【スマホでExcel】第4回 Googleスプレッドシートを複数人で同時編集する

「Googleスプレッドシート」ではExcelファイルを表示・編集できることを前回お伝えしましたが、さらに便利なのが複数名での編集機能に対応している点です。仕事のプロジェクトを一緒に進めているチーム間で1つのファイルを共有して、同時にシートを編集する方法を覚えましょう。

 

■Excelをほかのユーザーと共有する

まずは共有する側の操作を紹介します。

共有したいファイルを表示したら、画面右上の人型のアイコンをタップします。画面下部に共有メニューが表示されるので、「ほかのユーザーと共同編集」をタップしましょう。Excelファイルの場合は、一旦Googleスプレッドシートとして保存する必要があります。

スプレッドシートが表示されたら、画面右上の人型アイコンをタップし、共有したいユーザーのGoogleアカウントを入力します。

アカウント入力欄の右にある鉛筆のアイコンは、ほかのユーザーに与える権限を表しています。鉛筆のアイコンは編集可、フキダシはコメントは可能だが閲覧のみ、目のアイコンは閲覧のみとなっています。アイコンをタップすると、権限を変更できる仕様です。

ちなみに、共同編集するには、Googleアカウント、つまりGmailのアドレスを入力しなくてはなりません。一般的なメールアドレスでは閲覧のみになるので注意してください。

続いて、任意のメッセージを入力し、画面右上の紙飛行機のアイコンをタップして送信します。これで共有は完了です。

 

■招待されたらスプレッドシートを開こう

続いて、共有された側の操作方法を見ていきます。

ほかのユーザーからスプレッドシートに招待されると、Gmailに「（ファイル名）－編集へのご招待」というメールが届きます。メール内にある「スプレッドシートで開く」をタップして、招待されたシートを確認してみましょう。

先ほど共有されたファイルが「スプレッドシート」アプリで表示されます。「スプレッドシート」アプリから直接開く場合は、画面左上のメニューアイコンをタップし、「共有アイテム」を確認しましょう。

ファイルを編集するには、編集したいセルをタップし、画面下部の入力欄で文字を編集します。編集を終えたらチェックアイコンをタップ。これで編集は完了です。

スプレッドシートは、画面右上のメニューアイコンをタップすると、現在ファイルを閲覧しているユーザーのアイコンが表示される仕様です。また、ほかのユーザーがファイルを編集していると、シート上のどこを編集しているのかもわかります。

誰がどこのセルを加工しているかがわかるため、重複するリスクが小さいこともGoogleスプレッドシートの魅力です。複数名での作業の効率化に役立てましょう。

 

（文／今西絢美）

いまにしあやみ／エディター、ライター

編集プロダクション「ゴーズ」所属。スマートフォンなどのデジタル製品を中心に、アプリや関連サービスに関する記事をウェブや雑誌で執筆中。趣味は食べ歩きで、食にまつわるサービスや製品のチェックがライフワーク。