 

（取材・文／中川美紗）

なかがわみさ／エディター、ライター

 

編集プロダクション「ゴーズ」に所属。「旅」と「アート」が大好き。日々更新されるITに立ち向かいながら、スマートフォンやwebメディアを中心に記事を執筆中。