計画と実行、そして結果の精度を高めるには／フランクリン・ プランナー

フランクリン・ プランナー / フランクリン・プランナー

計画と実行のギャップ、つまり計画したとおりに物事が進んでいかないことに、多くの人が悩んでいます。計画時には想定できない緊急事態は必ず起きますし、体調が悪くやる気が起こらなかったりすることは避けられないので、ある程度のことは仕方のないことかもしれませんが、このような計画は立てたものの、実行できないという結果は、やがて計画を立てること自体をやめてしまうことにつながってしまいます。

計画どおりにものごとが進まないのは、もともとどれくらいかかるのか想定が甘かったり、想定外のことが起きたりという、見込み違いが引き起こすことが原因の大半なのですが、どうすれば計画と実行のギャップを少なくできるのでしょうか。

1週間の30分単位の活動を明らかにする

まず、実際に先週1週間の自分の行動を振り返ってみましょう。ワークタイムにおける実際の行動を30分単位で克明に洗い出してください。できれば、「資料の作成 3時間」というのではなく、作業の内容、「ネットでデータを探す」「電話での相談」など、細かく行動の内容まで書き出してください。

すると、まず自分自身で驚くのが、毎日ルーティンワークとして同じ行動を繰り返している人は別として、たかだか1週間の多くの時間の行動を正確に思い出すことができません。

結局、どの仕事をどこまで仕上げるのかに関して、リソースや必要時間がわからずじまいになってしまい、次に計画を立てる際に、同じことを繰り返してしまいます。

3時間程度の時間を使って資料を作成するのであれば、「手書きでポイントの書き出し 30分」「インターネットでデータ調査 30分」「電話での相談 15分」「資料まとめ 60分」など、できるだけ細分化した計画を作成してみましょう。

そしてその計画通りに実行したかどうかを振り返り、実際にどの程度の時間がかかったかをチェックします。この作業をしばらく繰り返せば、自分自身の癖や傾向も含めて、どんな仕事にどれくらいの時間がかかるかが見えてくるでしょう。

計画以外のことに対処する

忙しい人ほど、途中で邪魔が入ります。電話での指示・依頼、メールへの対応など、3時間の予定時間のなかには、かなりの時間を割く緊急なことが起こります。この時間をゼロにすることはできませんので、その分のバッファを見ておくことも大事です。

また、現実問題として、3時間ずっと集中力を保つことは不可能に近いことです。自分では3時間かけてやったと思っていても、実際には、2時間15分しか実際の作業時間はなく、45分は別のことをやっていたり、休憩していたりします。

理想的にはこれもゼロになるのがいいのかもしれませんが、組織のなかで働いている以上、仕事以外の話や自分の業務とは実際には関係のない会話や情報収集も大切なことです。

ただし、いわゆる「無駄時間（何も生み出していない時間）」は、限りなくゼロにしたいものです。

これは自分ではあまり認めたくないことですが、結果的に何もしていない時間は少なくありません。資料が見当たらない、データがどこにあるか分からず探していた、新しい顧客へのアプローチ計画を考えてみたがひとつもアイデアを出せなかった、調べものをしていたらいつの間にか興味のあるWebサイトを見ていた、などの時間は、残念なことに、結果を出せていない人ほど多いものです。

これも、最初から「無駄をなくす」ことを求めずに、実際に、1週間のなかで、どれくらいの無駄な時間（成果を生み出していない時間）を過ごしているのかを明らかにすることから始めましょう。

自分にはどんな無駄な行動をしているのか、知ることができれば、自ずと対策も見えてきます。

計画と実行、そして結果のチェック

計画と行動のギャップのほかに、もうひとつ「結果」という要素があります。「行動はしたものの結果が出なかった」というものです。これも以外に多く、計画の修正を余儀なくされます。「資料を用意したがやり直しを命じられた」「一応、作成したものの、自分でも満足できるものにならなかった」など、頻繁に起こります。

行動を振り返るときに、行動のチェックだけではなく、結果も含めた振り返りを行うことで、計画した投入時間とアウトプットの関係がアンバランスであることに気がつきます。

計画～実行～振り返りのプロセスを繰り返す

「①30分刻みで自分の行動を分析する ②無駄な時間の存在など自分の癖、計画とのギャップを知る ③実行と結果のクオリティのバランスを確認する」というプロセスを紹介しました。ほとんどの人が、計画通りに進まなかったことや結果が出なかったことに自信をなくすかもしれません。

しかし、目指したい何かがあるから計画するわけです。計画を立てた時点で目標に向かうのです。計画もなく、指示されたり命令されたり、流されるままに過ごしていても、そこには自分が描くような成長はないでしょう。

できれば始業前の30分程度の時間を使って、メールのチェックや昨日作成したタスクリストを見ながら、今日1日の30分刻みのスケジューリングを行ってみましょう。そして1日の終わりに振り返ってみます。次のステップはそこから始まります。