チームでシナジーを生み出すタイム・マネジメント／フランクリン・ プランナー

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減少する労働力

すでに人口減少が始まっており、多くの企業で労働力不足、人材不足が喫緊の課題となっています。総務省のデータによれば、2060年には日本の労働力人口は約4,500万人になると予測されており、この人口は2018年の約3分の2しかありません。

単純に考えても、組織としてこれまでと同じ成果を出すには、一人ひとりが生産性を1.5倍にしないと成り立たない状況であると言えます。

加えて、昨今言われているのは「働き方改革」です。働くスタイルの多様化によって、残業時間を減らし、ワークライフバランスをとることで、健全な働き方を実現しようとするものです。

ここで必要となるのが、一人ひとりの時間の使い方を再構築する「タイム・マネジメント」であることは言うまでもないでしょう。また、一人がどれだけ頑張っても、組織全体としては限界があります。一人ひとりだけではなく、チームとして、組織としてのタイム・マネジメントが求められているのです。

スケジュールの最優先をやめる

タイム・マネジメントと言えば、スケジュール管理を思い浮かべる人は多いですが、いつも述べているように、タイム・マネジメントとはスケジュール管理ではありません。

多くの組織ではグループウェアを導入し、各自のスケジュールを他者が指定する場合も少なくありませんが、多くの場合、いわゆる「早い者勝ち」でスケジュールは決定され、組織にとっての優先事項が考慮されているケースは多くありません。

早い者勝ちのスケジュール（アポイント）だけを優先している限り、従来より大きな生産性を生み出すことは難しいでしょう。緊急性だけが重視され、組織にとって本当に重要かどうかという視点に欠けているからです。最終的にはスケジューリングによる計画を立てることになりますが、問題はスケジュールを確定するまでのプロセスが問題です。組織として生産性を上げるための戦略や優先事項が定まらないままでのスケジューリングであれば、改善する必要がありそうです。

お互いのスキルを生かし合うための場を持つ

チーム（組織）で動くということは、お互いのスキルや能力を生かし合うことです。極端な話、まったく同じ考えとスキルを持った人が二人いても、シナジーは生まれません。単に二人分になるだけです。

自分とは異なる視点やスキルを持った人（人たち）と一緒に仕事をすべきです。視点が異なることで違う意見が生まれ、それらの意見を統合していくことで、より良い案になる可能性が生まれます。また、自分一人では思いもつかなかったアイデアやプランが生まれることもあるでしょう。

スキルを生かし合うことはさらに重要です。自分一人では不可能だと思っていたことが可能になることも出てきます。

そのためには、チームメンバーがどのようなスキルを持ち、どのような視点を持っているのか、できれば定期的に、一人ひとりが持つスキルや視点を出し合う場を持つことが必要です。人の持つスキルや意見は学習や成長とともに変化します。学んだことのアウトプットの場としても活用できます。

考えられる行動、タスクを洗い出す

思いついたタスクや行動計画をすぐに計画に落とし込み、行動することは素晴らしいことです。多くの人は、タスクを思いついても、「できたらいいな」と思うだけで、なかなか実行に移すことは難しいものです。すぐに行動に移せる人は、「行動力のある人」として評価され、成果も出すでしょう。

しかし、数あるタスクの中で、もっとも良い行動を選択することができれば、さらに良い結果に結び付く可能性が高まります。

思いついたタスクをすぐに行動するのも悪いことではありませんが、異なる視点を持つ人の意見も含めて、考えられるタスク、行動プランを洗い出してみましょう。毎日行うのは難しいかもしれませんが、週に一回程度、目標達成のためにできることを、チームメンバーと一緒に、さまざまな視点から洗い出してみましょう。思わぬ視点に驚くようなプランや画期的な行動プランが出てくるかもしれません。

チーム（組織）として、チャレンジする価値観を持つ

これまでとは異なる結果を出すためには、あたりまえのことではありますが、これまでとは異なる行動に取り組む必要があります。もちろん、すべて変えなければならないということではなく、うまくいっていることに関しては継続して活動すべきですが、成果が出ていないことや、より注力すべきことに関しては、「行動の継続した変化」が求められます。

もちろん、単に変化すればいいということではなく、異なる行動に対して結果はどうだったのかという検証、フィードバックは欠かすことはできません。違う行動が必ずしも良い結果を得るとは限らないからです。

そういう意味では、違う行動が結果を生まないことがあっても、そうした行動を否定することなくチャレンジし続ける価値観や文化が重要であることは言うまでもないことです。個人としてもチームとしても、異なる行動にチャレンジすることを評価する価値観を持ちたいものです。

引用元：フランクリン・プランナー　https://www.franklinplanner.jp/mag/