顧客満足度に影響を与える行動とは？ Zendeskのベンチマーク調査でわかったこと

『ビッグデータの解析を手軽に！　Zendeskの次世代型分析ツール「インサイト」』でも紹介したように、Zendeskは、顧客が長い年月を使って蓄積した自社の膨大なデータを有効活用してもらえるように次世代分析ツール「インサイト（Insight）」を投入するなど、様々なサービスを展開している。そのZendeskが「Zendeskベンチマーク2014年第2四半期顧客満足度レポート」（以下、Zendeskベンチマーク調査）を発表した。

Zendeskベンチマーク調査は、自社のサポートのパフォーマンスを同業他社と比較する手段として2012年3月に初めて導入された。本調査は、アンケートを通じた意識調査や専門家の所見ではなく、調査への参加に同意した140か国、2万5000社以上の企業における実際のサポートおよびカスタマーサービスにおけるやり取りに基づいて測定されている。

そのため非常に実情に沿ったリアルな調査であり眉をひそめたくなるような赤裸々な内容まで踏み込まれている。このデータをチェックすることにより、ユーザーはカスタマーサポートの効率性、セルフカスタマーサービスの動向、カスタマーの関与の度合いに関する重要な指標を、より実際の状態に当てはめて測定できるというわけだ。

今回の本調査レポートでは、クライアント（顧客）やエージェントの行動パターンや、メールアドレスから得られるクライアントの背景情報がどのように顧客満足度に影響を与えるかといったことも調査している。それらの中から注目すべき3つの結果を紹介しよう。

■丁寧な言葉遣いが高い顧客満足度
一部のクライアントがよく用いる戦略だが、より手厚いサービスを受けようとして、サポートエージェントに対して高圧的にふるまったり、容赦なく責め立てたり、総じて無礼な態度を取ってくることがある。「お金を払っているのだから、当然だろう」というわけだ。

サポートサービスの対価ためのお金であって、態度を高圧的にするためにお金を払っているわけではない。これを勘違いされている人がいるから、困ったものである。

しかし、データによると礼儀正しいクライアントはそうでないクライアントよりも顧客満足度が高くなる傾向にあるという。これは良質なサービスを受けたいクライアントは、カスタマーサービスとのやり取りで礼儀正しくふるまうほうが良いということを示している。サポートに問い合わせる際は、気持ちを落ち着かせて礼儀正しく行いたい。

■問い合わせ文章の長さは顧客満足度と負の相関関係
また問い合わせがWeb フォームを使って行われた場合、文面の長さと顧客満足度は逆相関の関係にあるという。つまり文面が長いほど顧客満足度が低いという傾向が認められるそうだ。

Web フォーム経由の問い合わせ文章は、切々と不満を訴える内容であることが多く、その理由としてWebフォームを使うクライアントは、サイト内をあちこちさまよってまで、Web フォームをわざわざ探すほど不満を訴えたいという気持ちが強いことが考えられる。

結果、不具合やトラブルの内容だけを伝えてくれば良いのに「こんなのでは困る」「このトラブルのせいで何時間無駄にした」と、トラブル解決には直結しない内容が延々と書かれていることが多くなってしまう。Webフォームはストレス発散のために用意されているのではなく、問題を解決するために用意されているということをしっかりと認識してもらう必要があるだろう。

また、Web フォームにはメールのような下書き機能がないため、クライアントは感情や気持ちの整理をしない。言葉の抑制をしないままに問い合わせをしている可能性がある。非礼な表現が並んでいるメールに目を通す人の気持ちになってみれば、相手がどう感じるかが理解できるだろう。メモ帳などで作成して張り付けるなどの対応方法をクライアントに提案しておくのもこうした非礼な問い合わせ文章が届かない対策だ。

なおZendesk では、クライアントに冷静になってもらうために可能な限り冷却期間を置き、問題についてできるだけ詳しく説明することで、冷静になってもらうことで対策も打ちやすくなり、結果クライアントにもメリットがあると考えている。

■エージェントが用いる結びの挨拶によって顧客満足度が異なる
結びのあいさつを使う場合、他の言葉と比べ、「Yours sincerely」（敬具）、「Best regards」（よろしくお願いします）、「Cheers」（ありがとうございます。）を使用するか、何も追記しなかったときに、よい印象を与えている。

その一方で、クライアントは「Best wishes」（どうかお元気で・・・）という表現をあまり好きではないようだ。サポート依頼に健康状態まで気を使われているというような気分になってしまうためだろうか。この辺は、日本ではあまり当てはまらない気がする。

この結果から、こういった細かい要素が重大な影響を持つ可能性があるということが言える。クライアントは、紋切り型で機械的ではない個別の血の通った対応を求めている。エージェントが結びのあいさつを、相手に合わせてカスタマイズすることで、機械ではなく人間とやり取りしているということをクライアントに実感してもらえるのだろう。

以上のようにサポートする側もされる側も、今回の調査からわかった以下のことを念頭に入れておきたい。

・クライアントからの丁寧な言葉遣いが高い顧客満足度につながる
・Webフォームからの問い合わせ文章の長さは満足度と負の相関関係がある
・サポート担当者が用いる結びの挨拶によって顧客満足度が異なる

顧客満足度を高めたい、自社のサポート方法に対する顧客からの不満を減らしたいというのであれば、今回のベンチマーク調査結果は宝の山となるだろう。

■Zendesk

■Zendeskに関連した記事をもっと見る
・日本チームの増強をはかる！米Zendesk CEOミッケル スヴェーン 氏が語る日本市場への意気込み
・禅（Zen）をカスタマーサービスに！Zendesk 日本法人を設立へ
・ヘルプデスク業務を安価に構築！音声通話をサポートした「Zendesk」の魅力