レバレッジ効果を生み出す時間管理とは／フランクリン・ プランナー

フランクリン・ プランナー / フランクリン・プランナー

時間は誰にでも平等で、1日24時間です。しかし、その時間の使い方によって、成果には大きな差が生まれます。多くの場合、成果に違いが出た場合は、ビジネススキルの差や人脈の差によって生まれるとされますが、「スキルや能力の差だから仕方ない」との一言で片づけられないことも少なくありません。

時間管理というのは、効果的に、効率的に時間を使い（行動する）、最大限の成果を出そうとするものですが、「いつ、どのように行うか」によって、成果に違いが出ることが時間管理スキルを取り入れる大きな意味のひとつとなります。

ビジネスの世界では「レバレッジ効果」という概念があります。レバレッジ効果とは、金融商品でもよく使われる言葉ですが、「テコの原理」のことです。つまり、小さい力で大きな効果をもたらすという意味で、時間管理に置きかえると「少ない時間でより大きな成果を出し、さらに有効な時間の投資を行う」ということになります。

では、具体的にどのような行動や活動を計画すれば、レバレッジの効いたタイム・マネジメントといえるのでしょうか。いくつか挙げてみましょう。

能力を高める時間を確保する

レバレッジを効かせるために最も効果的なことは、当然のことですが、自分の能力を高めることです。ある意味、成果は「能力×時間」ですから、能力を高めることができれば、掛け算的に成果を伸ばすことができます。能力が9から10に成長すれば、100日で、100の成果を追加で得ることができるわけです。そのためには、日頃の忙しい時間の中でも、自分の業務に通じる知識やスキルを身に付ける時間を定期的に確保し、タスクとして計画することが大切です。

80:20の法則を活用する

まず想定時間の20％を使って80％を仕上げます。80％というのは、おおまかな方向性、概要、ストーリーができていることです。80％ができていることで安心感を持つことができますし、ストレスなく残りに注力できます。ただし、仕事のクオリティは残りの20％で決まります。本当の違いは細部（残り20％）にあることも真実を言い表していると思います。残り20％をどのように仕上げるか、改めて計画を立てます。

タスクを細分化し、付加価値要素を入れる

「企画書を作成する」というタスクだけを計画していると、必然的にこれまでのやり方で行ってしまい、以前のものとほとんど変わらないクオリティの企画書ができるでしょう。これまでとは異なるクオリティを出すには、「企画書作成」のための作業をこまかく分割し、その際にこれまでやってこなかったタスクを入れてみます。「第三者の意見を取り入れる」「統計データを探す」「フィールドワークを行う」など、新しい行動によって、これまでとは異なる結果になる可能性が出てきます。

101％を目指す

タスクに取り組む際には、「ここまで仕上げる」という自分なりの目標を持つことが多いと思いますが、「ここまで」という基準に対して、1％のプラスアルファの目標値を設定してみましょう。定性的な目標しかできないタスクでも、報告書に1ページ新しい視点の内容を加える、過去の著名人のセオリーを加えるなど、自分なりに工夫してみます。これが継続できれば、気が付いたときには大きな成果（レバレッジの効いた状態）となって表れるでしょう。

プロセスを見直し、無駄を省く

時間管理において注意したい点に、「時間のロスをなくす」ということがあります。業務のやり直しやトラブル対応など、本来きちんと行っていれば防げたはずの業務は極力なくしたいものです。時間管理の観点からは、結果を出すまでのプロセス設計の段階で、確認すべきポイントやロスを防ぐためのタスクを計画することである程度は防ぐことができます。

一つのタスクの中で例を挙げると、今日は10日で、今月末が、あるクライアントに提出する企画書の締切日だったとします。いつものパターンでいけば、25日頃から手を付けはじめ、締切直前の28日ぐらいに上司に提出し、多少の手直しをしたうえで、ぎりぎりのタイミングでクライアントに提出する、といった感じでしょうか。しかし、これでは直前でのやり直しやクライアントや上司の求めるクオリティに仕上がっていなかったということが起こりえます。

この場合、企画書に手を付け始めた3日後にポイントだけを上司（あるいはクライアント）に確認をとる、あるいはクライアントの競合先の事例をまとめるなど、事前の確認やプロセスの見直しにつながるタスクを計画することで、ロスを防ぐことができます。

時間をまとめる

人はどのような状況でも同じような能力を発揮できるとは限りません。集中力の高まる時間に作業したり、環境を用意することも必要でしょう。同様に、集中するために、ある程度の時間をまとめて確保することが重要です。30分しかないところに、重要なタスクを計画しても、次の仕事が気になり、集中できなかったり、前回の終了時点の内容を頭の中に思い起こすだけでも時間がかかったりと、思った成果が出せないばかりか、時間の無駄になってしまうこともあります。

レバレッジを効かせるためには、集中できる環境とまとまった時間を確保することです。思いもよらない成果を上げることにつながるでしょう。