小さな時間管理から始めよう／フランクリン・ プランナー

フランクリン・ プランナー / フランクリン・プランナー

「大きな仕事やプロジェクトをやってみたいが、今の時間管理（タスク内容）のままではどうすることもできない」「こまかい仕事から解放されて大きな仕事に取り組めるように、時間の使い方を一変させたい」と考える人も少なくないでしょう。

確かに、大きな仕事に取組み、成功させている人は、ほかの人たちとの時間の使い方がまったく異なるものです。

よく、「著名人や成功した経営者は、こういう1日の使い方をしている」などの記事が紹介されていますが、状況や立場が違う中、すぐに真似できるものでもなく、「どうせ自分には無理だ」ということになってしまいます。

しかし、時間というものは、能力や財力と違って、誰にとっても平等です。平等に与えられた時間をどれだけ有効に使うかが、5年、10年後に大きな差となっていきます。

時間を無駄にすることなく、毎日を過ごしたいものです。

小さく始めて確実に達成する

これはよく言われることですが、小さな成功体験を積み重ねるのはとても良いことだと思います。どんなに小さなタスクでも、必ず手帳に書いて、「実行（達成）したらチェックを入れる」ことを繰り返せば、達成感を得て、次のタスクへのやる気も出てくるはずです。

また、「○○さんに電話」「○○について確認」といった小さなタスクは、意外に忘れやすいものです。「確認事項」タスク・リストとして列挙しておけば、実行する可能性も上がり、タスクに実行のチェックを入れることで、スッキリとした気持ちになるはずです。

タスクと時間を連携させる

タスクの達成ができれば、次に、そのタスクの実行と時間を組み合わせて計画してみます。このときも最初は小さく始めることが重要です。

「13時から17時で企画書を仕上げる」という計画も悪くはありませんが、4時間の間に何があるか分かりませんし、企画書の作成が順調に進むとは限りません。できれば15分単位ぐらいで、「13時から13時15分の間に、参考のWebサイト10個ピックアップする」など、指定の時間内にタスクを実行するように計画します。そして達成できたらタスクに線を引いて消します。時間をこまかく設定することで、仕事の処理時間の見積りも分かるようになり、時間管理の精度が上がってきます。そして何よりも、これができると時間管理のポイントがつかめるようになります。

「これまでやってこなかったこと」をやってみる

今度は、単なる「やるべきタスク」だけではなく、生産性を高めるため、仕事の質を高めるためのタスク計画を考えてみます。

たとえば、「15時から16時、これまでにやっていなかったことで、できることはないか？」

と考えてみたらいかがでしょうか。1時間が重たければ、30分でもいいでしょう。

「新しいサービスについて考えてみる」「マネジメントについて勉強する」これまで、やりたいと思っていたができていないことは、誰でも持っているはずです。

ただしこれも、大きすぎるテーマは実行の壁が高くなりますので、できる限り小さなタスクにして計画してみましょう。

「30分の無駄」を見つける

時間管理のノウハウを紹介したものの中によくあるのが、「無駄な時間を徹底的に排除する」というものがあります。

その通りではあるのですが、実際にやっているときは無駄だと考えていませんので、無駄を排除しろと言われても、なかなかできることではありません。

1日の終わりや翌日の朝、30分でかまわないので、どこかに改善できそうな時間がなかったかどうかを検証してみましょう。そのためには、克明に記載しておくことが必要になりますので、まず、1日その日の行動を30分単位（できれば15分単位）で、記録してみましょう。

ただし、無駄だと思えることは、ほとんどが外から起こることです。たとえば、上司からの突然の資料の修正指示や会議への参加要請など、従わざるをえないことが大半です。つまり、その時点（起こった時点）では、すでにコントロールすることはできません。そうした外から来る、自分では無駄だと思っていることを防ぐためには、原因となることをつきとめ、対策をとる必要があります。

「修正をしなくて良い資料はどうすれば作れるか」を考え、次の機会には、そのタスクを計画しましょう。

最初に重要な2割に手をつける

80：20の法則として有名な「パレートの法則」があります。仕事に置き換えれば、仕事の成果の8割は、使った時間の2割から生まれると考えられます。これは小さなことではないかもしれませんが、２割の活動を「重要な少ないタスク」と捉えれば、「小さなこと」と言えるかもしれません。

ですから、最初に重要な部分に手をつけ、重要な2割を先につくりあげておくことがポイントです。そうすれば、最悪の事態となり、残りの2割に手をつけることができなくなったとしても、8割完成していますので、大きな問題にはなりにくいでしょう。

残りの2割は分かりやすいため、先に手をつけてしまいがちです。結果的に時間ばかりかかってしまい、重要なことができていないということになってしまいますので、注意が必要です。

「小さなタスクから始めて実行する」明日から始めてみてはいかがでしょうか。