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あなたの活動に、自分で考えたタスク、計画がどれくらいありますか?/フランクリン・ プランナー

INSIGHT NOW! / 2021年11月29日 6時54分

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フランクリン・ プランナー / フランクリン・プランナー

自分の活動計画を立てる、いわゆるタイム・マネジメントとは、多くの人にとってどういうことを意味するでしょうか。

タイム・マネジメントといえば、「いつ、何時に何をする(しなければならない)」という、スケジュールを確認することと考える人も多いでしょう。逆に、終日事務仕事をしている人など、特に時間が決まっておらず、その日のうちにタスクを行えばいいという人は、「今日はこれとこれをやらなければならない」という、タスクを確認することかもしれません。

一般的には、スケジュールとタスク、多くの人はこの二つを、柔軟にバランスをとりながら計画を立てていく。決まったスケジュールがまずあり、その合間に、やるべきタスク(いわゆるTo Doリスト)を忘れないように書いていく(入力していく)、となるはずです。

こうした、指示されたことを忘れないように、スケジュールを立てる、タスクをメモする、こともひとつのタイム・マネジメントではありますが、この方法で計画を作成したとしても、要はできのいい「備忘録」にすぎず、「言われたことはこなす」状態から抜け出すことはできないでしょう。

結局、極端な話、ビジネス・パーソンとしての評価も「指示されたことは確実にやり遂げることはできる、ただし…」ということになってしまいかねません。

指示されたことを行う、顧客からの要望に応える、これも立派な仕事のひとつですし、確実にこなさなければならない仕事には間違いありませんが、タイム・マネジメントの本質とは、流されるままにならないように、自分の求める姿に向かってやるべきことを自分で考え、立案することのはずです。現状から1歩でも2歩でも成長する、自分の目標達成に近づくために、周囲に流されるだけではなく、自分を律し、行動計画を立てることにあります。

自分の活動を振り返る

ここで、この1週間のあなたの活動を見てください。

果たして、誰からの指示でもなく、自分自身で設定したタスク、計画がどれくらいあるでしょうか?

ほとんどの人は、上司やお客様から指示されたこと、あるいはルーティンワークの活動ばかりのはずです。

タイム・マネジメントによって、現状から抜け出し成長していくためには、自分自身で考え、計画する必要があります。

フランクリン・プランナーでは、こうした活動のことを「QⅡアクティビティ」と呼んでいます。QⅡとは、「7つの習慣」の時間管理のマトリックスでいう「緊急ではなく重要」な活動(7つの習慣では、第Ⅱ領域活動と呼ぶ)のことです。

要するに、どれだけ自分の目標や成長にとって重要なことが計画できているかということですが、こう言うと、「自分の活動は重要なことばかりだ」「組織にとっても自分にとっても重要なことを行っている」と答える人は多いでしょう。

問題は、この「重要さ」の定義です。

誰でも、自分の活動は重要なことではない、とは考えたくないものです。「今」だけを考えれば、「今はこれをやらなければならない」と考えざるを得ない状況にあるでしょう。結果的に、日々、今週、今月の売上や利益、やらなければならない業務をこなしていく(これは個人的な生活においても同じ)ことになってしまいます。

自分独自のタスクを計画する

まずは、今月の計画、今週の計画、今日の計画、自分の考えやすいスパンで、現状をより良く変える、自分を成長させる、組織にとって自分にとってプラスになる結果を出すための活動計画を書き出してみましょう。

ビジネス・スキル、個人の生活の充実、コミュニケーション活性化、お客様との信頼関係のためなど、あなたにとって必要だと思われるいくつかのテーマに分けると考えやすくなります。直接は関係ないかもしれないと思っても、思いつくことをできるだけたくさん書き出してみましょう。

また、前からできればやりたいと思っていたけど、やってないことも思い出してみましょう。「英語を勉強する」「自叙伝を書く」「ランニングを始める」など、やろうかなと思ったことはたくさんあるでしょう。このリストを見れば、意外にもできることがあることに気づくでしょう。

そして、それらの中から、本当に実現すべきことを選び出し、1か月で行うこと、1週間で行うこと、今日行うことに分けて、実際にタスク・リストとして計画していきます。

これが、「緊急ではなく重要な」QⅡアクティビティです。活動のすべてを「QⅡアクティビティ」にする必要はありません。むしろ、すべてを第Ⅱ領域活動にすることは、周囲に対してはマイナスになります。1日に1つか2つでもいいので、こうした活動を計画します。

あなたの「QⅡアクティビティ」を行うことをぜひ習慣化してみてください。

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