アフターコロナの時間管理術 ますます高まるセルフ・マネジメント能力／フランクリン・ プランナー

フランクリン・ プランナー / フランクリン・プランナー

テレワークの増加で、時間管理はどう変わったか

いったん収束を見せているコロナ禍ですが、テレワークはすっかり定着した模様です。特に大企業においては、オフィスを改修したところなどを中心に、テレワークやリモートワークはもはやあたりまえの働き方になったようです。

そうなると、コロナ禍の特別なこととして考えていた、働き方のスタイルや業務プロセスの変化、自分の価値のアウトプットの仕方などは、完全に、スタンダードなこととして存続していきそうです。

時間管理のスキルにおいても同様のことが起きそうです。

多くの人が持つ時間管理のイメージは、自分にとって些細なことに「ＮＯ」と言い、重要なことをいかに行うことができるかということでしょう。そして、そうしたいにもかかわらず、外から急ぎのことばかり入ってきて何もできない、次々に周囲から頼み事をされる、といったことが起こり、結局、自分のことはなにもできない状況になる、こうした状況から抜け出したいために、自分自身の時間をどうやって守るのか、これが時間管理の目的でした。

ところが、テレワークが中心となり、かつてほど、外から緊急なことが降りかかってこなくなりました。横に上司も同僚もいないのですから。

テレワークとなり、メンバーや上司と顔を合わさないことが前提となる働き方が続けば、外からの緊急事態はさほど発生せず、自分の仕事に没頭できるから、どれだけ生産性が上がるだろうと期待した人も多かったはずです。

しかし、実態はといえば、これも多くの人が感じているように、生産性は以前と比べてもほとんど差はない、むしろ落ちてしまった、あるいは、仕事といえばミーティングばかりで、やるべき仕事が以外に少ないという実感でしょう。

つまり、これまでは、大半の仕事が上司や周囲から与えられた仕事だったわけです。自分で仕事を考え生み出す必要もなかったわけです。

これは上司サイドも同じことです。

最も重要なことは、「自分で仕事をつくる」こと

結局、残念なことに、多くの人は自分の仕事を自分でマネジメントするということができていなかったということになるのでしょう。

オフィスでの仕事のように、会社に行けば、仕事が与えられるという状況はすでにないと言っていいでしょう。もちろん、リモートでも、仕事やオーダーが飛んでくることは少なくないと思いますが、仕事の進捗管理や達成状況の把握、問題が発生したときの対応など、自分自身で判断し実行する機会は各段に増えます。

そして、さらに重要になるのが、「自分で仕事をつくる」ことです。仕事の仕方が変わっているのですから、業務プロセスの内容も変わってしかるべきです。

テレワークの導入に伴い、ミーティングシステムや勤怠管理のシステムはすぐに導入されましたが、業務プロセス自体を見直し、仕事の仕方を変えた組織はまれでしょう。多くの組織で、これまでの仕事のプロセスをリモートでのやり方に置き換えただけの状況ではないでしょうか。

自分の周辺にある仕事の流れ、バリューチェーンを洗い出し、本当に現在自分が行っている仕事でいいのかを上司と相談しながら見直す必要があります。

たとえば、これまでは以前と同じように、アポイントをとって、訪問可能な場合は訪問し、無理ならオンライン会議を行っていたが、合同のオンラインでの説明会を先に行ったあとに個別の商談にしたほうがいいのではないか、など、当たり前のように思ってきた仕事のプロセス、タスク自体を見直す必要があります。

そのうえで、具体的な目標への落とし込み、タスクの計画、結果の確認、再計画というＰＤＣＡを回していくという、「セルフ・マネジメント」が必要とされるのです。

バリューチェーンのなかで、自分の役割を果たす

そこで必要になるのは、新たなプロセスのなかで担う自分自身の本来の役割でしょう。新しいやり方の中で、バリューチェーンにおいて、自分は何を担うべきで、どのような貢献ができるのかという役割を定義する必要があります。

そして、その役割や目標に沿った、1ヶ月のスパンでの課題と目標の把握が非常に重要なポイントになります。

1ヶ月というスパンは、会社では売上や利益の管理スパンであると同時に、多くのプロジェクトでは、月単位でのマイルストーンの管理を行います。小さなプロジェクトの場合は、スタート～ゴールのスパンの場合もあるでしょう。

今月の目標とタスクを明確にし、大きな戦略の方向性とずれないように1ヶ月を計画・管理します。また、プライベートとビジネスの目標と課題も併せて計画することで、ライフバランスも意識することができるでしょう。

■プロセスの見直しと自分の役割の再認識

■役割に沿った1ヶ月のプランニング

■日々の実行計画

■成果に対する振り返りと再計画

次に、その1ヶ月の目標、課題が達成、解決できるように、毎日のタスクとして実行計画を立てることが必要です。

この毎日のタスクを書きだし、優先順位をつけ、ひとつずつ実行していくことが、セルフ・マネジメントの大きな肝となります。

最後に、毎日のタスクが実行されたかどうか、また実行されなかった場合は、いつ実行するのか、あるいはタスクが変わるのか、のセルフチェックが必須です。

さらに、実行できた場合は、計画した1ヶ月の目標達成や課題の解決にどれだけ役に立ったのかを検証することも必要です。

これからますます増してくるセルフ・マネジメントの能力、これからの成長を助けてくれるのは、自分だけです。