時間管理とは、タスクの優先順位！？／フランクリン・ プランナー

フランクリン・ プランナー / フランクリン・プランナー

多くの人が、１週間でやるべきことリスト、あるいは１日単位で今日は何をすべきか、様々なタスクを手帳やスマホにリストアップし、大事なことを忘れてはいけないと仕事に備えていると思います。

そして、実際にタスクを実行していく段階に入るのですが、そこで問題になるのは、どのタスクから手掛けていけばいいのか、つまり優先順位をどうするのかということになります。

多忙を極めるビジネス・パーソンであれば、ひっきりなしに「いま何をすべきか」を問われながら仕事をしていると思いますが、優先順位のつけ方で、その後の成果や人間関係に大きくかかわってきますので、とても大切なことです。

実際、ビジネス・パーソンは、何を規準に優先順位をつけているのでしょうか。

①「締め切り」「納期」から逆算

ほとんどの人は、優先順位の第一基準は「締め切り」の近さでしょう。とにかく仕事を時間内に終わらせるという意識です。時間的に余裕のあるものは先送りされますが、そのうち、その仕事も締め切りが近づいてきますので、そのときに取りかかるということでしょう。

締め切りが守れないと、自分の評価が下がるだけでなく、次の工程にも迷惑がかかり、プロジェクト全体に影響を与えてしまいますので、「時間内」という基準は無視できないことですが、長期的な生産性や、ビジネスの戦略的な意図を持っているかと言われれば、そうではありません。平たくいえば、仕事をこなすということでしょう。

②「仕事にかかる時間」と「締め切り」のバランスを取る

ふたつめは、一度に使える時間の長さと仕事にかかる時間のバランスを考えたうえでの行動でしょう。ほとんどの人は、１日のなかで、あらかじめ決まったミーティングや商談、ルーティンで決まった時間指定の仕事、上司や顧客から時間を指定された仕事など、あらかじめブロックされた時間があります。

ですから、時間の決まっていない「タスク」は、そのブロックされた以外の時間で行う必要があります。

１日のなかで、自分の裁量で使える時間の長さを考慮し、処理できる仕事を行うという組み立て方です。たとえば、空き時間が３０分しか時間がなければ、メールのチェックや簡単な返信、書類のチェックやアポイントの整理といった業務を行おうとするでしょうし、逆に、２時間や３時間の時間がとれるのであれば、まとまったレポートの作成や企画書の作成、プロジェクトの綿密な計画といったタスクに取り組むことができます。

実際には、この「仕事にかかる時間」と「締め切り」のバランスを取りながら計画していくということになります。

この方法は、仕事の仕方に工夫がある分、生産性は高くなりますが、まだ、周囲からのニーズに応えること、仕事を処理することに精いっぱいの状態に変わりはないと言えます。

③プロセスを改善するタスクを必ず入れる

今あるリソースと能力によって同じプロセスで仕事を続けていても、理屈的には同じ成果しか出すことができません。仕事の成果やクオリティを上げるには、「仕事のプロセス」を改善し、まったく異なる生産性を実現する必要があります。

たとえば、プロジェクトの緻密な計画をつくり、プロセスのムダを省き、成果を向上するための活動を計画する、リソースを変える、自分・スタッフのスキルを上げる、情報をすぐに取り出せるように整理する、などといったことが考えられるでしょう。この仕事によって、「こなす」時間が大幅に短縮でき、アウトプットのクオリティも上がります。

また、プロセスに働きかけるということは、成果を出すためのリソースの問題も解決する必要がありますので、そのタスクが「自分の能力を伸ばす」ことにつながります。

プロセスに働きかける本人自身の能力を伸ばすことで、アウトプットのスピードだけでなく、クオリティを上げることにつながるわけです。

人間関係はさらに重要

もうひとつ重要なポイントがあります。

以前、ある日本を代表する競馬の騎手に、「なぜ、一流馬ばかりに騎乗できるのですか？ やはり、ご自身の緻密な判断基準によって、馬を選択されるのですか？」と聞いたことがあります。

その時の答えは、単純でした。

「早く決まった順番です」

「早い」ということは、お互いに自信があるからであり、お互いの力を信用しているからにほかなりません。私たちは人間関係のなかで仕事をしているのであって、自分だけの都合で優先順位をつけてしまっては、重大な問題が起きてしまう可能性があります。

「信頼関係」という基盤があったうえで、適切なリソースとプロセスで仕事に取り組むことができれば、計り知れない成果を創り出す可能性があると言えるでしょう。