タスクの計画は仕事の質と合わせて考える／フランクリン・ プランナー

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私たちの仕事のタスクとひとことでいっても、内容はさまざまです。

タスクを計画する際には、すべてのタスクを同じように計画するのではなく、仕事の内容に合わせて計画する必要があります。

仕事の内容は人によって変わります、また職種や役職によっても異なりますが、時間の自由度と処理にかかる時間を考慮しながら計画すると良いでしょう。

時間固定のタスク（予定）以外の時間を計画する

時間の自由度とは、決まった時間に対応すべきタスクなのか、1日のうちであればどの時間に対応しても良いタスクか、ということです。

たとえば、会議やアポイントのある商談や打ち合わせ、移動時間など、その時間は拘束されてしまうタスクは、時間が固定されています。「午前中は必ずルーティンワークがある」「上司への報告が決まった時間に必要」など、時間の締切があるルーティンワークなどもこれに当てはまるでしょう。

それに対して、「依頼メールを送る」「見積りを送る」「お店の予約をする」など、もちろん何時までという制約がある場合もありますが、できるときにやればいいというタスクは時間自由ということになります。

時間が固定されているタスクは、先に予定としてブロックする必要があります。こうした予定は事前に決まっている場合が多いので、翌週の計画を立てる際には、決まっている予定の間で、そのほかのタスクを計画していくことになります。また、会議や商談のために必要な準備時間の計画も忘れないでください。

時間自由といっても、「時間自由だからいつでもいい」と考えてしまうと、最終的にできなかったり、忘れたりすることもありますので、時間自由のタスクも、「11時～12時に処理業務を行う」などと計画することが良いでしょう。

時間自由のタスクを計画するにあたって重要なことがあります。

それは、締切は決まっていない、あるいはまだ時間的な余裕があり、しかも自分やチームにとって重要なタスクを実行できるように計画することです。

たとえば、「大切なお客様への新しい提案の作成」「来期の販売計画」「仕事を効率化するためのデータ整理」「新しい協力パートナーの発掘」など、重要だとわかっていながら、なかなか手がつけられないタスクです。

このような重要なタスクは、他人の協力が必要なケースも多々あります。その場合は、相手の大切な時間をいただくことになりますから、相手が有意義な時間を過ごすことになるように、準備の時間確保も必要です。

処理にかかる時間によって計画を立てる

「販促プランを考える」「報告書をまとめる」「資料を集める」など、時間がかかる仕事なのか、簡単な業務連絡や処理事項など、短時間で終わる作業かどうか、かかる時間によっても計画が変わってきます。

自分の考えをまとめるような仕事は、集中力と完成まで継続する力が求められます。ですから、計画の時点で、時間をまとめる必要があるでしょう。短時間で終わる処理業務などを隙間時間や時間固定タスクの前に行うなど、まとめてとれる時間を確保し、こうしたタスクを計画しましょう。

ただし、「今日1日は企画書づくり」など、長すぎる時間を設定してしまうと、なかなか集中力が続かないこともありますので、「何時までにはここまで」と時間を区切ったり、あえて何日かに分けるといった計画も効果があるかもしれません。

また、朝の時間が得意な人、場所を変えたほうが集中力を増す人など、仕事が進む環境は人それぞれです。自分にとって、集中力が持続する方法を見つけ、仕事がはかどる環境を用意することも、計画の一部です。

予定が決まっていない時間をどう使うか

翌週の予定やタスクを計画した後、いくつかの空き時間があるはずです（まったく時間が足りないという人は、アウトプットのプロセスを見直す必要がありますが、ここでは割愛します）。

生産性を向上させ、変化を起こすための時間管理のポイントは、この空き時間をいかに使うかということになります。何も計画をせず、そのままにしておくと、必然的に他の仕事が間延びしてしまい、単純に時間を費やすだけになってしまいます。

そこで、前述した「自分やチームにとって重要なタスク」を計画します。とはいえ、突然、時間が空いた場合、常日頃から、自分やチームにとって必要なことを考えておかないと、効果的なタスクを計画することはできません。日常の問題意識や改善意識がいざというときに力を発揮します。

計画は柔軟に

さまざまな仕事をしていると、突発的なアクシデントやトラブルはどうしても起こります。そういうときには、立てた計画に固執することなく柔軟に対応しましょう。

仕事の状況や環境は常に変化するものです。人間関係を壊してまで優先すべきタスクは、それほど多くないはずです。その瞬間に、最適な方法を選択することを意識するようにしましょう。

引用元：フランクリン・プランナー https://www.franklinplanner.jp/mag/