iPadの「Numbers」で並び替えや条件付きハイライトを使ってみよう｜iPad Hacks

【iPad Hacks_36】

iPadで表計算ソフトを使った資料作成をしたい場合、無料の「Numbers」アプリを活用できます。

本稿では、Numbersにおける「条件付きハイライト」の利用方法や、印刷関連の設定など、一歩踏み込んだ操作について解説していきたいと思います。

なお、セルに値を入力する操作や、枠線の調整操作、グラフ作成手順などの基本操作は、前回記事にて紹介しました。もし必要があれば、そちらもご参照ください。

※本稿で解説している操作手順については、iPadOS 16.1.1をインストールした端末で、バージョン12.2のNumbersアプリを使った場合を例にしています。使用するバージョンによっては手順詳細が異なることがあります。

 

■行や列を並び替える方法

作成したスプレッドシートの「行（ヨコの並び）」や「列（タテの並び）」を並び替えたい場合には、手動で並び替える方法と、自動で並び替える方法の2つがあることを知っておきましょう。

まず、手動で並び替えるには、列の上端や、行の左端をタップして、セルではなく、その列や行を選択した状態にします。

この状態になったら、タップした部分を再度ドラッグアンドドロップすることで、位置を入れ替えられます。

▲行の左端をタップして、行を選択した状態で、ドラッグし…

▲行を移動させて、好きな場所でドロップ

▲行の場所が変わった

一方、入力した数値が多い場合など、複数の行を整理したい場合には、手動で並び替えていると無駄に時間がかかってしかたありません。その場合には、自動で行を並び替えられる機能を使いましょう（※このようなセルの自動並び替え機能は、総称して「ソート」とも呼ばれます）。

まず、並び替えを行いたいセルを選択して、画面右上の「三」のようなアイコンから「並べ替え」タブを選択します。続いて、「選択した行」にチェックを入れた状態にし、「ルールを追加＋」をタップ。並べ替えの基準になる列を指定しましょう。これで並び替えが完了します。

▲セルを選び、「三」のアイコンから「並べ替え」タブを選択。ここでは「選択した行」にチェックを入れ、「ルールを追加」をタップした

▲ここでは、数字が並んでいるセルの並びを基準に並び替えたいので、「列B」を選択

 

▲セルの並びが整頓された。「表示順序」の欄に「昇順（1、2、3…）」と緑色で書かれている文字をタップすると降順にも切り替えられる

なお、「表示順序」の欄に、基準となる列が加わるので、緑の文字で表示されている「昇順」または「降順」を選べます。ちなみに、設定した表示順序のルールは、横スワイプで削除することが可能です。

 

■条件付きハイライトで重要箇所を見つける

表組みの情報量が大きくなっていくと、必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。そんな場合には、条件を満たすセルの色を変えることで、必要な情報を直観的に見つけやすくなります。

ルールを適用したいセルを選択しておき、画面右上のブラシのアイコンをタップ。「セル」タブにある「条件付きハイライトを追加」を選択し、ルールの種類やルールの値を選びましょう。これで該当するセルの値がハイライトされて表示されるようになります。

例えば、数値が5以上のセルの色が変わるように設定しておくと、該当するセルに色がついて発見しやすくなります。

▲セルを選択し、ブラシアイコンから「セル」タブを選択。「条件付きハイライトを追加」をタップする

▲ここでは「数字」を選び、「…以上」を選んだ

▲具体的な数値として「5」を入力し、スタイルで「レッド塗りつぶし」を選択。これで選択したセルの範囲において、5以上の数値が入力されているセルが、赤で塗りつぶされるようになった

 

■スタイルを選択する

スプレッドシートを作成していると、セル中に入力した数値が何を表すのか、単位などを表示したいことが出てきます。その場合には、「フォーマット」機能を活用しましょう。例えば、「通貨」を選べば、「¥」などの記号が数値に付与された状態になります。

▲ブラシアイコンから「フォーマット」を選び、ここでは「通貨」を選択。選択中のセルに入力されている数値の前に「¥」が付いた

具体的な操作は、フォーマットを変更したいセルを選択した状態で、ブラシのアイコンをタップし、「フォーマット」タブを選択します。ここで、「数値」や「通貨」「割合（％）」「日付と時刻」などのフォーマットを選びましょう。

 

■印刷範囲を指定する

作成したスプレッドシートをプリンタで印刷したい場合には、まず画面左上に表示されるファイル名をタップし、表示されるメニューの一覧から「プリント」をタップします。

続いて、印刷範囲などを調整します。印刷したい向きが異なっている場合には、画面左下の「縦方向」または「横方向」を選んで調整しましょう。また、その横にあるスライダをドラッグして調整することで、印刷するサイズを手動調整できます（デフォルトでは1ページの幅に合うよう調整されています）。なお、自動サイズ調整を再度利用したい場合には、スライダ横にある「自動調整」ボタンをタップすればOKです。

▲左上のファイル名をタップし、表示されたメニューから「プリント」を選択

▲「縦方向」または「横方向」を選び、スライダを調整してサイズを合わせる。「自動調整」をタップするとデフォルト状態に戻る。調整が終わったら「プリント」をタップしよう

最後に印刷を実行します。画面右下にある「プリント」をタップすると「プリントオプション」画面が表示されます。この画面から、使用するプリンタや、印刷部数、用紙サイズなどの設定を確認し、プリントを実行できます。

▲PDFで出力するには、ここで共有メニューを選択。プリンタで印刷したい場合には、対応プリンタと連携した状態で「プリンタ」をタップしよう。同画面で部数なども調整できる

PDFとして出力したい場合には、同画面から共有メニューを起動し、「“ファイル”に保存」などを選択すればOKです（一応、後述する「書き出し」操作からもPDF出力は行えますが、範囲設定などが行えないため、プリント操作の流れでPDF出力するのがおすすめです）。

 

■CSVやExcelで出力するには

Apple製品を利用していない人などにデータを共有する場合、Numbersのファイルのまま共有するとファイルを開けなくて困られることがあります。そんな事態に備えて、CSVやExcelフォーマットで出力する方法も知っておきましょう。

印刷のときと同じく、画面左上に表示されるファイル名をタップします。しかし、今度は「プリント」ではなく、「書き出し」をタップしましょう。ここで「CSV」や「Excel」を選択すればOKです。

▲ファイル名タップから「書き出し」を選択。ここで「Excel」や「CSV」などの出力形式を選択できる

共有メニューが起動したら、適した手段を選択しましょう。例えば、CSVを選択して、Macに対してAirDropで共有を行うと、シートが1つなら単体のCSVファイルとして共有されます。なお、複数のシートがタブで分かれていたりするとCSVファイルを含んだZIPファイルとして共有されます。

＊　　＊　　＊

前回と今回の記事で紹介した機能・操作を一通り試しておけば、きっとシンプルな資料作成ならNumbersを使って問題なく行えることでしょう。

一方、Numbersにはより高度な機能もまだ残っています。次回はそんな機能の例として、「ピボットテーブル」や「フィルタ」機能の使い方を解説する予定です。

>> ［連載］ iPad Hacks

 

＜文／井上 晃＞

井上 晃｜スマートフォンやタブレットを軸に、最新ガジェットやITサービスについて取材。Webメディアや雑誌に、速報、レビュー、コラムなどを寄稿する。Twitter

 

 

 

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