毎日のタスクの中にこそ、将来への可能性がある／フランクリン・ プランナー

フランクリン・ プランナー / フランクリン・プランナー

ビジネス社会では、時短や労働時間の縮小、生産性アップ、新たなＤＸの導入など、「より少ない労力でより多い成果を」の大号令です。多くのナレッジワーカーが、所定の時間内に指示されたタスクをこなすことができず、本来求めていた成果に結びついているのか、あるいは自分の将来のキャリアにとって今の仕事で十分なのかと不安に思っている人も少なくないでしょう。

DXの導入によって、本来効率化されるはずの仕事はむしろ増え、単に「デジタル化することが目的」の仕事も多いと聞きます。自分の仕事の武器になるはずの「デジタル技術」が、自分の仕事の足かせになるようでは、不安は増すばかりです。

ただし、多くのタスクを求められているのは、ある意味、それだけの評価を得ているということにもなりますから、あふれるほど仕事を抱えている人は、可能性を持っていることになります。むしろ、やるべきことがあまりないと感じる人は、残念ながら「仕事を依頼されない」原因を冷静に分析し、まず積極的にタスクを拾って、タスクの量を確保する必要があると言えるでしょう。

タスクを計画しても結果は同じ？

「タスク・マネジメント」というと、「あふれるような仕事を整理し、なんとか仕事をこなす」というイメージがあります。これも間違いではありませんが、適切なタスク・マネジメントは、次のタスクが明確になる、よりやりたかったタスクが増える（やりたくないタスクが減る）、新しい目標が見えてくるというメリットもあります。

多くの人が、計画を立てても、思い通りに行かず、生産性も上がらずストレスを抱えてしまっていると思いますが、それは、「きっちりスケジュールを立てても、次々と複雑な仕事が舞い込み、スケジュールがめちゃくちゃになる」「とにかく仕事をこなすことに必死で、『より良く』を考えている時間がない」という状況でしょうか。

多くの場合、タスクを計画する際に、少し工夫をすれば改善できることがあります。実は大半の人が、「タスク」に対して、「タスクは指示されたもので、創意工夫する余地がない」と考えているからです。

毎日のタスクの中に将来への可能性が

しかし、毎日のタスクの中にこそ、将来への可能性があります。Getting Things Done（物事をなし遂げる）「GTD」というフレームワークで著名な米国のコンサルタント、デビッド・アレンは「日々の仕事を片付けられないと、将来の目標など見えてこない」と日々のタスク・マネジメントの重要性を説きます。通常、目標設定するときは、ミッションやビジョン、価値観から具体的な目標としてブレークダウンする方法をとることが多いと思いますが、毎日実際に行うタスクが、ミッションやビジョンとあまりにもかけ離れてしまっていると、ミッションやビジョンが空虚なものに見えてしまい、現実との結びつきが薄くなってしまいます。そうなると毎日の仕事へのモチベーションや情熱にも影響を及ぼします。

日々のタスクのクオリティを少しずつ向上させ、より良い結果を求め続けることができれば、チャンスも少しずつ広がり、やがては自分のやりたいことが見つかる可能性も出てくるものです。

「やりかけのタスク」にゴールを設定する

日々のタスク・マネジメントを適切に行うということは、仕事を計画通りに行うことで、「より良い方法」を探す時間を確保することです。そのためには、ひとつのタスクを計画し実行する際に、そのタスクの持つ意味を考え、明らかにすることが大切です。

前述したデビッド・アレンのGTDで紹介されているプロセスを参考にしながら、毎日のタスクが将来につながる道筋を紹介します。

1. 頭の中の「やりかけの仕事」「やらなければならない仕事」を「すべて」書き出す

実際に書き出してみると、意外なほど、やり残した仕事や未達のタスク、中途半端に残っているタスクがあります。なんとなく「頭にひっかかっている状態」は精神上もよくありません。できれば、定期的に上司や同僚に「現在のやるべきタスク」について確認するのが良いでしょう。

1. それぞれの仕事について目的を明らかにし、自分なりのゴールを決める

もっとも大切なことはここです。やりかけのタスクについて、自分なりのゴールを決めることです。「今回は時間優先でここまでをやる」「少し自分なりの提案を入れてみる」など、どこまでをゴールにするかを自分で決めます。これによって自分なりの付加価値にチャレンジすることができます。

1. 次にやりたい仕事を書き出す

付加価値をつけることに評価を得たなら、指示されたタスク以外で、できることはないか書き出します。一度タスクとして計画し、少しでもいいので手を付けます。完遂することは少ないかもしれませんが、「１」の「すべてのタスクを書き出す」のときに、新たに書き出し、再度ゴールを設定します。

「やりかけの仕事」「中途半端に残っている仕事」「やりたいと思いながらできていない仕事」これらの中にこそ、将来につながる「やるべきこと」が詰まっています。改めて洗い直し、計画を立て、実行につなげましょう。